A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor já em 2020, e trouxe uma série de necessidades, sendo uma das principais a de que as empresas precisam adequar seu departamento jurídico com a LGPD.
De fato, ela altera parte da forma com a qual as companhias estavam lidando com a coleta de dados de clientes, tendo como princípio a ideia de proteger as pessoas de terem suas informações expostas ou divulgadas sem autorização.
Para tanto, alguns processos precisarão ser adotados, de forma que as empresas, sejam elas especializadas em serviços de escrituração ou sejam escritórios de advocacia, possam oferecer a segurança e o sigilo indispensáveis para o seu público.
Nesses casos, pode ser necessário implementar novas ferramentas, além de adaptar processos de coleta de dados, sempre dando prioridade para as boas práticas, uma vez que essa imposição é a forma de estar dentro da lei.
Sendo assim, é a partir do trabalho em conjunto do departamento jurídico e do setor de TI da empresa que as novidades poderão ser implementadas de forma rápida e eficiente, o que vai trazer maior segurança e a adaptação correta à LGPD.
Se você quer entender melhor sobre o tema, de forma a adequar o funcionamento total do seu estabelecimento jurídico para estar dentro da lei, este artigo é para você. Por isso, siga na leitura dele e saiba mais sobre o assunto.
O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?
Os dados que são utilizados no trabalho de muitas companhias, tal como em empresas de folha de pagamento, precisam ser devidamente trabalhados e protegidos para que não sejam distribuídos e causem problemas futuros.
Para regulamentar e evitar esse tipo de questão, a LGPD, lei 13.709/2018, tem como objetivo tornar a internet um meio mais seguro para quem a utiliza. Sua criação teve como base o Regulamento Geral de Proteção de Dados Europeu (GDPR).
Na prática, ela é permeada de normas, que se mostram rígidas de acordo com a importância do seu papel. Isso quer dizer que os agentes de tratamentos de dados pessoais precisam cumprir as suas imposições,
Isso porque, de acordo com o IDEC (Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor), as queixas sobre uso indevido de dados pessoais só aumentaram nos últimos anos, crescendo em 1.134%, o que exigiu que medidas precisassem ser impostas.
Dentro desse número de reclamações, 63% se relacionam com a publicação, coleta ou consulta de dados sem autorização do consumidor. Evitar esse tipo de ocorrência é um dever das empresas, sejam elas especializadas em contabilidade fiscal ou advocacia.
Portanto, a LGPD é importante para que os padrões com relação à responsabilidade, transparência, privacidade e prestação de contas estejam em um novo patamar, garantindo a segurança de todas as pessoas.
Para entender de forma mais detalhada sobre a LGPD, alguns dos seus pontos de maior destaque são:
- Garantir a privacidade dos dados dos clientes;
- Promover o desenvolvimento tecnológico seguro;
- Exigir adequação de todas as empresas;
- Garantir o cumprimento da LGPD em cada departamento empresarial;
- Aplicação também aos subcontratantes de uma empresa.
Dessa forma, é preciso que ocorra uma adaptação interna do estabelecimento diante dessas novas exigências, para que cada ação seja realizada de forma correta e dentro do estipulado em lei.
A LGPD e os escritórios de advocacia
Do mesmo modo que a LGPD se mostra necessária para um escritório de assessoria contábil, ela também passa a ser fundamental dentro dos escritórios de advocacia, justamente pela quantidade de dados que é gerada ali todos os dias.
Além disso, levando em consideração que esse tipo de serviço exige ainda mais sigilo, a Lei Geral de Proteção de Dados tem um papel importante na área jurídica, sendo capaz de resguardar de maneira ideal cada informação compartilhada ali.
Um cliente que decide dar entrada em uma ação e recorre aos serviços de um advogado, precisará fornecer dados pessoais variados e, diante disso, ter a certeza de que eles foram devidamente protegidos.
Assim, nada mais importante do que ter a certeza de que aquele escritório de advocacia segue e está apto para cumprir as exigências impostas pela LGPD, tornando a relação entre cliente e empresa muito mais protegida e adequada.
Os benefícios da LGPD para escritórios
Quando se pensa na adaptação de processos para que seja possível cumprir as exigências da LGPD, é preciso reconhecer a ótica de que essa lei traz benefícios importantes para dentro dos escritórios de advocacia.
