A gestão do escritório de advocacia é a parte do funcionamento de um escritório, ou seja, a administração, organização e o acompanhamento das atividades, sejam eles os resultados, gastos, clientes, pessoas e tudo que envolve o trabalho dos advogados.
É por meio de uma boa gestão que o escritório traz o retorno financeiro para todos os funcionários e assim consegue oferecer um serviço de qualidade para os seus clientes.
Esse gerenciamento é um conjunto de estratégias para a administração do lugar que consiste em:
- Gestão financeira;
- Gestão de equipes;
- Gestão de processos;
- Atendimento ao cliente.
Essas são etapas fundamentais para organizar o seu negócio de uma forma eficiente. Ser responsável por gerir um escritório não é algo muito fácil, demanda tempo e organização, e à medida que o seu negócio cresce, se torna mais complicado cumprir essas funções.
Principalmente porque não existe um preparo para que esses advogados aprendam a lidar com esse tipo de administração.
Mas como qualquer empresa precisa de um cuidado com a parte administrativa, seja uma empresa de treinamento de NR 33 ou uma agência de publicidade, para que se tenha sucesso é necessária uma boa administração.
A advocacia se modernizou e com isso os advogados precisam lidar com novas práticas no gerenciamento do seu escritório. Ferramentas como os softwares jurídicos, modelos como gestão horizontal e o home office fazem parte dessa nova realidade nos escritórios.
Atualmente uma boa gestão da advocacia não é o único caminho para um bom negócio, o gerenciamento dos escritórios é primordial para mais resultados e um melhor posicionamento no mercado.
Além dos resultados no mercado com uma boa gestão você consegue um time de funcionários mais engajado e produtivo.
Quando funcionários são reconhecidos, exercem seu trabalho de melhor forma, sejam trabalhadores de análise de água para caldeira ou recepcionistas nos escritórios de advocacia, tudo flui melhor.
Muitos advogados e advogadas chegam ao mercado de trabalho sem nenhum preparo em administração, pois muitas graduações não focam nesse ensino que é fundamental para gerir o negócio.
Entenda um pouco mais sobre o que você precisa saber para gerir o seu escritório e as principais tendências do mercado de advocacia.
Tendências do mercado jurídico
O foco no cliente também é gerenciamento do escritório, cada vez mais as empresas estão entendendo como isso é importante e eficaz.
Não só para garantir o maior tempo de vida do cliente na empresa, mas também para que novas pessoas cheguem até você, afinal um bom atendimento gera indicações.
Manter um bom atendimento ao cliente em seu escritório é fundamental para fidelizá-los, ao manter uma boa comunicação e uma entrega ágil dos procedimentos e informações garante que eles fiquem satisfeitos e voltem a consumir seus serviços.
Por exemplo, uma pessoa que precisou de serviços de embalagem para exportação de máquinas teve um bom atendimento e uma entrega rápida, então, sempre que precisar desses serviços não vai se arriscar com uma empresa que não conhece.
Existem alguns softwares que podem auxiliar nesse atendimento mais rápido, assim o cliente se mantém informado sobre os processos dele, além disso, muitos desses sistemas permitem que os advogados compartilhem com os seus clientes informações do processo.
Dessa forma poupam muito mais tempo de ambas as partes.
Uma boa opção é fazer algumas reuniões através de videochamadas, você poupa o tempo de deslocamento desse cliente e consegue agendar muitas reuniões para um dia, usando o restante do tempo para exercer outras atividades.
Além dos clientes, é fundamental que os funcionários do escritório se sintam bem, assim eles vão trabalhar mais motivados, garantindo mais entregas, organização e responsabilidade.
Dê o devido reconhecimento para esses colaboradores, sejam funcionários do ramo alimentício como aminoácidos limitantes para aves ou funcionários de uma metalúrgica. Ser reconhecido faz total diferença no trabalho dessas pessoas.
Por isso, dê bonificações e recompensas, além de feedbacks construtivos, pois tudo isso ajuda num bom relacionamento entre os funcionários.
Além disso, um salário justo e horas de descanso ajudam esse funcionário a se sentir melhor e mais reconhecido, uma ótima forma para não sobrecarregá-los é gerir bem as atividades, criar planilhas, quadros de atividades para organizar melhor o trabalho entre eles.
Busque metodologias que ajudem no dia a dia do escritório, existem várias que você pode utilizar para melhor adequar ao seu negócio.
Um exemplo, é a SCRUM que divide o trabalho em etapas, cada etapa tem um prazo para que esses funcionários possam entregar uma quantidade de atividades determinada até aquele dia.
