Saiba quais tarefas automatizar em seu escritório de advocacia

Se tem uma verdade inquestionável no mundo dos negócios é o quanto a rotina das empresas tem se tornado cada vez mais corrida e desafiadora. Quando se fala da área de escritório de advocacia, isso é ainda mais verdadeiro e delicado.

Afinal, ali qualquer erro pode ser prejudicial para um cliente que esteja enfrentando dificuldades trabalhistas, cíveis, tributárias ou mesmo criminais. O que também seria bastante prejudicial para o escritório e sua marca.

Um modo de resolver isso é, justamente, recorrendo à automatização de algumas tarefas da rotina jurídica e advocatícia. Ao contrário do que alguns pensam, automação não é lidar apenas com esteiras industriais e braços robóticos.

Hoje existem aplicativos e programas em geral que podem ajudar empresas de qualquer segmento ou nicho de mercado. Um software de gestão empresarial, por exemplo, pode mudar totalmente o dia a dia numa corporação.

A Inteligência Artificial também está presente para ajudar em várias áreas, e não apenas quando o assunto é robótica ou cibernética. Tanto que a automação pode atuar em setores diversos da empresa, desde as vendas até a contratação de novos funcionários.

Também assim, o próprio sistema jurídico do país já começou a digitalizar várias de suas funções, da parte de tribunais, cartórios e afins. Daí que se discuta tanto questões como “assinatura digital”, “documento eletrônico”, “certificado online” e outros.

Do mesmo modo, os clientes são cada vez mais conectados e exigentes, de modo que a internet faz parte do dia a dia deles. Então existe uma série de funções que um escritório pode digitalizar, automatizar e, com isso, atrair mais clientes e oportunidades.

Portanto, numa época em que a concorrência cresce cada vez mais, e na qual milhares de advogados se formam todo ano, é preciso buscar algum diferencial. O que, aliás, serve para todos os nichos de mercado.

Diariamente surgem centenas de novos negócios, todos concorrendo entre si pela atenção das pessoas. Tanto que se você analisar a rotina de um escritório de contabilidade em São Paulo hoje e dez ou vinte anos atrás, verá diferenças consideráveis.

Por isso decidimos escrever este artigo, trazendo alguns conceitos importantes da área, bem como dicas práticas sobre quais tarefas automatizar em um escritório de advocacia. Se você quer entender melhor como isso pode ser feito, basta seguir adiante na leitura.

Automação e cultura organizacional

Imagine a cena: muitas vezes um advogado precisa estudar juridicamente seus casos, para poder se posicionar com mais eficiência, ao mesmo tempo os clientes não param de ligar, mandar e-mails ou mesmo mensagens de rede social.

Como conciliar todas essas coisas? Aí é que entra o papel da automação de escritórios, especialmente no tocante a softwares e aplicativos digitais.

Segundo o Centro de Ensino e Pesquisa e Inovação (CEPI), em parceria com a FGV – Fundação Getúlio Vargas, 90% dos escritórios de advocacia consideram a automação importante, e mais de 75% já utilizam pelo menos um sistema de gestão.

Lembrando que a automação passa por todas as equipes e áreas. Ou seja, um software de assessoria contábil pode automatizar o processo do escritório jurídico, mesmo que não seja uma solução diretamente ligada à rotina advocatícia.

Nesse sentido, os setores que podem se favorecer são:

  • O marketing/publicidade;
  • O comercial e as vendas;
  • Recrutamento e novos talentos;
  • Setor de Relações Humanas;
  • Toda parte de contabilidade;
  • Entre outras frentes similares.

Lembrando que tudo depende do tamanho do escritório. Se ele for muito grande, a terceirização de facilities já pode ajudar muito, assim como uma plataforma de apuração de tributos também ajuda a automatizar processos.

Por isso, ao falar em automatização estamos falando em cultura organizacional. É importante que isso faça parte da filosofia da marca, de modo que todas as pessoas sejam envolvidas, desde a diretoria até a recepção da empresa.

Plataformas unificadas em tempo real

Como mencionado, o sistema jurídico do nosso país está se digitalizando rapidamente. Isso implica que vários órgãos do governo já são capazes de emitir documentos, resultados, pareceres e dados online, em todas as instâncias de um processo.

Assim, o advogado já não precisa perder tempo visitando dezenas de tribunais para acompanhar o andamento dos processos. Além disso, há softwares que integram até mesmo a digitalização desse processo.

Desse modo, seja um caso trabalhista, cível ou de segurança patrimonial, é possível verificar na mesma tela todos os andamentos de vários processos. Hoje essas plataformas também trabalham em tempo real, com integração digital.

