A gestão de prazos é uma parte de extrema importância para qualquer negócio, principalmente para um escritório de advocacia que presta serviços para os mais diversos segmentos e empresas no mercado.
Ainda existem muitas pessoas que não sabem o que é gestão de prazos, a sua importância e muito menos como colocar isso na prática dentro do seu negócio e ter uma rotina otimizada e mais organizada.
Se uma empresa que realiza automação elétrica predial possuir uma boa gestão de prazos, a chance de ela perder algum contrato, serviço ou cliente será praticamente nula, pois essa gestão auxilia na melhor organização das demandas e tarefas da empresa.
Gerir bem os prazos de uma empresa é essencial para aqueles que não desejam ter prejuízos ou problemas a longo prazo, pois ele evita dores de cabeça e te ajuda a ter mais produtividade e resultados com mais qualidade.
Por isso, este texto é dedicado a quem deseja aprender mais sobre gestão de prazos e, é claro, para você que possui um escritório de advocacia e deseja organizar melhor essa parte do seu negócio.
Entenda o que é gestão de prazos
Quando falamos de gestão de prazos, nos referimos à organização das demandas e tarefas, para que sejam traçadas estratégias a fim de finalizá-las no prazo estipulado.
Na maioria desses casos, é feito um balanço das atividades que precisam ser feitas e até qual prazo elas precisam ser entregues, pois isso irá ajudar o profissional a ter uma ideia melhor e maior sobre tudo o que precisa fazer.
Vamos imaginar que uma pessoa pesquisa por limpeza caixa d água preço e encontra uma empresa que promete uma avaliação em suas residência dentro de até 7 dias úteis após o contato do possível cliente com a marca.
A partir desse momento, já se começa a ser contado um prazo que precisa ser gerenciado por um time e, obviamente, respeitado pela empresa, pois isso irá garantir a satisfação do cliente e a boa avaliação dele.
Dentro de um escritório de advocacia não é diferente. Como o profissional acaba atendendo a demanda de diversos clientes em um dia só, a organização é uma habilidade que não pode faltar na rotina dessa pessoa.
É preciso estar ciente de todos os casos, os prazos prometidos e, com isso, começar a traçar as estratégias e soluções que melhor irão atender esse cliente e essa demanda.
Descubra a importância da gestão de prazos
Saber só para o que serve a gestão de prazos não irá te convencer a utilizá-la dentro do seu escritório, por isso iremos falar também sobre a importância dessa área dentro da sua empresa justamente para te provar que ela faz toda a diferença na sua rotina.
Vamos imaginar que uma empresa de impermeabilização de laje de estacionamento tenha dez visitas para fazer dentro de uma semana e precisam cumprir esses prazos para não perderem os possíveis contratos.
Se essa empresa organiza essas demandas, anota esses prazos e mantém toda a equipe ciente do que precisa ser feito, quais as chances dessa empresa deixar um prazo passar batido e acabar perdendo um contrato? Exatamente, nenhuma!
Isso justamente porque eles se preocupam em cuidar de todos os compromissos e demandas estipuladas para aquele intervalo de tempo, que pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal.
Dentro de um escritório de advocacia pode acontecer da mesma maneira, quando você e sua equipe possuem uma visão macro de todos os compromissos e demandas que possuem juntamente com os prazos para finalização, tudo fica mais fácil.
É claro que cada um também precisa fazer a sua parte e garantir que todos os prazos estão organizados e prontos para serem cumpridos da melhor maneira possível.
Alguns dos benefícios que a gestão de prazos pode trazer para o seu escritório de advocacia ou até mesmo para uma empresa de locação de lavadora e secadora de piso industrial são:
- Melhor organização e centralização de informações estratégicas;
- Redução de erros;
- Mais segurança do projeto;
- Melhoria da reputação da empresa;
- Maior satisfação dos clientes e funcionários;
- Mais produtividade.
São diversos benefícios que só comprovam a importância dessa gestão dentro do seu escritório de advocacia, que irá garantir ótimos resultados para você, sua equipe, seus clientes e seu negócio.
Dicas para melhorar a gestão de prazos
Agora que você já entendeu um pouco mais sobre o que se trata a gestão de prazos, qual a importância dela e como essa estratégia pode ajudar a mudar a rotina do seu escritório de advocacia, chegou o momento de aprender dicas práticas.
