Assinatura digital: passo a passo + 4 dicas de como implementar no seu escritório

Diversas são as tecnologias importantes que precisam ser olhadas e implementadas dentro dos escritórios de advocacia, como a assinatura digital. Contar com a ajuda das inovações e tendências de mercado é essencial para se diferenciar no setor e oferecer ainda mais experiências e facilidades para os clientes.

Você sabe o que é a assinatura digital, como ela funciona e como utilizá-la no seu dia a dia? Para te ajudar, reunimos informações cruciais sobre ela e dicas para implementar em seu negócio. Confira!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma técnica para assinar documentos de forma não presencial e ela equivale a assinatura de próprio punho, oferecendo segurança e legitimidade para autenticação de documentos eletrônicos.

A assinatura utiliza chaves criptografadas de um certificado digital para identificar aqueles que estão assinando, protegendo informações e conferindo validade jurídica para os documentos.

Essa forma de validação pode ser aplicada a contratos, procurações, laudos médicos, transações online, entre outros. Se ela já era importante em um passado não tão distante, em um momento que o home office e o distanciamento são cada vez mais tendências do mercado, ter uma assinatura digital é crucial para clientes e escritórios.

Desde a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, em 2001, o artigo 10 da MP nº 2.200-2 declaram que os documentos digitais passaram a ter validade jurídica em todo Brasil e podem substituir o papel, evitando idas ao cartório e encontros entre as duas partes do documento.

Sendo assim, com a assinatura digital, sua empresa, escritório ou departamento elimina o processo manual de coleta de assinaturas, envio de documentos, reconhecimento de firma e encontros presenciais para coletas rápidas e ágeis para assinaturas de clientes e advogados.

É muito comum que as pessoas confundam assinatura digital com assinatura eletrônica. Embora ambas ocorram no mundo virtual, é preciso entender a sua diferença. A assinatura digital só pode ser realizada com um certificado digital e ele é o que confere sua segurança e validade jurídica.

Já assinatura eletrônica é simplesmente aquelas imagens da sua própria assinatura ou a assinatura desenhada em mesas de desenho virtual ou nos próprios tablets, computadores ou celulares.

Certificado digital

O certificado digital é elemento necessário para que a assinatura digital funcione, ou seja, ele é como uma identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa. É através dele que é possível fazer assinaturas com valor jurídico.

O certificado é como um “RG do mundo digital” e por meio de criptografia de dados ele garante a autenticidade e integridade das transações realizadas nos meios online.

Como ter um certificado digital?

Agora que você sabe mais sobre certificado e assinatura digital é importante entender como de fato utilizá-lo em seu escritório. Pode parecer difícil, mas o processo para ter o certificado e a assinatura é bem simples de ser executado!

Escolha o modelo e tipo do certificado

Diversos são os modelos de certificados digitais e eles devem ser escolhidos de acordo com sua necessidade e natureza jurídica em que serão utilizadas. Para os advogados inscritos na OAB, utiliza-se o e-Jurídico.

Existem alguns tipos de certificado com finalidade diferentes, níveis de segurança e prazos de validade. Para a assinatura digital, é popularmente conhecido e utilizado o A1, válido por um ano e instalado e armazenado diretamente em um computador.

Há também os A3/S3/T3, são armazenados em token ou Smartcard, podendo ser válidos de um, dois ou três anos e alguns possuem recursos extras de segurança, como carimbo do tempo.

É importante ter atenção onde será feita a aquisição de seu certificado digital. Existem várias entidades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) para essa emissão. Antes de fechar qualquer negócio, tenha certeza de que a entidade é certificada.

Faça a validação

Após a compra e confirmação do pagamento, será agendada a validação do seu certificado. Essa fase é obrigatória para a emissão e nela você apresentará toda a documentação exigida e serão feitas coletas e registros de dados biométricos, como fotos e impressões digitais.

Feito isso, é só instalar seu certificado. A instalação pode variar de acordo com o local da sua compra, mas no geral, elas são rápidas e simples e basta seguir os passos orientados pela entidade certificadora.

