A automação de escritórios é um método que utiliza a inovação para tornar atividades rotineiras do escritório executáveis de modo automático, sem a necessidade do controle de um ser humano a todo momento.
Refere-se ao uso de tecnologia para executar tarefas ou processos recorrentes em uma organização onde o esforço manual pode ser substituído. Isso é feito para minimizar custos, aumentar a eficiência e agilizar processos.
Mesmo que você não perceba, a automação é uma parte fundamental da sua vida diária e está inserida nos mais diversos campos, desde preparar o café na cafeteira até ser atendido por uma máquina com inteligência artificial.
A automação de escritório faz uso de sistemas de computador para executar uma variedade de operações de escritório, como processamento de texto, contabilidade e e-mail, simplificando e otimizando essas funções como ajuda ao local de trabalho.
Neste artigo apresentaremos quais são os processos que podem ser automatizados, quais os principais benefícios e os softwares mais empregados nos escritórios. Acompanhe.
O que pode ser automatizado no escritório?
A automação de processos em um escritório pode ajudar a melhorar a responsabilidade, transparência e permitir o registro preciso de dados, que podem ser acessados pelas partes interessadas relevantes quando necessário.
Ele deverá manter toda a comunicação relacionada ao processo no fluxo de trabalho para tornar a execução mais fácil e rápida. Assim, a integração de funcionários e pedidos de compra são as principais atividades a serem automatizadas.
Integração de funcionários
Embora a contratação de funcionários possa parecer um processo simples, envolve várias tarefas como:
- Preenchimento de formulários de informações de funcionários;
- Criação de sessões de indução;
- Organização de sessões de treinamento;
- Criação de contas bancárias;
- Coleta de documentos relevantes;
- Designação de mentores.
Assim, aplicar a automação à integração de funcionários garantirá transições suaves de uma tarefa para a próxima, mantendo-os relevantes no circuito e fornecendo visibilidade sobre o status do processo.
Durante o processo de seleção de novos colaboradores para uma empresa de consultoria de informática SP, por exemplo, o sistema pode ficar encarregado de toda a burocracia, deixando os demais integrantes da equipe livres para outras tarefas.
Pedidos de compra
As solicitações de pedido de compra são processos recorrentes na maioria das organizações. A equipe solicitante preenche um formulário e o envia para a equipe de compras.
A autoridade de aprovação examina então o pedido e rejeita-o caso as informações sejam inadequadas ou existam restrições orçamentais. Em seguida, ele é enviado de volta para a equipe solicitante.
Se aprovado, um pedido de compra é criado e cópias são enviadas para o fornecedor, bem como para a equipe de estoque.
Todo esse processo pode ser automatizado por um software de gerenciamento associado a um sistema de gestão de processos logísticos que permitirá a concessão de autorizações, emissão e coleta de materiais.
Benefícios da automação de escritórios
Automatizar processos reduz seu envolvimento em tarefas rotineiras de escritório e permite que você se concentre no crescimento do negócio. Os benefícios são múltiplos com esse processo, como veremos a seguir.
1. Melhora a precisão dos dados
Dados precisos são necessários em uma empresa porque estão relacionados a decisões estratégicas. Um sistema de informações gerenciais é uma ferramenta que fornece dados precisos necessários à empresa.
O sistema processa automaticamente os dados recebidos para tornar as tarefas administrativas mais eficazes e eficientes. E com o suporte da tecnologia de internet, você também pode recuperar os dados solicitados no sistema em tempo real.
Com a automação de processos RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) é possível automatizar até mesmo escritórios ainda pequenos e sem registro de CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica).
2. Facilita a coordenação
A automação fornece serviços de informação que podem ser usados para o planejamento, monitoramento e controle administrativo. A partir das informações resultantes, os dados podem ser usados por outros departamentos.
Os sistemas de informação também ajudam o gerenciamento a delegar tarefas a outras partes com facilidade. A coordenação entre os departamentos também pode ocorrer rapidamente, sem a necessidade de uma reunião pessoal.
3. Melhora a qualidade dos recursos humanos
Geralmente, quando os dados das informações estão disponíveis com precisão e rapidez, isso afetará o desempenho dos RH (Recursos Humanos) da empresa.
O setor de RH que utiliza este sistema deve adaptar seu sistema de trabalho aos avanços tecnológicos. Recursos de qualidade sem dúvida afetarão o andamento do desenvolvimento de seus negócios no futuro.
Se a empresa presta serviços contábeis e necessidade de contratação de novos contadores, o RH pode facilmente fazer a seleção e integração por meio da automação, eliminando o desgaste desses procedimentos.