Sendo assim, é possível mencionar pontos que mostram as suas vantagens, seja para a implementação em um estabelecimento de serviços de auditoria tributária ou para uma sociedade de advogados.
1. Revisão das ações de coleta de dados
Justamente porque a privacidade se torna um elemento indispensável nesse processo, o escritório de advocacia poderá revisar as suas ações de coleta de dados.
Isso inclui tanto a obrigação de avisar sobre o recolhimento dessas informações quanto sobre o direito de excluí-las de uma base de dados, garantindo a segurança de todos os envolvidos.
2. Criação de uma cultura de proteção
Tal como ocorre em uma empresa de serviços de contabilidade, um escritório de advogados precisa ter acesso aos dados dos seus clientes para poder atuar em favor dele.
Para isso, algumas das ações que envolvem a coleta e os cuidados com esses dados podem ser repensadas, de modo a oferecer uma cultura de proteção de informações, que transmitirá a confiança necessária para a relação entre as duas partes.
Esse cuidado já é responsável pela criação de uma cultura empresarial de proteção de dados, o que faz com que o escritório estabeleça as suas práticas de maneira cada vez mais profissional e correta.
3. Concessão de direitos sobre dados
A coleta de dados sem um esclarecimento mais explícito de como eles serão usados gera insegurança da parte dos clientes. Assim, deixar claro os motivos pelos quais essa ação está ocorrendo é fundamental para qualquer tipo de estabelecimento.
Se para se cadastrar em uma contabilidade para realizar o encerramento de empresa o cliente consegue entender como os seus dados informados ali serão usados, certamente a confiança dele crescerá de maneira exponencial.
No caso de um trabalho jurídico, o processo é o mesmo. Por isso, com a LGPD, é possível transmitir a tranquilidade necessária para o consumidor, de modo que a concessão de direito sobre dados ocorre de forma mais natural e tranquila.
4. Melhoria na imagem de transparência da empresa
Por fim, outro dos benefícios que merece ser mencionado é o de que as empresas que se mostram comprometidas com a proteção de dados dos seus clientes são melhor avaliadas por eles.
Afinal, quanto maior for a transparência das suas ações, mais ela se torna uma referência para o público, mostrando-se preparada e preocupada em garantir a segurança dos dados de todos os seus clientes.
Dessa forma, é possível perceber que a Lei Geral de Proteção de Dados oferece vantagens que vão além de uma simples imposição legal, de forma que cumprir com esses requisitos é indispensável para qualquer escritório de advocacia.
Dicas de adaptação para escritórios de advocacia
Para as empresas de terceirização de TI ou para escritórios que ainda não implementaram as novas práticas de proteção de dados, existem algumas dicas práticas que podem ajudar nesse processo, e que vão contribuir para uma adaptação mais simples e eficaz.
Entre as principais, é possível mencionar:
- Promover a mudança na cultura de dados do local;
- Contratar uma consultoria especializada para se adequar às normas;
- Definir os responsáveis pelo acompanhamento da adequação;
- Fazer a revisão documental.
O primeiro passo para adaptar um escritório à LGPD é justamente promovendo uma mudança de cultura em relação à coleta de dados do local. Isso precisa ser feito para que se possa ter maior domínio sobre as exigências impostas pela lei.
Assim, se um processo interno estiver fora dos padrões estipulados, é importante modificá-lo, para que todos os advogados estejam aptos para exercer o seu trabalho seguindo as exigências legais da LGPD.
Além disso, outra dica interessante é a de contratar uma consultoria especializada nesse trabalho, que poderá prestar o auxílio necessário para que as adaptações sejam implementadas da maneira correta e do modo mais adequado.
Ao mesmo tempo, o ideal é definir os profissionais responsáveis pelo acompanhamento dessa adequação, de forma que eles possam estar devidamente alinhados com as mudanças e ajudar na propagação delas internamente no escritório.
Por fim, é indicado fazer também a revisão documental do escritório, inserindo todos os pontos que devem ser de conhecimento dos clientes, deixando tudo mais transparente e seguro.
Adequar o departamento jurídico às exigências da LGPD é essencial para todas as empresas atuantes hoje. Por isso, não deixe de seguir as dicas abordadas aqui e tenha maior tranquilidade nesse processo de transição e adaptação.
