Cada vez mais podemos observar os movimentos de mercado que fazem com que os escritórios de advocacia precisem de muito mais do que serem excelentes em sua área de atuação.
Os escritórios devem ser gerenciados como empresas, sempre tendo foco no crescimento para a saúde do seu negócio. Para que isso seja possível, é necessário que aconteça um planejamento das ações que serão tomadas no próximo ano.
Neste artigo, falaremos mais sobre como fazer um bom planejamento estratégico para começar o próximo ano com o pé direito.
A importância do planejamento
O planejamento te dá um direcionamento claro do que precisa ser feito, a ordem de prioridade de que elas possuem, os objetivos e qual será o resultado esperado.
Ele serve, portanto, como uma diretriz para que todas as estratégias possam ser alcançadas da maneira mais eficaz.
Sabe aquela frase “O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado” dita por William Edwards Deming? Pois então, o planejamento te ajuda a entender o que é realmente relevante para mensurar e avaliar o desempenho da sua empresa.
Agora que você compreendeu a importância do planejamento, falaremos do que é necessário para realizá-lo.
Faça um diagnóstico
Antes de começar a planejar, é necessário realizar o diagnóstico de qual a situação real da empresa. Também é necessário fazer uma análise do cenário econômico e social.
Existem diversas maneiras que você pode realizar o diagnóstico: matriz BCG, 5 forças de Porter e até mesmo a mais conhecida, a matriz SWOT.
A matriz SWOT permite uma análise tanto interna quanto externa da organização, dessa maneira, é mais fácil entender os contextos reais e aquilo que deve ser trabalhado, fazendo uma projeção mais assertiva.
Como estabelecer as metas
A melhor forma de estabelecer metas é fazendo com que elas sejam metas SMART. Ou seja: específicas (specifics), mensuráveis (measurable), atingível (attainable), relevante (relevant) e temporal (time bound).
Essa é uma forma de tornar as metas mais realizáveis e palpáveis. Pensar que o seu escritório quer aumentar o número de clientes, por exemplo, é muito vago. Dessa forma, você não consegue entender se as ações aplicadas trouxeram resultados ou não.
Agora veja uma meta SMART. Quero aumentar em 10% o número de clientes do meu escritório até setembro de 2022. Vamos olhá-la por partes:
S: “Aumentar o número de clientes em 10%” é específico, pois parte de uma ação com uma porcentagem concreta.
M: É mensurável, pois os 10% é feito com base comparativa nos números reais que você possui e nas projeções de crescimento.
A: Para ela ser atingível, deve ser baseada em dados, se mantendo realista para que seja possível alcançá-las.
R: No nosso exemplo, utilizamos o aumento de cliente, mas você pode avaliar aquilo que é mais relevante para atingir o objetivo do seu escritório.
T: “Até setembro de 2022” cria uma data limite para que essas ações ocorram, evitando que elas se percam nas demais atividades.
Viu como fica muito mais fácil visualizar as suas metas quando elas seguem esse modelo? Dessa maneira, você evita frustrações e consegue otimizar a sua forma de trabalhar.
Outra maneira que você pode utilizar como embasamento é o 5W2H, que por meio de perguntas rápidas te permite montar um plano de ação rápido.
Elenque e distribua as tarefas
Depois que for criada as estratégias, é necessário compreender quais ações serão executadas para atingir os objetivos estabelecidos. Por isso, saber quais são as etapas para o desenvolvimento de cada ação te ajuda a se planejar melhor.
Calcular o tempo que elas demandam e quantas pessoas estão envolvidas, te ajuda a entender quanto de recurso material e pessoal serão utilizados. Isso te ajuda também a prever o crescimento de equipe e possíveis mudanças estruturais.
Também te permite entender quais serão os prazos necessários, conseguindo negociá-los mais facilmente.
Utilize ferramentas que te ajudem no processo
As ferramentas são partes essenciais para transformar a sua rotina com mais praticidade. Com a revolução tecnológica, ficou cada vez mais fácil encontrar uma que atenda a uma necessidade sua.
O mapeamento das atividades te ajudará a definir quais ferramentas deverão ser utilizadas. Inclusive, uma ferramenta para a gestão de tarefas é importante para que você possa acompanhar tudo com maior facilidade.
Os softwares jurídicos são ferramentas para você que quer automatizar a rotina, não perder prazos e ter um gerenciamento mais centralizado do seu escritório ou departamento jurídico.
Eles oferecem economia de tempo e evitam que erros manuais aconteçam. Assim, o seu foco pode ser mais estratégico e menos operacional.
Quando devo fazer o meu planejamento
Muitas pessoas esperam o começo do ano para começar a planejá-lo. Isso porque aguardam as festividades encerrarem e também para entender como foi o desempenho total do ano.
Entretanto, antecipar esse planejamento é uma boa forma de evitar a correria do retorno ao trabalho. Usar dos últimos meses do ano para fazer as pesquisas de tendência de mercado e analisar possíveis tomadas de ação.
O momento mais adequado, portanto, é aquele que você já consegue ter dados que te ajudem a criar as melhores estratégias. Porém, é necessário lembrar que o planejamento não é uma tarefa simples que pode ser desenvolvida em poucas horas.
Dependendo do tamanho do seu negócio, se ele é nichado ou não, por exemplo, esse planejamento pode levar meses até que você consiga contemplá-lo de forma eficaz.
Pronto para começar?
O planejamento é essencial para você que deseja ter mais resultados, trabalhar eficientemente e conquistar mais resultados. É a melhor forma de tomar decisões assertivas.
É um trabalho que exige dedicação, mas recompensador. Lembre-se que o tempo que você gasta planejando agora economiza muitas horas no futuro. Comece já o seu!