Isso quer dizer que você pode ser avisado em seu celular quando uma movimentação muito importante está acontecendo, e já encaminhar o processo de resolução com seus colaboradores, estagiários e afins.

Sobre deadlines e organização de tarefas

Além do recolhimento de informações de tribunais e dos alertas que esses programas podem emitir, é possível integrá-los a outros aplicativos ainda mais facilitadores. Como para fazer a gestão de agenda, com controle de prazos e organização de tarefas.

Ou seja, se você já tem um sistema próprio de agenda, ligado ao seu e-mail, por exemplo, ele pode ser integrado com o sistema jurídico. Mesmo agendas pessoais podem cumprir esse papel, tornando os prazos e deadlines mais seguros.

Aí é que entra a organização e delegação de tarefas, como no caso de uma legalização societária, que pode exigir várias etapas no processo, desde a comunicação com o cliente até os vários funcionários internos envolvidos.

De fato, todo bom líder e gestor de equipes sabe que o segredo da eficiência está em saber pensar cada ação como um todo, lançando mão do talento de cada um para atender demandas e resolver crises o mais rápido possível.

Os softwares de gestão de trabalho têm se popularizado bastante no Brasil. Alguns deles são gratuitos e permitem integração de pequenas equipes, outros cobram uma mensalidade, especialmente quando a equipe é maior.

Também precisamos lembrar que vivemos a época do home office e dos coworkings. Com esse tipo de automatização é perfeitamente possível seguir a rotina à risca, mesmo que um ou vários funcionários tenham que trabalhar a distância.

Entenda o GED e a Computação na Nuvem

Talvez você nunca tenha ouvido falar em GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), mas é muito provável que já tenha passado pela péssima experiência de perder um documento, ou demorar para encontrá-lo em tempo hábil.

Na rotina de um escritório de advocacia isso pode gerar graves transtornos, inclusive com riscos de trazer prejuízos que atentam contra o patrimônio ou mesmo a liberdade dos clientes, daí a questão da morosidade e responsabilidade do advogado.

O GED é a automação que permite digitalizar cada novo documento. Quando integrado com a Computação na Nuvem, é possível torná-lo acessível de qualquer lugar do mundo, o que ajuda na rotina de empresas que contam com filiais.

Imagine a área de serviços de contabilidade, por exemplo. Foi-se a época em que era preciso ficar trocando longos e-mails, atualizando documentos e tabelas, hoje esses documentos são acessados simultaneamente por toda a equipe, também em tempo real.

Pensando no médio e longo prazo

Já ouviu dizer que facilidade traz facilidade, e que dificuldade gera mais dificuldades? É isso mesmo, uma vez implementado um software que automatiza um processo, vai ficar cada vez mais fácil amarrar as pontas de todos os processos da empresa.

Após automatizar o comercial e as vendas, como citado acima, certamente vai ficar mais fácil fazer a gestão financeira da empresa, não é mesmo? Assim, as cobranças vão acontecer de modo mais eficiente, transmitindo idoneidade aos clientes.

Mais ainda, se houver a necessidade de fazer algo como uma consultoria fiscal, você não vai precisar se preocupar, pois terá todos os números em mãos. A mesma situação vale para o caso de fiscalizações e declaração de satisfação para órgãos tributários.

Também assim, a emissão de dados e relatórios sobre o escritório vai ser mais eficiente e assertiva. Lembrando que sem métricas não há como estabelecer metas de crescimento no médio e longo prazo.

Considerações finais e vantagens

Certamente as vantagens e benefícios de automatizar a rotina de um escritório de advocacia já ficaram claras em tudo que foi dito até aqui.

Ainda assim, é possível listá-las de maneira ainda mais clara, o que também pode facilitar na hora de fazer reuniões e projetar cenários futuros. Assim, o que a empresa pode ganhar com tais implementações é:

  • Aumento na produtividade;
  • Otimização de processos;
  • Maior sinergia entre a equipe;
  • Rotina mais segura e constante;
  • Redução de erros humanos;
  • Horizonte de médio e longo prazo;
  • Entre tantas outras similares.

De fato, uma das maiores vantagens é o fato de que, ao automatizar funções e aprender a delegar as tarefas, os gestores ganham mais fôlego para lidar com suas incumbências. Na prática, isso permite focar em projetos mais importantes para o crescimento.

Com isso fica claro como um escritório de advocacia pode mudar totalmente sua realidade com a ajuda da tecnologia e da automação, tornando-se mais competitivo no mercado e fortalecendo sua marca perante o público.

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