Processos físicos e eletrônicos: você sabe a diferença?

Montantes de cadernos empilhados nos cartórios. Até pouco tempo atrás, este era o cenário mais provável de se encontrar, já que os processos eram todos físicos e amontoados de papéis eram algo inerente à rotina judiciária.

Com a intenção de tornar os trâmites processuais mais céleres, a tecnologia transformou gradativamente, desde 2007, os processos em eletrônicos. Naquele ano, foi promulgada a lei nº 11.419, de dezembro de 2006, que determinou que os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos têm garantia da origem e de seu signatário. Isso quer dizer que desde 2006, os documentos eletrônicos são considerados originais para todos os efeitos legais.

O uso de processos eletrônicos e físicos

A partir desta lei, ao invés da utilização do meio físico impresso (papel), a justiça passou a contar com informações armazenadas em grandes bancos de dados digitais. E é essa basicamente a diferença entre processos eletrônicos e físicos.

A ruptura na forma de trabalho

A transferência do meio físico para o digital trouxe uma grande ruptura para os profissionais do direito que atuavam até então no modo tradicional.

Além de o acompanhamento processual ser realizado online, com intimações feitas de forma automática aos advogados por e-mail, o velho hábito de ir até o Fórum onde tramitava o processo de interesse – em horário comercial, para protocolizar uma petição -, deixou de existir. Com conexão à internet, essa ação passou a ser realizada de qualquer local e em qualquer horário.

No sistema eletrônico, tarefas antes realizadas necessariamente por servidores públicos também deixaram de existir, como a triagem processual para lançamento do próximo trâmite.

O agendamento de atos processuais de forma automática – citações eletrônicas, designação de audiências, intimações e notificações – reduziu drasticamente o trabalho dentro das secretarias, deixando espaço para que os servidores pudessem se ocupar de outras atividades.

Afinal, o processo eletrônico é confiável?

É natural que uma quebra de paradigmas gere desconfiança e incerteza. Com o início da informatização da justiça, uma grande parte dos profissionais do direito foi resistente às mudanças, acreditando que pudesse não haver uma confiabilidade nos dados disponibilizados de forma digital.

O conservadorismo da classe, no entanto, foi sendo suplantado aos poucos pelos benefícios proporcionados pela informatização dos dados processuais e à medida que foram sendo provadas que as informações não se perdiam no meio digital. A segurança que o papel proporcionava também passou a ser percebida no meio eletrônico.

As diferenças entre o papel e os dados digitalizados, ou seja, entre processos eletrônicos e físicos, passaram a ser despercebidas aos poucos com o ingresso das novas gerações de advogados no mercado de trabalho. Novos tempos, novas gerações e consequentemente, maior aceitação a tudo o que é eletrônico.

Se antes era impossível pensar num processo digital, hoje, para os jovens advogados, é difícil acreditar que o papel era o meio de se obter informações processuais.

Agora se espera cada vez mais que a tecnologia continue sendo aliada da justiça para auxiliá-la, sobretudo, a ser mais célere. Afinal, apesar dos avanços, esse continua sendo um de seus grandes gargalos.

Tempo de tramitação do processo eletrônico x processo físico

Um estudo recente encomendado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) à Fundação Getúlio Vargas (FGV) demonstrou os ganhos de eficiência que o PJe possibilitou desde sua implementação.

Menos de 25% dos processos eletrônicos ultrapassaram a barreira dos 4 anos de duração, enquanto que mais de 50% dos processos físicos tramitaram por mais de 4 anos.

Outro ganho substancial apresentado no estudo foi quanto ao tempo cartorário do processo. Este tempo é compreendido como o tempo em que o processo não está aguardando uma decisão, mas sim a realização de alguma tarefa no cartório judicial. Processos impressos têm uma média de 144,19 dias de tempo cartorário. Processos eletrônicos, uma média de 97,36 dias, ou seja, 48% menos tempo de trâmite.

Pelo estudo constatou-se também que o tempo para tomada de decisão do juiz é menor em processos judiciais eletrônicos do que nos processos físicos.

Economia gerada

Ainda de acordo com o CNJ, tramitam hoje na justiça mais de 4 milhões de processos em pelo menos 2,2 mil órgãos julgadores.

Aqui na Advise, onde é realizado o recorte dos Diários dos poderes executivo, legislativo e judiciário, o volume é ainda maior. Em média são 18 milhões de recortes mensais encaminhados aos advogados que assinam o serviço de monitoramento de processos e publicações.

O impacto dessa transformação é muito grande e chega em diversos envolvidos. São beneficiados, dentro dos tribunais, os usuários, desenvolvedores de sistema, servidores e magistrados. Do lado externo, os advogados e as partes envolvidas no processo, ou seja, o cidadão, que é o “consumidor final” dessa cadeia.

Além disso, há impacto significativo também do ponto de vista sustentável. Já imaginou quantos milhões de papeis deixaram de ser impressos desde que o processo eletrônico passou a valer? Qual o impacto disso ao longo do tempo?

No Tribunal do Trabalho da Paraíba (13ª Região) esse cálculo foi realizado e no período de uma década, entre 2007 e 2017, 2.838.000 folhas em tamanho A4 deixaram de ser usadas. Em reais, o TRT13 economizou, por ano, R$ 102.168.00. Além disso, quase 3 mil árvores foram poupadas de corte.

O processo de transição

O maior impacto para os profissionais do Direito aconteceu em 2007, época da transição entre os processos físicos e os eletrônicos. No início houve resistência por medo de que os dados pudessem se perder. Passados mais de 10 anos, o olhar de duas advogadas demonstra como os ganhos de eficiência com os processos eletrônicos superou todas as expectativas negativas do passado. Confira no vídeo abaixo.