Você sabe por que um Software Jurídico é tão importante para o seu escritório?

Ao informar a sua OAB ou o número do CNJ no sistema, o software jurídico fará todas as buscas diárias direto na fonte e logo após a pesquisa ele envia um aviso aos usuários.

Parece incrível, não?

Hoje nós vamos conversar em detalhes sobre como um software jurídico pode ser o diferencial para o seu escritório. Apresentaremos soluções e práticas que quando utilizadas mudarão completamente os processos para melhor.

Esse é um artigo completo, sendo assim, fique confortável, respire fundo e acompanhe tudo com calma.  Boa leitura!

O software jurídico pode diminuir a ineficiência em até 100%  

É fácil perceber que a ineficiência é reduzida 100%, já que não tem mais necessidade de ficar atualizando o site dos tribunais e diários oficiais e que, por consequência, evita a perda de prazos processuais com a automação da busca. 

Existem programas que, por meio de seus robôs de automação, automatizam tarefas repetitivas, garantem a extração de informações gerenciais, e integram-se com outros softwares, além de capturar o andamento dos processos nos sites dos tribunais.

A automação permite a geração de uma lista de trabalho, assegurando que, para cada audiência, os profissionais fiquem cientes, as sessões sejam abordadas, os documentos sejam providenciados e os avisos sejam dados.

Otimize o tempo com um software jurídico

Ao utilizar um recurso tecnológico do gênero você conseguirá realizar as tarefas diárias mais rapidamente, otimizando, assim, o seu tempo, que é muito precioso.

Nele, potencialize as tarefas diárias do seu escritório de uma ponta a outra com esse apoio digital que, além de organizar suas atividades de uma forma simples, possibilita que você gerencie seu tempo da forma que julgar melhor.

O software jurídico organiza e estrutura todos os documentos do escritório, você ficará livre das planilhas e de pilhas de papéis que acabam ocupando muito espaço — que é algo que só vai piorando à medida que o escritório vai crescendo.

As informações, dados e arquivos do escritório de advocacia podem ficar armazenados em servidores do próprio escritório ou mesmo em ambiente de terceiros, porém em ambos os casos é crucial possuir uma solução de backup.

Isso vai garantir uma cópia dos dados e informações, além da sua redundância, para que em casos de imprevistos, desastres, acidentes ou falhas nos servidores, seja possível recuperá-los sem maiores transtornos.

Leia também: O que é compliance e qual sua importância para as empresas?

Comece incentivando o uso do software jurídico

Por serem figuras importantes no andamento do escritório, os gestores devem utilizar o software jurídico e incentivar seu uso durante o período de trabalho, oferecendo espaço para que a equipe a utilizar o programa se habilite em suas funções.

Mas, ao contar com um software jurídico que reúne todas as ferramentas de gestão de escritório, clientes, prazos, financeira, equipe e processos em um único lugar, você ganha tanto em produtividade quanto em organização!

Tenha em mente que um mapeamento das necessidades do seu escritório, somado à análise pormenorizada de cada deficiência vai ajudá-lo a identificar qual é o sistema que melhor se adapta às demandas do seu dia a dia.

Um software jurídico valoriza o capital humano e mantém os talentos no escritório

Muitos empreendedores já entenderam que garimpar no mercado bons profissionais e conseguir trazê-los e mantê-los no escritório é uma ação estratégica, pois são as pessoas que fornecem a sustentabilidade do negócio.

Um exemplo claro sobre isso é a checagem de novidades em processos no sistema eletrônico do Judiciário. Um escritório de advocacia grande gera, em média, algo como 50 a 60 notificações por dia com suas centenas de processos.

Por essa razão, uma das funções mais usadas dos softwares jurídicos é a capacidade de gerar automaticamente as novidades dos processos do escritório com base no número de inscrição na OAB de cada advogado.

Facilitando o trabalho do advogado a fim de garantir que ele tenha mais tempo para focar seus esforços na argumentação e busca de jurisprudência para auxiliar o seu cliente.

Se o advogado estiver em uma reunião com um cliente e for questionado sobre o status de um caso específico, ele pode tirar o celular do bolso e fazer a consulta imediatamente no software, por exemplo.

