Gestão do conhecimento: por que é importante e como melhorar no seu escritório jurídico

Seu escritório está estruturado para extrair o melhor de cada colaborador? Seus colaboradores estão alocados em áreas que correspondem às suas principais habilidades? Se a resposta for não, você precisa se familiarizar com o conceito de gestão do conhecimento e sua aplicação.

Você com certeza já ouviu falar neste termo, principalmente porque é bastante utilizado em administração empresarial, mas tem sido cada vez mais difundido para setores em que a administração não ocupa papel de tanto destaque.

Com cada vez mais informações e conhecimento disponíveis, de maneira gratuita ou não, na internet, o ser humano possui competências além das que utiliza no dia a dia do trabalho, mas que também podem ser aplicadas de maneira multidisciplinar no ambiente laboral.

Por meio da gestão do conhecimento, é possível adquirir maior produtividade, mais tempo e competências extras para a equipe. Também é possível gerir melhor o conhecimento produzido por sua empresa com um software jurídico especializado no tema.

Mas o que é exatamente gestão do conhecimento? Qual a sua importância para um escritório jurídico? Como utilizar esta ferramenta? Siga a leitura!

O que é gestão do conhecimento?

É um termo que surgiu do inglês, knowledge management, e engloba uma série de ações que deveriam ser tomadas por empresas na rotina diária.

De maneira sucinta: significa identificar e avaliar os conhecimentos disponíveis e desejáveis para o aprimoramento de uma empresa.

A princípio, a gestão do conhecimento – ou GC – busca identificar os conhecimentos que já existem entre os colaboradores e que são usados para fazer a empresa andar.

Segundamente, o conceito trabalha a transformação e difusão destes conhecimentos por meio de métodos, para que a empresa não dependa de funcionários específicos que concentram algum tipo de conhecimento.

Por fim, por meio da gestão do conhecimento, é possível descobrir as competências que seriam interessantes para a empresa e desenvolvê-las com objetivo de fazer a organização funcionar melhor.

Estudos demonstram que investimentos em capital intelectual têm um melhor custo-benefício para as empresas e que, utilizando a GC, é possível aumentar estes investimentos a partir da redução de outros custos operacionais.

O objetivo do conjunto de tecnologias e procedimentos que compõe a gestão do conhecimento é apoiar a criação, a transferência e o aproveitamento do conhecimento nas empresas.

Apesar de o conceito ser relativamente simples, ele é bastante multidisciplinar e amplo. Neste sentido, é aconselhável que a aplicação desta ferramenta de forma eficaz precise estar apoiada na melhor literatura possível e ser implementada de maneira profissional.

Componentes da gestão do conhecimento

Em momentos difíceis, administrar as informações produzidas por todos os envolvidos na organização configura uma vantagem competitiva, fortalece os negócios e constitui um importante caminho para a inovação.

A partir daí, empreendimentos de todo porte estão adotando a GC, que vem se tornando uma tendência no ambiente corporativo. E como adotá-la e implementá-la?

Antes de descobrir os poderes da gestão do conhecimento em um escritório de advocacia, vamos compreender os procedimentos dentro de uma empresa normal.

Tudo se inicia por meio de um estudo sobre a organização, dando atenção especial ao passado, ao presente e tendo claros os planos futuros, e de como as atividades são desenvolvidas em cada setor.

Com isto, é possível compreender as melhores práticas a serem adotadas e as que devem ser reduzidas ou eliminadas de modo a cumprir os objetivos estabelecidos.

Amplificando, podemos representar a gestão do conhecimento por meio de alguns componentes. Vamos a eles:

Gestão dos conhecimentos organizacionais:

Definir diretrizes e metodologias com o fim de proteger o conhecimento organizacional, considerando as etapas do ciclo de gestão: criar, captar, registrar, analisar, distribuir, compartilhar e reutilizar;

Gestão de competências:

Estabelecer os critérios para mapear as competências individuais e institucionais, identificando necessidades e habilidades de modo a definir as ações cabíveis para efetivar os processos;

Gestão de talentos:

Definir o perfil do profissional adequado a cada atividade para saber onde alocar cada colaborador. Nesta etapa, é importante proteger o conhecimento por meio da realização de treinamentos para substitutos e parceiros;

