4 ferramentas essenciais para um escritório de advocacia

Existem diversas ferramentas essenciais para um escritório de advocacia ou departamento jurídico que podem otimizar sua rotina e suas atividades. Hoje é praticamente impossível trabalhar sem algo ligado à tecnologia. Afinal, cada vez mais nos tornamos dependentes de celulares e computadores, não somente para uso profissional, mas também para lazer.

No âmbito da prática jurídica, é preciso estar atento às mudanças e prazos, pois um atraso pode custar a perda de um cliente. Para te ajudar a organizar a rotina, separamos 4 ferramentas essenciais para profissionais do Direito que vão desde gerenciadores de tarefas a ferramentas de comunicação.

#1 Documentos no drive

Cada vez mais diminuímos o uso do papel. Tanto que já existem plataformas que disponibilizam de modo eletrônico os Diários de Justiça  e da União. Algo impensável há apenas poucos anos. Mas mais do que diminuir arquivos físicos, documentos online facilitam também o gerenciamento das informações contidas nos documentos.

Para ter acesso aos dados de forma simples, descomplicada, de qualquer lugar e dispositivo, ter um backup dos documentos disponível na nuvem pode garantir o acesso. Isso é especialmente interessante porque sabemos que as máquinas, em geral, podem apresentar problemas de funcionamento e gerar a perda de arquivos. Por isso, o armazenamento em nuvem é uma garantia extra de preservação das informações.

Além disso, o Google oferece gratuitamente plataformas semelhantes ao Word e ao Excel, por exemplo, para que as pessoas possam criar, compartilhar e editar documentos de forma colaborativa.

#2 Gerenciador de tarefas

Usar um gerenciador de tarefas aumenta o foco no trabalho com um quadro que organiza as tarefas a serem cumpridas. No entanto, o gerenciador não suspende o uso de uma agenda.

Pense na seguinte situação. Existe uma causa que seu escritório está atuando, ela envolve quatro profissionais para a execução das atividades do processo. Utilizando um gerenciador será possível ver quais as tarefas são necessárias serem feitas e quem deve executar cada passo. Cada um dos integrantes do projeto pode ver como estão progredindo todas as atividades.

Outra vantagem é medir quanto tempo leva para cada atividade ser feita e o quanto cada pessoa é produtiva. O gestor do projeto tem uma visão geral do que está acontecendo e como cada tarefa “tem dono”, caso aconteça algo inesperado em parte do processo, é possível conversar diretamente com o autor da tarefa para tirar as dúvidas.

#3 Comunicação

Ao enviar um email, ele passa a impressão de formalidade. Uma conversa entre colegas de trabalho pode ser mais informal. Por isso, já não é necessário usar a troca de emails para passar as informações.

Existem ferramentas de comunicação como chats onlines e gratuitos para melhorar a comunicação de todos os integrantes do escritório. O Slack, por exemplo, permite enviar mensagens em grupos e conversas privadas, semelhantes ao Whatsapp. Ele pode ser usado em computadores sem a necessidade de instalar e funciona também no celular. Outra solução é o Skype, que além de oferecer o serviço de mensagens instantâneas, também oferece as videoconferências. O Google Hangouts oferece produtos semelhantes ao Skype.

#4 Software jurídico

O uso de software jurídico possibilita automatizar atividades repetitivas que demandam tempo. Com o acompanhamento de processos, não é necessário ficar verificando todos os dias se houve uma movimentação, ao contratar o software jurídico ele fará essa busca automático para você.

O software oferece, ainda, controle de prazos e agenda. Busca de jurisprudência através de filtros totalmente personalizados e sempre que houver uma nova movimentação você será avisado por email.

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