E que tal ver mais a respeito da expressão Mundo VUCA? Você sabe o que é?

Há ainda mais facilidades ao utilizar um software jurídico

Ele permite que haja uma economia de mais ou menos 20 horas por mês de cada colaborador de um escritório, o que faz com que eles possam usar essas horas para captar mais clientes, melhorar suas petições ou auxiliar os colegas.

Existem muitas planilhas financeiras que ajudam a controlar o lado econômico do escritório e organizar essa parte da gestão da empresa, de modo a garantir que não haverá problemas com dinheiro.

Quais são os desafios de um escritório de advocacia?

São diversos os predicados que marcam a profissão de um advogado:

• Expressar-se de maneira articulada e convincente;
• Ter coerência com o que se expõe;
• Profundidade técnica que são capazes de alcançar para desafiar os intrincados temas da área de atuação;
• Cuidado com sua imagem e com a publicidade dela;
• Presença constante em seminários, congressos, simpósios, cursos e conferências.

São tantos, não é mesmo? E a lista não está nem na metade. Ocorre que existem programas que são meros controles de processos (o que invariavelmente inclui cadastro de clientes e agenda).

E outros verdadeiros sistemas de gestão de escritórios de advocacia, que além de acompanharem processos também apoiam o escritório da administração financeira à atualização da biblioteca, passando às vezes até pela gestão de desempenho dos advogados do escritório.

O que procurar em software para gestão jurídica?

Por exemplo: o ideal é que o cadastro de clientes permita a inserção dos dados de todos as pessoas e empresas que tenham relacionamento com o escritório, com campos suficientes para identificá-los com o máximo de detalhes, principalmente no que se refere aos negócios que têm com seu escritório.

Já a agenda, por sua vez, deve ser integrada com todos os outros módulos de sistema de forma que possa controlar datas e horários de reuniões, sustentações orais, audiências, prazos processuais, vencimentos de fatura de fornecedores, de taxas recursais, de honorários de clientes, de depósitos judiciais, etc.

É interessante que esse módulo esteja integrado com os três módulos: cadastro de clientes, de agenda e controle de processos.

Portanto, o ideal é que o software jurídico escolhido para gestão do seu escritório de advocacia seja capaz de prover todos os relatórios que você e seu cliente precisam.

Permitindo, assim, que você crie livremente diversos outros relatórios necessários e que surjam na sua mente ao longo do caminho.

Que tal falarmos de um exemplo clássico?

Um bom software é líder no mercado jurídico, permitindo a elaboração integrada de documentação, apresentando boas e completas ferramentas financeiras e de arquivo (GED), relatórios, atualização de depósitos, dentre outros recursos.

É um recurso feito especialmente para escritórios de advocacia e permite o registro de dados, a extração de relatórios de diversas formas, possibilitando ao usuário, inclusive, montar o relatório que quiser.

O software é preparado para utilização de múltiplos usuários: todos os profissionais do escritório são usuários, ainda que somente para lançamento de despesas incorridas por conta dos nossos contratantes.

Um software de gestão de qualidade permite o cadastramento completo dos processos, inclusão de novos andamentos, agendamento de prazos, emissão automática de relatórios contingenciamento, atualização dos valores envolvidos nas discussões judiciais e controle dos honorários.

Portanto, ele deve ser capaz de:

• Efetuar captura agendada e automática de andamentos processuais de mais de 270 órgãos da Justiça;
• Possibilitar o peticionamento eletrônico;
• Consultas diretamente nos Diários Oficiais;
• Controle de prazos e audiências;
• Controle do fluxo de caixa;
• Relatórios personalizados.

São inúmeras as funcionalidades divulgadas pelas diversas desenvolvedoras desse tipo de solução tecnológica.

E abrangem tudo o que há de mais importante num programa de administração de escritório de advocacia: agenda, contratos, processos, serviços extraprocessuais, marcas e patentes, time sheet, financeiro, armazenamento, GED, monitoramento nos diários oficiais, relatórios, auditoria e B.I.