4. Reduz os custos operacionais
A automação ajudará a minimizar o erro humano. Com um número mínimo de erros, a produtividade dos recursos humanos existentes também aumentará. Condições como essa certamente reduzem os custos operacionais da empresa.
5. Maior clareza
A automação exige clareza sobre o processo logo no estágio de projeto. Se você não conhece as tarefas envolvidas e as pessoas responsáveis pela execução do processo, não pode projetar e automatizar o fluxo de trabalho de forma eficaz.
Os insights que você obtém da análise de um processo automatizado podem mostrar claramente a lacuna entre o processo como ele é e como deveria ser.
6. Simplificação dos processos
Um dos grandes resultados de um sistema de automação são processos simplificados. Responsabilidade clara, notificações personalizáveis, as percepções valiosas e tempos de resposta mais rápidos facilitam a eliminação de atividades desnecessárias.
7. Melhores registros para auditoria
Com a automação de processos de negócios, todos os detalhes de um processo específico são registrados. Essas informações podem ser apresentadas para demonstrar conformidade durante as auditorias.
8. Padronização de operações
Quando você automatiza um processo de negócios, pode esperar um padrão consistente de resultados sempre. A padronização ajuda a posicionar sua organização como confiável, o que, por sua vez, pode ajudar a aumentar sua base de clientes.
9. Aumenta a satisfação de clientes
A satisfação do cliente é um diferencial importante em qualquer setor. Focar na excelência operacional e de processos ajuda a superar as expectativas do cliente com facilidade.
Quando você atende consistentemente aos padrões prometidos, os clientes têm maior probabilidade de preferir sua empresa. Se a sua administradora de condomínios é mais rápida que a concorrente, certamente será a escolhida rapidamente.
Softwares de automação dentro para escritórios
Nesta seção apresentaremos os principais tipos de software para automação dentro do seu escritório.
Caso nenhuma das opções abaixo contemple suas necessidades, uma opção pode ser a busca pelo desenvolvimento de software sob medida que tem alta personalização e direcionado exatamente ao que você precisa.
Planejamento de Recursos Empresariais (ERP)
Normalmente, as grandes empresas costumam usar sistemas de informação de gerenciamento ERP.
No entanto, este sistema também pode ser usado em pequena escala. O ERP é geralmente usado na gestão e no monitoramento integrado entre as unidades de negócios.
Gestão da Cadeia de Abastecimento (SCM)
Este sistema é benéfico para a gestão porque pode ajudar a integrar a gestão do fornecimento de materiais de fornecedores, fabricantes, varejistas e consumidores finais.
Sistema de processamento de transações (TPS)
O TPS é um sistema valioso de gerenciamento de informações para o processamento de grandes quantidades de dados ou transações múltiplas e rotineiras. Este programa é amplamente utilizado na gestão de folha de pagamento e estoque.
Sistema de automação de escritório (OAS)
Este aplicativo ajuda a facilitar a comunicação entre os departamentos de uma empresa, integrando servidores de computador para cada usuário da empresa. Dessa forma, o uso de e-mail para várias atividades no escritório todos os dias.
Sistema de Gestão Informática (IMS)
Este sistema ajuda a apoiar várias tarefas na organização e analisa a tomada de decisão. Este sistema também pode integrar várias funções de informação com programas de computador, como compras eletrônicas.
Sistema de Apoio à Decisão (DSS)
Esse sistema ajuda os executivos a tomar decisões observando o ambiente de negócios.
Sistema de Apoio à Decisão de Grupo (GDSS)
Se o sistema anterior era para analisar problemas, esse sistema é para encontrar soluções para um problema por meio da coleta de conhecimento em um grupo, não por indivíduo. Normalmente na forma de questionários, consultas e cenários.
Sistema de Trabalho Colaborativo com Suporte por Computador (CSCWS)
Este sistema é um grupo de usuários que projetam um sistema para ajudar a trabalhar como um grupo e entender o impacto da tecnologia em seus padrões de trabalho.
O aluguel impressora multifuncional SP, por exemplo, pode se tornar mais ágil e rápido por meio desse sistema, gerindo os alugueis, prazos e pagamento.
Sistema de Apoio Executivo (ESS)
Esse sistema auxilia os gestores na interação com o ambiente corporativo por meio de gráficos e outras ferramentas de comunicação.
Portanto, siga as dicas desse artigo e pense em como poderia automatizar o seu escritório caso ainda não tenha esses recursos.
