Nós sabemos que a sua rotina não é nada fácil e é por isso que vamos falar de software para advogados. Uma agenda lotada de compromissos e tarefas. Atender clientes. Captação de novos contratos e recursos. Fazer networking. Se aperfeiçoar e ainda dar conta de todos os outros desafios cotidianos desse mercado, é algo que conhece bem, certo?.
Mas você sabia que é possível melhorar esse cenário, ser mais produtivo e ter ainda mais resultados sem que você precise de mais horas no seu dia?
Parece impossível, mas não é! Essa é a vantagem de contar com software para advogados.
De acordo com a pesquisa Tecnologia, Profissões e Ensino Jurídico, 77% dos escritórios de advocacia do Brasil já utilizam desse tipo de tecnologia para economizar tempo, melhorar a gestão e reinventar fluxo de processos para facilitar a rotina.
Se você quer fazer parte desses 77% e ter mais resultados por meio do uso de um software jurídico, esse artigo é para você!
O que é um software para advogados?
Um software jurídico também conhecido como sistema para advogados. O programa jurídico é um programa classificado como ERP (Enterprise Resource Planning) que utiliza inteligência artificial para facilitar a gestão do seu escritório, integrar setores, padronizar informações, automatizar tarefas e muitos outros recursos.
Esse tipo de sistema pode ser utilizado via nuvem ou instalado no desktop/notebook. Tudo vai depender da necessidade do seu escritório.
No mercado, existem dois tipos de programas jurídicos: os generalistas e os especializados. É importante saber essa diferença pois irá te ajudar na hora da escolher qual o programa ideal.
Os generalistas normalmente são mais completos em todos os aspectos, principalmente em funcionalidades. O foco desse tipo é oferecer “tudo em um só lugar” para auxiliar todos os tipos de advogados no dia a dia.
Já os especializados atendem necessidades específicas, ou seja, são projetados para suprir apenas essa determinada função.
Seja generalista ou especializado, um software jurídico é ideal para profissionais do Direito que querem aumentar sua produção, economizar tempo e ter mais praticidade.
Investir em uma tecnologia assim não é luxo, é uma necessidade
Um escritório que utiliza softwares para advogados sai na frente dos demais porque consegue garantir mais qualidade nos serviços prestados.
Isso acontece porque com a ferramenta você terá mais agilidade de resposta e perderá menos tempo com atividades manuais.
A maioria dos softwares possuem um sistema intuitivo onde você consegue aprender com facilidade todos os recursos e entender o que acontece no seu escritório graças a um layout simples e otimizado.
Além disso, com ele você pode:
- Controlar agenda;
- Acompanhar processos;
- Entender as prioridades da semana;
- Controlar prazos;
- Ter a certeza que ao final do dia você pode ir para casa descansar tranquilo porque nada ficou para trás;
- Não perder anotações importantes.
Sinais que o seu escritório precisa de um software para advogados
É certo que esse tipo de tecnologia pode ajudar diversos escritórios independentemente do tamanho e área de atuação. Mas nem sempre ele é necessário.
Esse tipo de tecnologia por mais prática que seja, exige estratégia de implantação.
Afinal, você estará fazendo uma mudança de processos. Sua equipe precisará de treinamento, alimentar a ferramenta e muitas outras pequenas adaptações.
Por isso, por mais que a ferramenta só venha a agregar, nem sempre ela é necessária nesse primeiro momento.
O primeiro passo para entender se o seu escritório precisa ou não de um software jurídico é analisar estrategicamente o cenário atual e como você quer que seja no futuro.
Nessa análise você irá identificar alguns obstáculos e necessidades para atingir esse objetivo, como:
- Uso de muitas planilhas para a gestão de processos e atividades;
- Não saber o que a equipe está fazendo;
- Não confia na forma que faz o monitoramento dos processos;
- Perdendo informações e prazos;
- Dificuldade de controlar as finanças do escritório;
- Falta de tempo se dedicar a outras áreas.
Se você se identificou com alguns dos aspectos citado acima, é sinal de que um software para advogados pode fazer uma grande diferença competitiva no seu escritório.