Busca por melhores práticas:

Identificar as ações apropriadas para aprimorar cada método, aproveitando ao máximo tudo que já foi realizado;

Desenvolvimento de pessoas:

Foco em educação, treinamento e desenvolvimento, definindo normas para estruturar e executar programas nesse sentido. Nesta etapa, serão utilizadas as informações extraídas na gestão de competências e de talentos;

Aprendizagem organizacional:

Fazer com que todos consigam aprender melhor e mais rápido a partir de estudos, regras e orientações a respeito do processo de aprendizagem. Aqui, vale qualquer ferramenta para alcançar isso, como o Canvas Jurídico.

Implementando a gestão do conhecimento

Compreendendo os componentes da GC, podemos partir para a sua implantação, que é dividida em quatro etapas.

A primeira consiste no diagnóstico, que nada mais é do que analisar o grau de maturidade do empreendimento. Com isto, será possível avaliar a capacidade da empresa de responder ao que o mercado busca, organizando o conhecimento neste sentido.

Ainda nesta fase, elabora-se o plano de negócios, que justifique a importância da GC para o empreendimento.

Este plano específica a ideia de negócio a ser trabalhada e serve para viabilizar iniciativas e como métrica para avaliar os resultados delas. Sua metodologia segue critérios como justificativa, objetivos, descrição do método ou do projeto, intervenção da GC, fatores de sucesso e análise de custo-benefício.

Agora é chegada a etapa na qual é possível planejar as ações, definindo visão, objetivos e estratégias da gestão do conhecimento.

É imperativo que os responsáveis pela administração desse procedimento sejam apontados e as ações devem conter ordem de prioridade e serem implementadas individualmente, em equipe e nos ambientes interno e externo.

Em terceiro lugar está a etapa de teste. Qualquer ação ou metodologia implantada em uma organização precisa passar por esta fase e com a gestão do conhecimento não é diferente.

A partir das análises e do planejamento organizado, elabora-se um projeto piloto que irá gerar informações essenciais para o projeto final.

Esta etapa é componente fundamental do processo de aprendizagem, pois avaliza as ações que deram resultado e permite o descarte ou a adaptação das que não foram tão efetivas, bem como aponta os fatores responsáveis.

É imprescindível para aperfeiçoar o plano inicial e reduzir os equívocos, qualificando o processo.

Agora chegamos na fase final, que consiste na implementação da Gestão do Conhecimento, onde se avalia os resultados do planejamento, executando os satisfatórios e desenvolvendo soluções para os insatisfatórios.

É realizada da seguinte forma: definição dos indicadores do processo, instalação da GC no trabalho, implantação de um plano de comunicação da GC, instituição de um sistema de recompensa, implementação, avaliação e monitoramento do que foi proposto no planejamento e uso do resultado para melhoria do processo.

Para obter bons resultados, é fundamental que o conhecimento seja valorizado dentro de um ambiente empresarial e uma boa gestão deste conhecimento não pode ficar de fora do planejamento organizacional de uma empresa.

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A gestão do conhecimento em um escritório jurídico

Informação e conhecimento são poder! Mas não valem de nada se não forem identificadas e de alguma maneira armazenadas, ou seja, organizadas.

É para isto que existe a gestão do conhecimento, para guardar e disponibilizar as informações e conhecimentos do seu negócio de modo que ele se torne mais eficiente.

Em um escritório jurídico não é diferente. A todo momento colaboradores de escritórios se aposentam ou trocam de empregos e todos os processos que envolviam cada funcionário continuam sendo parte importante do funcionamento da organização.

Vamos a alguns exemplos:

O estagiário do escritório, que é uma peça de alta rotatividade e ao mesmo tempo de grande importância, precisa ter os seus conhecimentos identificados e armazenados para que o seu sucessor se adapte o mais rápido possível à rotina do escritório.

De uma hora para outra, um funcionário administrativo pode se demitir ou ficar gravemente doente. Se os conhecimentos da sua área não tiverem sido compartilhados, o funcionamento do escritório estará certamente comprometido.

Escritórios modernos e inteligentes já estão atentos à era da informação e utilizam a gestão do conhecimento como forma de qualificar seus procedimento, aumentar a eficiência e, consequentemente, atingir mais lucro.