O que os advogados dizem sobre os softwares de gestão e software jurídico?

Para os profissionais a solução se apresenta como principal vantagem se ela possuir uma integral acessibilidade por meio de browser da Internet, ou seja, se for um programa 100% web.

O que se revela uma ótima facilidade, pois se pode acessar o sistema para inserção de dados e para consultas de qualquer lugar.

A integração de dados entre módulos também deve funciona bem, principalmente com relação ao módulo financeiro, permitindo imputar todos os custos na prestação de serviços para emissão de relatórios consistentes para os clientes.

Aprofunde-se: Conheça os robôs que já dão celeridade à Justiça brasileira

Quais são os principais problemas enfrentados por um escritório de advocacia

Sabemos que não precisamos ensinar isso para você, mas é sempre bom relembrar:

• Ausência de agenda de prazos;
• Falta de atualização de processos diretamente dos sites dos Tribunais;
• Não atualização do software Excel;
• Baixa velocidade de acesso remoto e a ausência de um módulo contábil.

São fatores e elementos que exigem a adoção de soluções paralelas pelo escritório.

Quais são as qualidades que tornam um software para processos jurídicos algo insubstituível em um escritório?

Por exemplo: vamos falar dos cálculos. Todos os índices são calculados com sua base histórica, ou seja, é possível calcular valores de causas ou processos iniciados em anos anteriores e fazer a correção com base nos valores históricos dos índices desejados – por exemplo, IGPM de 3 anos atrás.

Você também poderá compartilhar estas informações ao conhecimento corporativo, o que facilita o repasse do acompanhamento do planejamento e fortalece o alinhamento do conhecimento do cenário atual e futuro dos negócios.

Utilizando relatórios para acompanhamento de contingências por clientes e indicadores em cima destas informações, você consegue entender a situação atual do negócio e da sua área jurídica de forma rápida, sem perder tempo.

Tem mais: o histórico além de permitir uma eventual consulta futura por motivo de novidades processuais, permite também compartilhar internamente as experiências anteriores, e leva à construção do conhecimento por meio de experiências e avaliações já vividas.

Os clientes terão mais segurança nas informações passadas pelo escritório

Registrar informações importantes em seu software jurídico permite que você conheça o cliente com mais profundidade e passe mais confiança nos contatos referentes aos processos e causas que você atende, parando de esquecer ou desconsiderar informações relevantes.

Garantir um fluxo seguro das informações de contencioso, depósitos judiciais e garantias e custos do departamento jurídico associados aos processos e causas, permite que a área contábil e financeira execute com precisão o planejamento financeiro.

Não podemos deixar de falar dos certificados digitais

O Certificado Digital é um documento eletrônico que valida as transações on-line, e, dessa forma, o advogado tem acesso a inúmeros serviços disponibilizados na internet por órgãos públicos.

Além de disso, com ele você pode assinar digitalmente documentos eletrônicos, dando-lhes validade jurídica, bem como podem consultar processos eletrônicos e ainda peticionar eletronicamente. Suas vantagens incluem:

• Assinar e enviar documentos pela internet (como escriturações contábeis e fiscais);
• Realizar consultas e efetuar atualização de cadastros;
• Fazer login em ambientes seguros;
• Conseguir certidões da Receita Federal;
• Cadastrar procurações, entre outros.

Por fim, o software de gestão coloca informações na nuvem

Além de promover o não uso do papel, garante uma boa gestão de documentos em que o acesso a esses é feito de uma forma totalmente digital, não sendo necessário que o advogado se desloque até o escritório para ter acesso a uma declaração, registro ou certificado.

Com o objetivo de automatizar, facilitar, e simplificar as tarefas executadas no dia a dia, o software ajuda com a gestão de processos, o controle de prazos, a organização da parte financeira, a integração da equipe, entre outros.

Aproveite para ler em seguida o nosso texto “Jurisprudência: como ela afeta a vida prática do advogado“.E agora que você já tem todas as informações sobre um ótimo software jurídico de gestão, aproveite para assinar a nossa newsletter e receber mais conteúdos como esse, além de estar por dentro de todas as novidades sobre o universo jurídico.