A gestão de contratos no setor imobiliário garante que a empresa crie, execute, gerencie e analise todos os seus contratos com maior conformidade e redução de custos. É o processo de gerenciamento desde sua criação até sua execução, passando por todos os passos.
Entre as principais atividades está a análise do desempenho em relação aos termos do contrato, maximizando o desempenho operacional e mitigando riscos financeiros.
Ou seja, é a forma com que você gerencia a criação, análise e execução dos seus contratos que vai definir a qualidade e os resultados da sua gestão.
Neste artigo você vai aprender mais sobre o processo de gestão de contratos, entendendo a importância de um gerenciamento eficiente e os benefícios para seu negócio de gerenciamento de obra residencial, por exemplo.
Este artigo foi produzido para quem administra pequenas, médias ou grandes empresas do setor imobiliário ou mesmo para quem está em um escritório jurídico, departamento de RH ou em uma equipe de vendas.
O que devo saber sobre gerenciamento de contratos?
Como já mencionamos, gestão de contratos é o processo de gerenciamento de contratos desde sua criação até a execução. Inclui todo o ciclo de um contrato, desde as solicitações iniciais de propostas de fornecedores até:
- Cronogramas;
- Avaliação de desempenho;
- Datas de pagamento;
- Vencimento do contrato;
- Renovações.
Nesse ponto você precisa saber que o gerenciamento adequado de contrato, com entregas, prazos, termos e condições garantem maior satisfação ao cliente.
Esse processo afeta muitas outras áreas dentro de uma empresa, podendo influenciar significativamente sobre seu orçamento, operações, atendimento ao cliente e imagem pública.
Na gestão de contratos, a responsabilidade e a transparência são cada vez mais necessárias para atender os padrões regulatórios e de conformidade em uma empresa de atualização de firmware.
Por que preciso de um bom processo de contratos?
Não importa o tipo de negócio que você possui, os contratos formam a espinha dorsal de todos os relacionamentos de uma organização com fornecedores, parceiros e clientes.
Com essa importância para os negócios, pode-se dizer que o processo de gerenciamento de contratos guiará o ciclo de vida do seu negócio e se refletirá diretamente nos resultados.
Pontuamos algumas razões pelas quais você precisa de um processo eficaz de geração de contratos, sendo eles:
- Aumento do volume e complexidade de contratos;
- Pressão crescente para reduzir custos;
- A necessidade de otimizar o desempenho financeiro e operacional;
- Novos requisitos regulamentares;
- Necessidade de automatizar e melhorar processos contratuais;
- Aumentar a conformidade;
- Ampliar a capacidade de colaboração;
- Ampliar o trabalho remoto;
- Extrair insights significativos de dados.
Agora certamente você já entendeu como um gerenciamento eficiente de contratos ajudará a simplificar o funcionamento de sua organização, como uma empresa de construção e engenharia e melhorar seu desempenho.
A automação é o básico para uma administradora
Uma administradora de imóveis tem muitos contratos ativos sob seu controle, então o monitoramento se torna um processo caro.
Afinal, é um trabalho repetitivo que consome muito tempo e apresenta alto índice de erros quando feito manualmente, sendo os cálculos uma das etapas mais propensas a equívocos.
Automatizando sua gestão de contratos, sua empresa deixará de fazer todo esse processo manualmente. Pense em como seria ter todos os meses seu faturamento calculado de forma automática, sem erros e sem esquecer nenhum detalhe.
Isso é possível com uma gestão de contratos automatizada, e para implementar uma você pode pesquisar por uma consultoria em TI.
Como gerir um processo adequado de contratos?
Visando criar um processo completo de ponta a ponta, é necessário implementar um processo de gestão de contratos eficaz com o objetivo de agregar valor a cada contrato e entender as principais funções e responsabilidades.
Como pode ver, uma gestão eficaz não é importante apenas para impulsionar o desempenho e a produtividade, mas também indispensável para gerenciar riscos.
Uma concepção que tem mudado ao longo dos anos é que fazer o gerenciamento de contratos não é só arquivar documentos.
Quando falamos no termo atualmente, estamos envolvendo a compreensão de todos os aspectos do ciclo de vida de cada contrato, abordando riscos de negócio, custos e maximização da receita.
Com a contratação de uma boa empresa de gerenciamento de TI você pode implementar sistemas automatizados e de ponta.
Principais etapas da gestão de contratos
Precisamos pontuar que todo contrato tem um ciclo de vida no qual ele é criado, negociado, aprovado pelas partes envolvidas e é formalmente executado para garantir o cumprimento das obrigações do acordo.
Dessa forma, cada contrato tem um período legítimo, sendo alguns limitados por um tempo e outros são motivados por eventos específicos.
Os contratos podem expirar no final do prazo, mas algumas obrigações podem continuar além da data de expiração.
Por isso, em uma relação com uma assessoria contábil empresarial é importante entender que existe um ciclo de vida contratual e deve ser gerenciado para que ambas as partes cumpram suas responsabilidades.
É fundamental também para que as partes tenham ciência do estágio em que se encontram suas obrigações, se estão ativas ou vencidas.
Vamos examinar abaixo cada etapa do processo de gerenciamento de contratos para facilitar o entendimento.
Etapa 1: solicitação ou pedido
Uma das partes solicita ou inicia o processo de contratação, fazendo a coleta de informações para redigir ou criar o documento.
Etapa 2: criação
Na elaboração ou criação do contrato o documento é criado, observando cláusulas, termos e condições que foram acordados.
Etapa 3: aprovação e revisão
Nesse momento ele é enviado para as aprovações internas e externas, sendo encaminhado para todas as partes interessadas e designadas, como uma empresa de serviços de engenharia elétrica, por exemplo.
Etapa 4: negociação
Após o contrato redigido, começam as revisões das partes. Essa é uma das etapas mais longas e desafiadoras.
Etapa 5: assinatura
Após a negociação, o contrato é aprovado e enviado para as respectivas partes para sua assinatura.
Etapa 6: armazenamento
Nesse ponto é importante ter a garantia que os contratos serão arquivados e organizados de forma que possam ser facilmente encontrados para consultas e revisões quando necessário.
Etapa 7: cumprimento
Falamos aqui do gerenciamento das obrigações e compromissos contratuais. O não cumprimento de uma obrigação de desempenho, suporte ou pagamento poderá acarretar em violação contratual, com multas e perdas.
Etapa 8: gerenciamento
É fundamental que ao longo do contrato se gerencie prazos, renovações e qual é o relacionamento vigente com clientes e fornecedores para evitar perdas de prazos, pagamentos atrasados ou renovações desnecessárias.
Etapa 9: análise de desempenho e produtividade
É fundamental ter uma boa visão sobre o desempenho de seus contratos para desenvolver mais valor e inteligência nos negócios, reduzindo riscos.
Uma ferramenta que pode ser interessante é o CLM (Contract Lifecycle Management), que aprimora o desempenho da gestão de todos os contratos de uma empresa de acompanhamento e fiscalização de obras, por exemplo.
Como mensurar o desempenho dos seus contratos?
Aquilo que não é medido não pode ser gerenciável, então se você não tem diretrizes voltadas para medir o desempenho dos seus contratos, é porque não existe nenhum controle ou sistema de gestão efetivo.
As empresas que se destacam em seu setor são aquelas que se esforçam para identificar métricas de desempenho em todas as áreas do negócio.
As métricas te ajudam a saber o motivo das coisas estarem acontecendo de determinada forma, ajudando a descobrir problemas de forma objetiva e assim continuar seguindo o fluxo de seus objetivos e metas.
Por isso defina um ou vários KPIs (indicadores-chave de desempenho) examinando, por exemplo, a utilização do contrato, o valor, o volume, o desempenho geral e dados históricos.
Isso está ligado a todo o processo, precisando avaliar principalmente desde o processo de aprovação dos contratos.
Saber como analisar as métricas costuma ser bastante crítico para a maioria das empresas que não adotam soluções de gestão, como criação de documentos a partir de modelos pré-aprovados, ferramentas de colaboração em tempo real ou também assinaturas digitais.
De um ponto de vista geral, essas são apenas algumas necessidades básicas para acelerar os fluxos de trabalho de aprovação e cumprir os prazos de entrega dos contratos ou reduzir o tempo de resposta das transações da sua empresa.
Para escolher a ferramenta adequada você precisa conhecer o seu negócio a fundo, sabendo o quanto se planeja investir, qual o tipo de imóvel administrado, se o foco é voltado para vendas ou aluguel, entre outros pontos.
Na hora que você definir seu sistema de gestão de contratos, é importante ouvir a opinião de clientes e parceiros. Busque por sistemas robustos com as últimas tecnologias, como realidade virtual ou aumentada.