Em contrapartida, já que não pode ser quantificada, a GC acaba sendo ignorada por muitas empresas e escritórios e, mesmo quando implementada, é sempre uma das primeiras opções a serem cortadas, por ser considerada uma atividade não-essencial, a fim de preservar a rentabilidade da firma.

A gestão do conhecimento está dividida em duas formas, o conhecimento explícito, que engloba dados e informações, e conhecimento tácito, formado por habilidades e experiência.

Os benefícios que esta gestão oferece aos escritórios é imensurável e pode ser responsável pela sobrevivência em tempos difíceis e por prosperar nos melhores momentos.

Segundo a advogada Lara Selem, existem quatro fontes de conhecimento comuns em escritórios de advocacia. São elas:

  1. Material publicado, como recursos bibliotecários, físicos ou online;
  2. Conhecimento pessoal e experiência dos advogados e demais membros do escritório;
  3. Conhecimento contido no produto de trabalho de um advogado, como pareceres, acordos e petições
  4. Conhecimento especialmente desenvolvido, como precedentes criados por profissionais de suporte ao trabalho dos advogados.

Estas não são as únicas, mas é um ponto de partida interessante para quem deseja começar a implementar a gestão do conhecimento no seu escritório jurídico.

Para a difusão deste conhecimento, é natural que a tecnologia da informação seja a primeira área a vir na cabeça das pessoas. Ela é muito importante para alojar e disseminar o conhecimento, mas, em casos como os de conhecimento tácito, baseado nas habilidades e experiências, é peremptório que haja contato entre as pessoas, por que esta transferência nem sempre pode ser realizada por meio da tecnologia.

Neste sentido, é importante aferir que o conhecimento precisa ser pensado como um fluxo entre todas as fontes que citamos. Desta maneira, será possível identificar as ações apropriadas de gerenciamento.

Abaixo, elencamos algumas dicas para quem quer iniciar um processo de gestão do conhecimento em um escritório de advocacia:

  • Troca de mensagens instantâneas entre os funcionários, sem a distração de um deslocamento físico ou a demora de um email;
  • Criação de uma newsletter periódica com informações internas;
  • Uso de ferramentas de compartilhamento de arquivos, como Google Drive, Dropbox ou WeTransfer;
  • Desenvolvimento de um banco de dados com referências úteis para o time;
  • Contratação de um software jurídico.

O mais interessante da gestão do conhecimento, é que ele é gerado pela própria empresa. De fato, as pessoas trazem conhecimento de fora para dentro, mas a partir do momento que este conhecimento engloba a rotina de trabalho, já faz parte da organização e pode ser identificado, armazenado e distribuído, de modo a aumentar a eficiência institucional.

Além da organização e localização rápida de informações, um escritório pode extrair outras vantagens da gestão do conhecimento, como reaproveitamento de conteúdos, geração de novas ideias com mais facilidade, tomadas de decisões mais assertivas e maior alinhamento interno.

Em um contexto em que a informação e o conhecimento são cada vez mais valorizados, a dimensão de uma gestão neste sentido toma proporções cada vez maiores.

Por isso, essas práticas são reflexos dos tempos em que estamos vivendo. Elas refletem numa humanização da empresa. 

Preocupações como branding, responsabilidade social, investimento em marketing social, desconstrução da verticalidade hierárquica e estimulação a criação de lideranças, com investimento grande em capital humano, estão cada vez mais em voga e a gestão do conhecimento é essencial neste processo de reeducação corporativa.

Quanto mais horizontal é uma empresa, mais ela precisa de organização e gestão do conhecimento. E, com valores cada vez mais alinhados a questões sociais e culturais, isto é potencializado, no sentido de que a empresa precisa estar internamente de acordo com o que prega da porta para fora e seus novos colaboradores precisam estar alinhados a isto.

Agora que você já compreendeu os conceitos de gestão do conhecimento, já entendeu como aplicar ela e porque ela ajuda a humanizar a empresa e fidelizar clientes, fica mais fácil identificar suas vantagens e descobrir como utilizar no dia a dia do seu escritório de advocacia.

Seu escritório utiliza técnicas de gestão do conhecimento? Conte-nos quais.

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