Assim fica mais fácil organizar e priorizar as atividades, o que contribui na organização e os funcionários entendem melhor as demandas.
Tente investir em um bom sistema de gestão para fazer o gerenciamento do seu negócio, esses sistemas contam com a possibilidade de acessar todas as atividades do seu escritório de onde você estiver.
Controlando por eles os processos, andamentos, intimações, além de conseguir se comunicar com os clientes por meio deles.
Aposte no modelo horizontal para o gerenciamento
O modelo de gestão vertical, onde as decisões são centralizadas nos sócios, gestores e advogados seniores, está ultrapassado, pois além de ser um modelo mais hierárquico e rígido, na medida em que o escritório cresce, essas pessoas ficam sobrecarregadas.
Em um modelo horizontal, as decisões sobre o escritório e os clientes são compartilhadas, assim favorece o engajamento e a interação entre todos, desse modo os profissionais contam com mais autonomia e responsabilidades, favorecendo o engajamento como todo.
Invista no gerenciamento do home office
Com a pandemia de COVID-19, as empresas precisaram se adaptar, sejam elas do ramo de obtenção de ex-tarifário ou até os escritórios de advocacia.
Com isso foi necessário migrar os advogados para o trabalho remoto, e alguns desafios surgiram para o gerenciamento desses funcionários, afinal o home office não é só transferir essas pessoas para casa.
É preciso ter um planejamento, aprimorar a comunicação e contar com ferramentas de gestão para manter o escritório ativo e os profissionais trabalhando com qualidade.
Utilize a tecnologia a seu favor, invista em software jurídico, assim você consegue organizar o fluxo de trabalho, a gestão de tarefas e conseguir se comunicar de uma forma mais precisa.
Dessa forma os advogados não vão precisar esperar ordens por e-mails, pois todas as atividades do dia já estarão disponíveis nesses softwares.
Invista na gestão de pessoas
É fundamental que o advogado invista na gestão dos seus funcionários, pois quando isso não acontece, é comum a falta de motivação, alta taxa de rotatividade e baixa produtividade dos colaboradores.
Ofereça feedback, realize treinamentos e invista na estrutura física do ambiente e acima de tudo no plano de carreira desses funcionários, assim eles vão se sentir mais motivados na hora de trabalhar.
Ter um time alinhado e produtivo melhora os resultados da sua empresa e evita a perda dos clientes, afinal geralmente quando os advogados deixam o escritório, acabam levando seus clientes diretos com eles.
Não negligencie a gestão de funcionários, afinal são eles que movimentam o seu negócio.
Descomplique a gestão financeira
A gestão financeira é desafiadora para qualquer advogado, pois a maioria não tem muita habilidade com números e planilhas ou com conceitos básicos da administração. Mas hoje em dia existem diversos softwares que podem ajudar nessa tarefa.
Basicamente o que você precisa fazer é inserir os dados que o sistema processa todas as informações financeiras necessárias. A ferramenta também consegue gerar relatórios e prospecções das finanças, facilitando na tomada de decisão e no fluxo de caixa.
Sabendo quando é hora, por exemplo, de cobrar aquele cliente da empresa de caixa funerária que está inadimplente, para regularizar as finanças e ajudar no controle dos gastos.
Lembre-se que a gestão financeira é o pilar do gerenciamento do escritório, todas as decisões devem ser tomadas de forma estratégica.
Invista na gestão de tempo
Hoje, com a concorrência do mercado aumentando cada vez mais no meio jurídico, a produtividade se transformou num fator indispensável. Por isso, saber fazer uma boa gestão do tempo faz você se destacar no mercado.
Invista na automatização das atividades como no controle das publicações, por exemplo, com isso o advogado ganha mais tempo para cuidar de questões estratégicas do escritório fazendo toda diferença no dia a dia.
Tenha uma agenda multitarefas
Setorize as execuções de atividades semelhantes, ou seja, tente marcar reuniões para o mesmo dia, revisão das peças jurídicas para outro e assim por diante, desse jeito você consegue se organizar melhor durante a semana.
E consegue melhorar sua vida como todo focando em assuntos pessoais como resolver problemas de desembaraço aduaneiro bagagem desacompanhada ou aquela pendência com bancos e afins.
O gerenciamento do escritório pode ser desafiador, mas não é algo impossível. Graças às inúmeras ferramentas e informações é possível aprimorar a sua gestão e conquistar mais resultados.
A organização do dia a dia e o planejamento da rotina são essenciais para sair na frente dos concorrentes, seja você de qual ramo for, desde empresa de máquina para cortar cana inteira até lojas de móveis.
Mas principalmente no ambiente jurídico, um mercado que é tão concorrido e que cresce a cada dia.