Como assinar os documentos?

Com o certificado digital validado e instalado, seu escritório já pode assinar documentos com validade jurídica de forma virtual. É comum que os advogados façam assinaturas dentro de PDF ou até mesmo no Word. Não existem muitas dificuldades para essas possibilidades:

Documentos PDF

Antes de iniciar, é importante verificar a versão do seu programa, afinal, nem todos aceitam a assinatura de documentos com certificado digital. Para não ter retrabalhos, esteja sempre com seus softwares atualizados dentro de todas as possibilidades.

Sabendo que seu programa está em dia, é só seguir os seguintes passos:

  1. Abra o documento.
  2. Clique na aba Assinar -> Preencher e assinar -> Ferramentas de preencher e assinar -> Assinar com certificado -> Avançar.
  3. Demarque o local onde a assinatura deve ficar. Você pode incluir a assinatura em diversas partes, portanto é essencial demarcar onde ela estará.
  4. Após selecionar os espaços, escolha a assinatura mais adequada (caso possua mais de um certificado digital) e conclua no botão “Assinar”.
  5. Feito isso, salve o documento para que o processo fique completo. Vale lembrar que, se o seu certificado for do tipo A1 nenhuma senha será exigida. Já para aqueles A3, serão pedidas a senha de autenticação para completar o processo de assinatura.

Documentos Word

Em documentos Word também é possível inserir sua assinatura digital e o processo também é simples quanto o anterior!

  1. Abra o documento a ser assinado
  2. Selecione o menu “Inserir” na barra de ferramentas e escolha a “Linha de Assinatura”.
  3. Um pop up de configuração vai se abrir, então preencha as informações necessárias. Aqui, é preciso ter atenção para que tudo seja informado corretamente. São pedidas as informações de signatário, cargo e e-mail e clique ok.
  4. Após o passo anterior, será adicionado um campo para a sua assinatura. Clique nela com o botão direito e selecione “Assinar”. Após isso, abrirá uma caixa em que haverá um campo em branco.
  5. O novo campo deverá ser preenchido com o nome de quem está assinando o documento. Após as inclusões, é só clicar em assinar.
  6. Outra caixa vai surgir, dessa vez a “Confirmação de assinatura”. Basta clicar em ok e seu documento será assinado. Se necessário, você pode verificar as informações na caixa lateral, em que constam as “assinaturas válidas”.
  7. Agora que o mais difícil já foi feito, salve seu documento e ele poderá ser enviado para onde for necessário. Lembre-se que, se qualquer pessoa tentar alterar informações do seu Word, ele chegará ao destino com a assinatura inválida.

Por que utilizar assinatura digital?

Com tudo que já falamos até aqui, certamente você já percebeu muitas das vantagens de ter sua assinatura digital em seu escritório, não é mesmo? Mesmo assim, separamos alguns benefícios para você entender ainda mais desse processo!

Otimiza e agiliza seus processos

Buscar assinaturas e encontrar pessoas para assinar documentos pode demandar tempo, transporte e gastos para seus colaboradores e clientes. Por meio de assinatura digital, a coleta de assinatura para que seus documentos sejam enviados ficam prontos rapidamente, onde quer que você esteja.

Reduz custos

Com essa agilidade e aumento de produtividade, naturalmente seus custos e esforços são reduzidos de forma exponencial. A assinatura digital reflete em redução de papéis, materiais de escritório, elementos de impressão, gastos com deslocamento, correios, transportadores, cartório, entre outros.

Da conformidade jurídica

Nada mais importante para um escritório de advocacia e seus clientes do que ter confiabilidade, segurança e processos dentro da conformidade jurídica. Uma opção que muitas empresas utilizam é digitalizar documentos e enviar por e-mail ou utilizar assinatura eletrônica, aquela que falamos no início do texto.