Selecionamos algumas dicas para te ajudar a implementar a gestão de prazos dentro do seu escritório de advocacia, mas vale a pena relembrar que elas servem para todo e qualquer tipo de negócio, desde um escritório até uma rede de empresas fabricantes de painéis elétricos. Confira:
Comece pelo mapeamento e padronização
Antes de qualquer coisa, é importante conhecer em detalhes como os processos de gestão de prazos são executados nos dias de hoje.
É preciso saber se existem variabilidades, é importante definir quais demandas deverão ser adotadas para padronizar e tornar os processos mais previsíveis e controláveis.
A partir daí, conseguimos desenhar os fluxos de tarefas que formam cada processo, estabelecendo um padrão operacional a ser seguido por toda a empresa, com o objetivo de que tudo seja feito da melhor maneira.
Com isso, além de otimizar a gestão de prazos, obtendo mais garantia de que eles não sofrerão atrasos e inconsistências, o escritório ganha muito nos quesitos de produtividade e eficiência dentro da equipe.
Por exemplo, ao criar a padronização do que deve ser feito a partir do contato de um cliente em potencial que deseja saber o custo PCMSO PPRA, você já consegue alinhar um prazo de retorno e gerir ele com o passar dos dias para que não saia do seu radar.
Busque sempre melhorar
O mapeamento e a padronização são o ponto de partida para otimizar a gestão de prazos dentro do seu escritório, entretanto sempre é possível encontrar novas formas de executar uma demanda de uma maneira ainda melhor.
Por exemplo, um profissional que trabalha em uma empresa de montagem de painel elétrico pode sempre buscar por novas maneiras de montar esses painéis de uma forma mais rápida e prática tanto para ele quanto para o cliente.
Isso mostra entusiasmo e vontade de aprender mais e ajudar a empresa e seus colegas de uma maneira simples e efetiva. Por isso, busque sempre melhorar, até mesmo o que você já considera bom, pois esse hábito pode se instaurar de forma mais efetiva entre a equipe.
Delegue tarefas sempre que for necessário
Muitos profissionais acabam centralizando tarefas e fazendo tudo sozinhos. No fim das contas, isso acaba trazendo mais morosidade e atrasos nos processos internos do escritório, além de sobrecarga e cansaço extremo para aquele profissional.
É importante que a equipe de advogados mantenha seu foco nas demandas mais importantes e com o prazo de entrega mais próximo, isso evita que o time acabe perdendo horas do seu dia com tarefas que não são tão importantes naquele momento.
Use a tecnologia ao seu favor
Nos negócios jurídicos, a tecnologia é um recurso valioso. Afinal de contas, lidar com um número grande de documentos, clientes, controles, casos, processos e prazos que não podem ser perdidos ou atrasados, está longe de ser uma tarefa fácil.
Fazer isso manualmente é o cenário perfeito para erros e tropeços que podem atrasar todo o processo e gerar retrabalho e estresse. Por isso, a tecnologia ajuda a automatizar tarefas lentas e repetitivas, te ajudando a otimizar a gestão de prazos e fazendo dela algo mais fácil e rápido.
Nesses tipos de tecnologia, também é possível controlar processos e indicadores via dashboards, que são tabelas visuais para te ajudar a ter mais controle sobre os prazos, delegar tarefas, acompanhar processos, gerar relatórios de desempenho e muito mais.
Tenha uma boa comunicação
Por fim, um aspecto que deve ser levado em consideração para otimizar a gestão de prazos é manter uma comunicação aberta e eficiente entre seus colegas e com a equipe como um todo.
Independentemente da tecnologia adotada ou das plataformas de comunicação utilizadas, ter canais e espaços para que todos possam enviar atualizações dos processos, interagir sobre as tarefas, esclarecer dúvidas sobre os casos e fazer sugestões é essencial.
Isso principalmente em tempo de trabalho remoto, que se tornou comum após a pandemia do novo coronavírus. Uma boa comunicação faz toda a diferença em uma empresa de portaria para condomínio e também em um escritório de advocacia.
Entendendo bem esse conceito e aplicando as dicas que sugerimos, seu escritório terá ótimos resultados e será uma referência no quesito de gestão de prazos, pois você agora entende a importância que ele possui e a diferença que faz no seu negócio.
