Entender como consultar processo judicial é uma das tarefas mais importantes para o bom andamento dos escritórios de advocacia, afinal, o acompanhamento de processos é a essência dos atendimentos.
Não ter gestão estratégica e organização para essa obrigação pode causar grandes prejuízos como perdas de prazos, atrasos nos processos, falta de embasamento nas respostas em comunicação com clientes e diminuição de reputação com o mercado e concorrentes.
Independente do volume de clientes, processos, informações e funcionários no escritório, é preciso otimizar o acompanhamento de processos de forma ágil e eficaz. Pensando nisso, reunimos algumas dicas e alternativas de como consultar processo judicial para que essa função não cause problemas dentro do seu escritório. Confira!
A importância dos processos judiciais
Se antes os advogados e funcionários de escritórios precisavam procurar no Diário Oficial as publicações do dia com nome do advogado, recortar páginas de jornais, guardar papeis, diversas pastas e documentos e comparecer aos fóruns para verificar os andamentos de processos, a tecnologia certamente facilitou muito dos trabalhos para aqueles da área do Direito.
O processo judicial eletrônico acabou com essa necessidade de acompanhamento presencial, diminuindo custos e otimizando tempo dos funcionários que, por vezes, passavam horas de serviço em filas em busca de informações atualizadas.
Mesmo com as mudanças e atualizações tecnológicas, o que não mudou para os advogados é a necessidade de cumprir prazos nos envios de documentos, intimações e andamentos de processos.
E, ao contar com processos eletrônicos, não significa que os tribunais vão te avisar a cada movimentação do processo. Mesmo que de forma online, é preciso que os escritórios estejam atentos para irem atrás da informação a todo tempo.
Mesmo os escritórios mais antigos, muitos ainda resistentes ao uso de aplicativos, softwares e ajuda da tecnologia, é essencial entender a sua importância como aliada para a otimização e produtividade dos trabalhos e andamento de processos, em qualquer setor do negócio, desde acompanhamento de processos até gestão financeira, de relacionamento com clientes, entre outros.
Sendo assim, acompanhar os processos judiciais é uma das tarefas mais importantes do escritório, afinal, a partir de seus andamentos é que poderão ser traçadas técnicas de defesa, argumentação e linhas de estudo para as defesas dos clientes.
Negligenciar os acompanhamentos de processos podem causar sérios prejuízos para os escritórios, seja frente aos clientes ou aos concorrentes. Portanto, se seu escritório ainda faz essa tarefa no modo manual, é hora de rever suas estratégias.
Como consultar processo judicial?
Para organizar e tornar mais eficiente e otimizada a tarefa de consultas de processos, algumas ações e ferramentas são importantes para te auxiliar nessa tarefa. Acompanhe!
Estabeleça rotinas de trabalho
Independente de quantos funcionários existam em seu escritório, mesmo com toda autonomia que eles possuem, é preciso definir rotinas e escopos de trabalho para que tarefas estratégicas não fiquem soltas e acabem sendo deixadas de fazer.
Tenha rotinas de trabalho, conte com planilhas, agendas e ferramentas que não deixe que funções sejam esquecidas. É importante delegar responsabilidades e prazos para que exista compromisso entre todos os colaboradores, sejam os advogados ou não.
É claro que os acompanhamentos de processos judiciais não serão feitos todos os dias, afinal, essa é uma tarefa que demanda tempo e atenção. Porém, é preciso criar rotinas para que o acompanhamento seja realizado.
As rotinas não devem ser criadas para enrijecer os trabalhos, mas sim para assegurar regularidade nos processos e manter organização do escritório em relação às suas incumbências.
Mapeie os Diários e tribunais
Cada estado e tipo de causa possui seu Diário de Justiça, que são responsáveis pela divulgação de atualizações dos processos. Portanto, para acompanhar os andamentos é preciso saber onde ele está ocorrendo.
Sendo assim, é importante mapear seus clientes de acordo com suas causas e regiões para que seja mais rápida a busca em nos sites corretos dos tribunais, que são diversos, como os tribunais Regionais Federais, tribunais Regionais Eleitorais de cada estado do País, tribunais Regionais do Trabalho, tribunais de Justiça, tribunais de Contas dos Estados, além dos tribunais de Justiça Militar.
Por existir tantos sites, alguns contam com formas rápidas e intuitivas para encontrar informações, enquanto outros podem exigir navegadores e atualizações para o acesso. Dessa forma, o responsável pela busca de atualizações precisa ter atenção às exigências de cada tribunal.
É essencial contar com planilhas ou sistemas de controle de clientes para que as informações encontradas nos sites sejam armazenadas dentro do escritório.
Acompanhe sites de busca
Por contar com tantos sites de tribunais, alguns sites gratuitos como JusBrasil reúnem informações de todos tribunais e Diários Oficiais e de Justiça e, basta inserir nome do cliente ou do advogado ou número do processo para fazer a consulta.
Sites como esse diminuem o trabalho de precisar entrar em todos os sites de tribunais e agilizam as buscas, mas também necessitam de rotina para que essas buscas sejam feitas com frequência.
Automatize as tarefas
Se o objetivo do escritório é não realizar consultas manuais e otimizar ainda mais o tempo de trabalho, automatizar o acompanhamento de processos é a forma mais eficaz de receber informações, preocupando-se apenas com análises dos dados e tomada de decisões.
Ao contar com softwares jurídicos, como o Advise Hub, é possível acompanhar processos de forma segura e atualizada, sem riscos que informações fiquem perdidas em meio a diversas tarefas administrativas.
Por meio de cadastros, os softwares são capazes de realizar buscas automáticas periódicas em todos os tribunais e Diários Oficiais e de Justiça, além de monitorar cadernos especiais, ao encontrarem atualizações, os responsáveis do escritório são imediatamente atualizados. Além disso, o Advise Hub cruza informações para acesso à Jurisprudência realizada a partir de diferentes filtros.
A automação de tarefas leva grandes benefícios como otimização de tempo, produtividade, redução de tarefas repetitivas e erros humanos, ocupação com outras tarefas, mais rapidez na tomada de decisão, entre outros.
A presença da tecnologia na gestão jurídica aprimora todos os processos internos dos escritórios e são capazes de reduzir custos e espaços documentos impressos, dando mais agilidade e poder de decisão para os escritórios.
Além de criar estratégias para esses acompanhamentos, é essencial não deixar de lado a agenda de comunicação com os clientes em relação aos seus processos, afinal, uma comunicação aberta e transparente é extremamente importante para o andamento dos negócios.
Criar estratégias de como consultar processos judiciais é importantíssimo dentro de um escritório e não pode ser deixada de lado. Como o acompanhamento está em seu escritório? Se essa é sua hora de aprimorar, aproveite nossas dicas e comece suas automações testando o software jurídico Advise Hub de acordo com suas necessidades. Conte conosco para atualizar e dar mais agilidade em seu escritório!