Além de deixar esses documentos e informações vulneráveis, isso não é válido juridicamente. Com a assinatura digital, sua empresa garante o melhor de segurança, autenticidade e integridade de todos os documentos, cumprindo normas de compliance e adequando os processos ao meio digital.

Te coloca no eixo de sustentabilidade

Mais do que ter tecnologias, processos e boas ferramentas, se preocupar com sustentabilidade e outras questões é essencial para se destacar no mercado e se colocar em uma posição diferenciada.

Ao reduzir o uso de papéis e gastos, mais do que impacto financeiro, seu escritório impacta também positivamente o ambiente em que está inserido.

Como implementar a melhor solução em seu negócio? 4 dicas para você!

Agora que você sabe mais sobre assinatura digital, suas vantagens, como utilizá-la e como de fato assinar, só falta implementar a sua, não é mesmo? Como dissemos, é preciso ter um certificado digital credenciado e para isso é importante escolher uma boa solução para ter resultados eficientes. Separamos 4 dicas para te ajudar nesse importante momento!

#1 Atenção à segurança

A segurança é um dos grandes pontos da assinatura digital, portanto é preciso ter atenção com esse tema no momento de implementações. Busque por parceiros que coloquem a segurança em primeiro lugar e que seu escritório possa confiar.

Entenda sobre os recursos utilizados, tecnologias, cibersegurança e times dedicados para esse tema. A segurança deve ser mais do que um ponto descrito no site da empresa, mas sim uma preocupação constante durante a geração dos certificados digitais.Tenha atenção se a empresa está adequada à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e se segue todas as normas do mercado.

#2 Considere a experiência do usuário

Os seus negócios não precisam se limitar ao escritório em um ponto fixo, não é mesmo? É possível que seus advogados e clientes estejam nos mais diversos lugares e é preciso ter parceiros que ofereçam essas facilidades onde quer que você esteja.

Verifique as possibilidades por computador, dispositivos móveis e que funcionem de acordo com suas necessidades. Pense na experiência mobile, afinal, abrir PDF ou word por celulares podem ser frustrantes muitas vezes, não é mesmo?

É importante que sua escolha seja pensada olhando para todas essas possibilidades que existem dentro do seu negócio.

#3 Verifique integrações

A assinatura digital não deve ser pensada apenas em seu PDF e word e é importante verificar as opções de integração que seu certificado oferece. Pense em quais sistemas sua empresa utiliza e quais são necessários ter seu certificado e assinaturas integradas.

Imagine ter essa tecnologia e precisar baixar documentos e subir de novo em suas próprias ferramentas? Ter integração e facilidades faz toda a diferença para o andamento de seus processos e trabalhos na rotina.

#4 Suporte

Mais do que contratar uma ferramenta, é importante ter em mente que seu certificado e assinatura digital é um grande aliado para seu trabalho, portanto ele precisa estar sempre em funcionamento para que seus processos e prazos não sejam prejudicados.

Para isso, é preciso verificar todas as possibilidades de suporte que a empresa contratada oferece. Seu parceiro conta com suporte e times disponíveis em caso de dúvidas, problemas e necessidades?

Quais são as oportunidades de assistência que a empresa oferece para seus parceiros? Mais do que isso, como é o cuidado com atualizações, melhorias e otimizações para plataforma? Pensar nisso, é crucial para que seu escritório nunca fique despreparado por depender de terceiros.

A assinatura digital é uma tecnologia muito aliada aos escritórios, advogados e até mesmo aos seus clientes e parceiros. Contar com essa possibilidade é crucial para estar atualizado no mercado e ter possibilidades dentro de seus procedimentos e processos.

Você já possui sua assinatura digital? Já fez esse tipo de assinatura em seus contratos, documentos, petições e outras necessidades? Contar com possibilidades tecnológicas é essencial para seu negócio!

Agora você sabe mais sobre assinatura digital, que tal ficar por dentro de outros assuntos importantes para seu escritório e negócio? Assine nossa newsletter e receba todos os conteúdos em primeira mão!

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *