Independentemente se você possui um escritório de administração de empresas, de assessoria contábil ou de advocacia, é crucial aumentar a relevância que ele tem em sua região.
Com o avanço da internet, diversos setores da indústria estão automatizando suas funções mais básicas, inserindo seus escritórios no meio digital a fim de gerar mais engajamento e consequentemente captar mais clientes.
Isso significa que agora é necessária uma interação por meio de dispositivos mais sofisticados, softwares de alto desempenho e inteligência artificial que podem tornar os escritórios físicos mais engajados.
Seja um escritório de uma empresa de logística ou um escritório de assessoria contábil, tornando-os cada vez mais visíveis no meio digital.
Pois bem, neste artigo entenderemos melhor como funciona a inserção dos escritórios no meio online, e como a tecnologia pode ajudar nessa questão.
Seu escritório é sua empresa
A dica número um que queremos dar é instigar você a entender que seu escritório é seu negócio, sua empresa e seu grande empreendimento, mesmo que seja um escritório pequeno de consultoria empresarial em Salvador, por exemplo.
Muitos proprietários de escritórios se esquecem de criar um espírito empreendedor para seus negócios, mas essa é uma questão que vai além da organização comercial, é algo que pode transformar a maneira como você enxerga seu negócio.
Claro que no caso de escritórios, existem regras e regulamentos específicos, mas é importante gerenciá-lo bem, mesmo com o auxílio de um software de gestão outsourcing de TI, entendendo que se trata de uma empresa.
Definido este conceito de negócio, é preciso voltar-se para as oportunidades oferecidas pelo mercado, relacionando necessidades com conhecimento e especialização. Você precisa pensar nas tendências em sua área como um mercado.
Entenda quais locais físicos podem ser digitalizados
Por exemplo, é comum as pessoas acharem que os pontos físicos, seja um escritório de serviços de contabilidade em SP ou um escritório de dentista, não são um fator importante para uma estratégia digital.
Mas a internet é atualmente nossa principal fonte de pesquisa e inovou a forma como o escritório se comunica, e já provou que isso não é nem de longe uma verdade.
Por exemplo, de acordo com o Conselho Federal da Ordem dos Advogados do Brasil, já existem regulamentações para alterar as regras de publicidade e propaganda, mobile promocional, especialmente no que diz respeito ao uso de redes sociais e outras formas de publicidade.
Com base nisso, os advogados que querem divulgar seus serviços já podem fazer publicidade para seus escritórios nas diretrizes.
Pense no que você precisava conhecer, seja uma padaria nova ou algum pet shop para levar seu animalzinho em uma consulta, qualquer coisa – é provável que você tenha encontrado na internet!
Afinal, a internet revolucionou a maneira como vivemos e buscamos informações. De acordo com uma pesquisa realizada pela Getninjas, as buscas por serviços profissionais aumentaram 74% durante a pandemia.
Com bilhões de pessoas online, a internet revolucionou a maneira como encontramos e compartilhamos informações. O mundo online está se movendo rapidamente e não mostra sinais de desaceleração.
De acordo com a pesquisa Global Digital Snapshot 2020, realizada pelo site We Are Social em parceria com a ferramenta Hootsuite, mais de 4,5 bilhões de pessoas em todo o mundo já usam a internet.
No Brasil, 160 milhões de usuários passam em média 10 horas por dia navegando na internet.
Portanto, digitalizando seu escritório você pode desenvolver e fortalecer o relacionamento com os clientes, facilitar a comunicação e o engajamento e demonstrar credibilidade aos clientes em potencial.
Utilize inteligência tecnológica
Uma forma de atrair a chamada inteligência de mercado é ter alguém no escritório responsável pelos analistas e pela evolução do mercado. É importante que você não apenas entenda, mas siga os passos básicos.
Um exemplo é a substituição de processos manuais como no caso de armazenagem e gestão de documentos, por processos automatizados realizados por computadores e softwares.
Essa é uma estratégia que funciona bem em todos os setores, pode ser feita contratando uma boa empresa de tecnologia, aderindo softwares integrados de gestão ou simplesmente contratando um profissional da área.
Esse tipo de estratégia de tecnologia de mercado pode aumentar seu tráfego, bem como a visibilidade do seu escritório nos principais bairros e cidades vizinhas.
