Acompanhamento de processos: como o advogado pode facilitar sua rotina

Os escritórios de advocacia passaram por grandes mudanças nos últimos anos. Se você é um advogado experiente, vai se lembrar que até meados dos anos 2000, precisava buscar suas publicações em diários impressos ou recebia seus recortes por fax.

Na era dos aplicativos, em que temos todos os serviços na palma da mão pelo smartphone, é inimaginável depender de impressos e fax para desenvolver sua atividade profissional. Novas tecnologias surgiram no setor jurídico e hoje é possível automatizar boa parte das atividades que tomam tempo em um escritório.

O acompanhamento de movimentações processuais é um exemplo de tarefa que pode ser realizada de forma muito mais simples com a ajuda da tecnologia. Confira neste post algumas soluções para o acompanhamento de processos que podem facilitar sua rotina.

Site dos Tribunais

Uma das formas de realizar o acompanhamento de processos é por meio do site dos Tribunais. O advogado precisa entrar no site de cada Tribunal e verificar se houve movimentação em algum dos seus processos, buscando um a um.

A plataforma de alguns Tribunais exige navegadores específicos em determinadas versões para acessar. Dessa forma, a pessoa responsável por buscar as movimentações processuais precisa ficar mudando de navegador, e algumas vezes até de dispositivo, para conseguir acessar o site de cada Tribunal.

Buscar os processos um a um nos sites dos Tribunais é uma tarefa cansativa e repetitiva. O escritório fica mais suscetível ao erro humano, o que pode gerar perda de prazos e retrabalho.

Planilhas

Outra forma comum de fazer o acompanhamento de processos é utilizar uma planilha para registrar as informações. Uma pessoa realiza a busca no site de cada Tribunal e registra todas as informações e movimentações de cada processo em uma planilha.

Além da possibilidade de algum dado ou movimentação ser perdida por falha humana, esse modelo de acompanhamento de processos apresenta um alto risco do arquivo se perder.

Isso acontece porque a maior parte dos escritórios e advogados não conta com uma solução de armazenamento em nuvem. Sendo assim, caso ocorra um acidente, que pode ser desde uma queda de energia até o roubo, com o computador no qual o arquivo está salvo, todas as informações referentes aos seus processos podem ser perdidas.

Isso significa que a gestão dos processos e prazos do seu escritório, e o sucesso na sua atividade profissional, ficam dependendo, exclusivamente, de um único equipamento.

Outra dificuldade é que o processo para reunir as informações na planilha pode ser trabalhoso e depende de uma ou mais pessoas para realizarem a coleta e organização dos dados. Além de não ser muito eficaz, gera um alto custo para o escritório.

Cadastro manual

Para facilitar o arquivamento das movimentações processuais existem alguns softwares que oferecem para o advogado a opção de cadastrar os processos manualmente.

O advogado ou outra pessoa do escritório pode cadastrar o número do processo (CNJ) na plataforma e inserir as informações relacionadas ao processo cadastrado. Isso significa que o processo e todas as suas movimentações são cadastrados manualmente pelo usuário da plataforma.

A diferença desse modo para as planilhas é uma maior segurança no arquivamento dos dados, já que estes ficam salvos em um software que pode ser acessado de qualquer dispositivo com internet e conta com a tecnologia de armazenamento em nuvem.

O problema desse modelo de acompanhamento de processos é que ainda depende de uma pessoa para consultar e registrar cada movimentação. Isso gera o risco de perder informações por erros causados pela falha humana, que provavelmente resultarão em perdas de prazo.

Acompanhamento de processos eletrônico

Uma solução mais eficiente é utilizar um software de gestão de escritórios jurídicos, como a plataforma Advise. O advogado só precisa cadastrar o número do processo, a partir daí, é com a Advise. O software reúne todas as movimentações processuais e o histórico de cada processo no acesso do cliente.

Existe a opção de ser notificado via e-mail a cada nova movimentação processual. Também é possível criar prazos e gerar lembretes diretamente de cada processo cadastrado. Além disso, é possível adicionar informações ou observações manualmente, caso haja necessidade.

Essa forma de realizar o acompanhamento de processos destaca-se pela eficiência e segurança, economizando tempo do advogado e colaborando para a automação da gestão de escritórios jurídicos.

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