Gestão de advocacia: As melhores práticas para um escritório bem sucedido

Se você deseja que seu escritório de advocacia seja bem sucedido, primeiro você deve executar várias etapas de um plano estratégico para que isso ocorra. 

Comece executando sua prática jurídica da maneira mais eficiente possível. Em seguida, identifique os indicadores financeiros mais importantes da sua prática e crie um plano para garantir que você possa arcar com o seu crescimento e sucesso.

Neste artigo, vamos te explicar quais são as melhores práticas para um escritório de advocacia bem sucedido, acompanhe. 

#1 Crie sistemas eficientes

Os advogados sabem tudo sobre a importância da documentação quando se trata de seus processos legais, mas nem sempre dedicam um tempo para manter um registro de suas práticas internas.

As instruções para tarefas frequentemente repetidas, como arquivar documentos, entrar em contato com clientes, visitas e agendamento de reuniões, devem ser claras e fácil acesso para todos da equipe.

Os processos estabelecidos para esse tipo de tarefa removem o atrito e permitem que o trabalho ocorra de maneira rápida e fácil. 

Procedimentos por escrito também permitem que seu escritório de advocacia opere sem problemas quando você não estiver lá. 

A otimização de todos os seus recursos antes de tentar aumentar sua equipe ou áreas de atuação realiza várias coisas.

Ela libera os fundos necessários para o crescimento, economizando tempo em tarefas tediosas e permitindo faturar com tarefas mais lucrativas com esse tempo economizado.

Uma boa documentação vai garantir que todos os processos do seu escritório sejam executados com alta eficácia, gerando um aumento na produtividade e também a co-gestão de novos colaboradores.

Isso facilita a contratação de funcionários em potencial, porque você terá uma ideia mais clara do que espera que eles façam e o treinamento de novos contratados, porque eles possuem instruções internas para as tarefas essenciais.

Tornar-se verdadeiramente focado nos sistemas requer um compromisso de longo prazo da liderança. 

Sua equipe ignorará os procedimentos se estes não forem vistos como uma prioridade crítica do trabalho. 

E assim que os documentos ficam desatualizados, eles se tornam inúteis para o treinamento e o gerenciamento da rotatividade de pessoal.

#2 Identifique tarefas para delegar

Se o seu objetivo é o crescimento, os líderes do escritório devem priorizar as tarefas que permitem isto, ou seja, as tarefas que geram mais receita. 

Isso geralmente significa que eles não podem lidar com todas as atividades pelas quais costumavam ser responsáveis.

A delegação pode ser particularmente difícil para advogados de pequenas empresas, porque sua identidade pessoal está frequentemente entrelaçada com a do escritório, que muitas vezes tem seu sobrenome.

Para que os proprietários gerenciem o crescimento com sucesso, devem parar de olhar para a prática da lei como uma extensão pessoal deles mesmos e começar a vê-la como uma empresa independente que pode operar sem eles.

Aqui estão alguns exemplos de tarefas que os advogados devem delegar efetivamente para liberar seu próprio tempo para um trabalho mais lucrativo:

Atendimento ao Cliente

A ideia de uma “equipe de atendimento ao cliente” pode fazer você pensar em uma empresa de varejo. 

No entanto, muito do que pesa o tempo de um escritório de advocacia são suas solicitações de atendimento ao cliente, como atualizações sobre o status de seu processo e perguntas sobre datas e cronogramas.

Ao contratar uma equipe dedicada para lidar com essas solicitações, você libera tempo para os advogados trabalharem mais. 

Mas, no processo, você também aumenta a satisfação do cliente e, portanto, aumenta suas chances de obter referências e manter os clientes a longo prazo.

Financeiro

A maioria dos advogados está acostumada a terceirizar seus tributos para contadores. 

Mas os advogados inteligentes sabem que também podem delegar tarefas financeiras como faturamento, cobrança de contas e folha de pagamento a profissionais ou programas de software dedicados.

Gestão de visitantes

Se você já possui uma equipe da recepção em um escritório físico, o trabalho deles será cada vez mais exigente à medida que sua prática cresce. 

Se a equipe da recepção também for responsável pelas tarefas de gerenciamento ou administração do escritório (como muitas são), um software de gerenciamento de clientes poderá ajudá-los a verificar as pessoas de maneira rápida e eficiente e se concentrar em outros trabalhos.

Os softwares de gerenciamento de clientes também são conhecidos como CRMs (Customer Relationship Manager), eles ajudam você a manter contato com seus clientes e também potenciais clientes.

Além disso, se você ainda não possui uma equipe de recepção, poderá impedir interrupções prejudiciais com um balcão de entrada de visitantes autônomo na área do lobby.

Gestão de processos

Atualmente, existem diversas ferramentas específicas no mercado que facilitam para os advogados o gerenciamento de documentos de processos, anotações, agendas, datas, despesas.

Esses programas, também chamados de softwares jurídicos, vêm com vários recursos. 

Mas o principal desafio na gestão de advocacia é a gestão de processos. O seu software precisa ajudar os advogados do escritório a acompanhar prazos e deferimentos realizados.

#3 Faça análises financeiras e de produtividade antes da contratação de pessoas

Se você percebe a necessidade de contratar mais pessoas, provavelmente as coisas estão indo muito bem para o seu escritório no momento. 

Mas contratar em período integral é um grande compromisso a longo prazo. 

Você pode pagar pelo salário, pelos benefícios e outras despesas deste contrato durante todos os meses do ano? 

E se o seu crescimento desacelerar ou você encontrar outras despesas inesperadas? Ninguém quer contratar, apenas para deixá-los ir pouco tempo depois.

É por isso que você precisa calcular cuidadosamente quanto custará realmente contratar alguém para qualquer função. 

Em seguida, calcule quantos novos clientes, compromissos ou horas faturadas você precisará atingir para pagar o novo funcionário a longo prazo.

Você pode realmente pagar esse novo contratado? Estabeleça metas financeiras claras primeiro. 

Controlar esses números dará a você objetivos concretos para atingir e ficará mais confortável com o que será necessário para pagar sua equipe. 

Se você executar os números e não se sentir confortável com o risco, considere que não precisa contratar um período integral. 

Nossa sugestão é que os escritórios de advocacia lidem com os seguintes números antes de contratar:

  • Taxa média por cliente;
  • Número médio de palestras mensais e frequência média;
  • Número de reuniões iniciais por mês nos últimos seis meses;
  • Número de reuniões iniciais já agendadas para os próximos meses;
  • Taxa média de engajamento (quantas reuniões iniciais se transformaram em engajamentos);
  • O custo médio para adquirir um novo cliente.

Esses indicadores podem te ajudar a mensurar a produtividade atual do seu escritório, e em cima deles tomar uma decisão mais assertiva em relação à contratação de mais pessoas para o time.Boa sorte em seus esforços para ter sucesso com o seu escritório de advocacia, para mais informações assine nossa newsletter clicando aqui.

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