E certamente é um momento ideal para fazer isso, pois muitos escritórios se concentram apenas na execução de tarefas e esquecem de investir constantemente em melhorias e mudanças de cenários, como:
- Marketing digital;
- Tecnologias inovadoras;
- Construção de autoridade de diferentes maneiras;
- Adaptação da demanda do mercado.
Esses são alguns dos pontos necessários na inteligência de mercado e que muitas vezes os gestores de escritórios de assistência técnica PABX ou nutricionistas que possuem escritórios próprios esquecem de inserir em seus planejamentos.
Crie seu site, divulgue seu e-mail e newsletter
Mesmo com tantas plataformas e ferramentas no mercado, o e-mail continua sendo o principal canal de comunicação com clientes e prospects.
Ou seja, de fato existem diversos tipos de ferramentas para desenvolvimento de sites de escritório, 100% personalizáveis, suportam até três idiomas e funcionam perfeitamente em celulares e tablets.
Com esses tipos de ferramentas é possível o monitoramento em tempo real de notícias e sites. Isso significa que você pode monitorar qualquer tópico sobre seu escritório que desejar em tempo real.
E mais: você poderá criar automaticamente um canal com todo esse conteúdo em seu site para atrair clientes em potencial.
Portanto, é primordial que você estruture o seu site, bem como realize listas de e-mail marketing e SMS marketing, tudo apontando para seu escritório.
Isso permitirá escrever newsletters para seus clientes, parceiros e prospects, sempre com um alto padrão visual.
E por que isso é tão importante? Quando os clientes não conseguem encontrar um escritório/empresa online, começam a pensar se eles realmente existe ou imaginam que não possui boas estruturas ou se realmente podem confiar nele.
As pessoas estão mais céticas do que nunca, e cada vez mais estão pesquisando detalhes na internet, principalmente antes de comprar um produto ou serviço.
Portanto, se você tem um escritório e quer gerar autoridade para seus clientes, tenha um bom site, com boas fotos das áreas internas e externas, e viabilize estratégias de marketing que citamos.
Um site dá a você a liberdade de decidir como seu escritório será visto por clientes e prospects.
Lembre-se: você vai cometer erros
É comum as pessoas não saberem lidar com os contratempos do dia a dia, mas os empreendedores conseguem enxergar os pontos positivos nas tentativas do mundo real.
Para acertar, é preciso muita prática para acompanhar os erros. É preciso ser tolerante com isso para que seja possível construir um universo diferente do universo conhecido.
Mas, além disso, a estratégia inclui as seguintes diretrizes: não ter medo de tentar e, se errar, corrija-se o mais rápido possível; tentar levar ao sucesso, e os erros constroem o profissionalismo.
Sabemos que o campo jurídico é muito complexo e altamente interpretativo, mas lembre-se de que agora você está adaptando seu escritório a um ambiente empresarial moderno, que é a internet. Não se esqueça do objetivo, que é fazer ele tornar-se visível aos seus clientes.
Torne seu escritório digital
Antigamente era necessário que as pessoas fossem obrigatoriamente nos escritórios para serem atendidas, mas agora essa chamada barreira geográfica passou.
É possível integrar o conhecimento no mundo digital e atender os mais diversos clientes de forma totalmente digital e online. As chamadas videoconferências fazem cada vez mais parte do dia a dia dos escritórios dos mais diversos segmentos de mercado.
De fato, o Brasil ainda tem alguns trâmites burocráticos, como ter que obter assinaturas em um processo que os cartórios e outros órgãos não permitem digitalizar, tornando o processo um pouco mais tardio que outros países.
No entanto, o campo já percorreu um longo caminho, então você precisa aproveitar as oportunidades que a tecnologia e o meio digital oferecem ao seu escritório. Portanto, não hesite em inserir um sistema para atender as pessoas online.
Mesmo assim, os clientes podem ser atendidos no escritório pessoalmente se necessário, mas é algo que pode ser associado ao método de atendimento digital sem grandes problemas.
Aliás, pode ser algo bem interessante para aumentar a clientela do seu negócio e expandir consideravelmente os lucros.
Ao seguir esses passos, fica muito mais fácil construir uma autoridade na internet, o que vai te ajudar a conseguir novos clientes e divulgar os seus serviços, mas não se esqueça de sempre seguir as regras desse campo midiático.