Vantagens de um software para advogados
Como você leu acima, o software jurídico é uma ferramenta que veio para tornar o seu trabalho mais produtivo e otimizado.
Além disso, existem outros inúmeros benefícios que o uso do software pode oferecer para aumentar a produtividade do seu escritório e consequentemente a lucratividade.
Confira as principais vantagens:
Controle de prazos
Esse tipo de ferramenta permite que você não perca mais as datas dos seus processos e tenha muito mais controle sobre os prazos, intimações, documentos e tarefas diversas.
Tudo fica disponível de forma prática para você ter uma visualização geral do que precisa ser entregue e quando.
Alguns sistemas até emitem alerta quando o prazo está se esgotando.
Segurança de dados
Lidar com informações de clientes é algo delicado e perder esses dados está fora de cogitação.
Com um software jurídico além de ter certeza de que os dados estão ali armazenados e de fácil acesso, esse tipo de tecnologia está no que chamamos de nuvem, onde tudo é criptografado.
Além disso, possui sistemas de segurança avançados para evitar fraudes, perdas e perigos online.
Automação: mais tempo para você cuidar de áreas importantes.
Quanto tempo você gasta atualizando processos? Fazendo algumas atividades mais administrativas? Muito, certo?
Com um software para advogados você consegue ter mais tempo para pensar em outras áreas mais estratégicas como prospecção de clientes, atendimento, análise de processos e outros porque ele automatizará as tarefas repetitivas de forma prática.
Redução de custos
Algumas atividades apesar de tomarem muito tempo, são muito importantes e precisam ser executadas no prazo correto.
Por causa disso, às vezes os escritórios precisam contratar mais colaboradores só para terem que executá-las e não deixar isso interferir na rotina.
Com o uso de um software para advogados como o Advise Hub você consegue garantir o cumprimento dessas tarefas com qualidade e no tempo certo, sem precisar aumentar a equipe.
Além de não precisar realizar a contratação de mais pessoas, com o software os custos com materiais de papelaria como papel, pastas e outros itens que são usados para o armazenamento dos processos irá diminuir porque tudo estará organizado e digitalizado no sistema.
Com menos material físico, você também precisará de menos espaço, ou seja, pode aproveitar melhor o ambiente do seu escritório para outras funcionalidades
Organização de processos
Diariamente, você precisa lidar com diversos processos, e administrar todas essas informações pode acabar sendo um desafio.
Apesar de ser possível controlar tudo isso em planilhas, você gastará muito tempo, terá que criar várias e sempre ter que consultar e atualizar uma por uma, aumentando os riscos de erros. Com um software jurídico você não precisa se preocupar com isso.
A organização de processos fica muito mais prática pois você colocará tudo em um mesmo lugar, cadastrar os clientes e vincular os processos a eles e a ferramenta faz todo o resto como atualizar as informações automaticamente de acordo com os dados lançados nos sites dos tribunais.
Segurança e facilidade para crescer
Lidar com o aumento de demandas no escritório nem sempre é uma tarefa fácil.
Quanto mais atividades, mais responsabilidades, mais recursos e não conseguir suprir isso vai impactar diretamente no crescimento do seu negócio, uma vez que a qualidade dos serviços cairá e os clientes ficarão insatisfeitos.
Com um software para advogados, você consegue lidar com isso facilmente pois conseguirá delegar atividades, se livrar das atividades manuais e ter os clientes mais próximos.
Gestão financeira
Uma outra forma de como o software para advogados pode ajudar seu escritório a ter mais produtividade é por meio do controle financeiro.
Com ele é possível gerenciar pagamentos, recibos, atividades e permissões tudo em um só lugar, de forma prática e sem precisar usar inúmeras planilhas.
Comunicação integrada
Independentemente do tamanho do seu escritório, facilitar a comunicação da equipe contribui diretamente para o crescimento da empresa.
Com esse tipo de ferramenta é possível que todos os advogados saibam o que cada um está fazendo, delegar tarefas e ainda tornar a comunicação do escritório transparente.
Mais foco no cliente
Com tarefas e processos automatizados e organizados, você tem mais tempo para focar no seu cliente, entender suas necessidades, dar feedbacks sobre as ações e criar estratégias de fidelização.
Dessa forma, além de conseguir deixar o seu cliente satisfeito você garante um grande diferencial competitivo diante da concorrência que ainda está perdendo tempo com burocracias e atividades manuais.
Como escolher a melhor opção de software para advogados?
Com tantas opções disponíveis no mercado, escolher a melhor é um verdadeiro desafio seja você advogado iniciante ou experiente.
O fato é que não existe melhor e nem pior ferramenta. Cada uma tem um propósito e perfil de demanda diferente. Tudo vai depender do que você precisa no seu dia a dia e o quanto está disposto a pagar.
É claro que existem algumas ferramentas que não valem tanto a pena e deixam a desejar, então para te ajudar a filtrar separamos algumas dicas sobre o que avaliar no sistema:
Mapeie sua rotina
Essa é hora de você analisar tudo em seu escritório e rotina como quantos advogados atendem, qual é o fluxo de processos, como funciona o atendimento ao cliente e etc.
Entender essa rotina facilitará na hora de escolher o melhor software para advogados e como os recursos dele pode auxiliar o seu escritório.
Identifique o que você quer melhorar
Para entender qual é o software ideal, primeiro você precisa saber quais são as necessidades do seu escritório para não errar na hora.
Busque referências
Converse com advogados parceiros, pesquise na internet, em grupos sobre a experiência com esse tipo de ferramenta.
Avalie o custo-benefício
O preço não deve ser a única coisa que você deve levar em conta, veja o que está incluso no valor do software como benefícios e recursos.
Pesquise sobre a empresa que desenvolve o sistema
Veja a experiência dela, os valores da empresa, possíveis reclamações e outros fatores.
Analise o atendimento
Entenda como funciona o suporte da ferramenta, horário de atendimento, agilidade na hora da resposta. Esse é um fator essencial na hora de escolher o software jurídico ideal para o seu escritório.
Possibilidade de integração com outras aplicações
Se você já utiliza um software ou usa outro método para fazer a gestão das atividades do seu escritório, cheque se o sistema escolhido faz integração.
Essa função irá conversar com as outras ferramentas, além de conseguir importar dados sem que você tenha que fazer isso manualmente.
Compare o software jurídico com a concorrência
Antes de definir qual o software para escritório de advocacia é ideal para você, é interessante comparar o sistema que você mais achou interessante com outras opções do mercado.
Confira o nosso artigo com mais dicas de como escolher o melhor software jurídico para você.
Quanto custa um software para advogados?
Existem opções para todas as necessidades, gostos e orçamentos.
Você pode usar desde ferramentas gratuitas, com menos funcionalidades e diversas limitações, até soluções mais avançadas que podem cobrar mil reais por usuário.
O valor dessas ferramentas variam muito, não existe um preço padrão, tudo depende do que vai ser oferecido.
Normalmente a contratação dessa tecnologia é feita por meio de planos, onde você identificará qual tem o melhor custo-benefício e qual se adequa mais a necessidade de hoje do seu escritório.
Apesar de ser um investimento um pouco salgado para muitos escritórios, vale a pena. Pode sair mais caro ficar sem ele, afinal você não terá uma visão macro do seu escritório.
Entendeu agora como um software para advogados pode fazer toda a diferença no seu escritório?
Agora, o próximo passo é pesquisar as opções e encontrar a que melhor se adequa às suas necessidades e rotina. Para você que está começando a integrar esse tipo de tecnologia no seu escritório, o Advise Hub é uma excelente opção.
Além da praticidade e diversas funcionalidades, você pode utilizar a ferramenta por módulos e ir incluindo recursos à medida que precisar.
Gostou de saber um pouco mais sobre como um software para advogados pode aumentar o seu faturamento? Então, aproveite para fazer um teste no Advise Hub e inicie agora mesmo a otimização da rotina do seu escritório.
