Acompanhar processo judicial e ter controle sobre eles é essencial para uma prestação de serviço de qualidade em um escritório de advocacia. Independente de quantos funcionários um escritório tem e quantos são os seus clientes, é fundamental estar atualizado sobre os processos e andamentos de todas as causas.
Quando um escritório negligencia o acompanhamento dos processos, pode perder prazos importantes para a sentença das causas, além de não ser capaz de responder todas as perguntas dos clientes e gerar insatisfação com os serviços e atendimentos.
Para cuidar de todas ações judiciais e diversos processos é preciso estabelecer um controle eficiente que deve ser feito a partir de conceitos de gerenciamento de projetos. O seu escritório sabe como acompanhar processo judicial de forma eficaz? Confira algumas dicas para otimizar essa tarefa e torná-la mais certeira!
Qual a importância de acompanhar processo judicial?
Aqueles que trabalham em escritórios de advocacia, sejam advogados ou não, entendem que para o bom andamento do negócio é preciso estar atento a prazos, procedimentos e rotinas administrativas de acompanhamento.
Sabe-se que, em diversos escritórios, muitas são as informações e poucas as pessoas para lidar com tanto volume, o que faz com que datas e dados importantes passem, tornando a resolução dos processos mais lentas e pouco eficientes.
Acompanhar processo judicial é uma tarefa que pode ficar para o advogado, secretários ou estagiários e, por não existir organização em relação a essa essencial tarefa, é comum ocorrer retrabalho e desencontro de informações.
Esses erros e a falta de administração adequada podem prejudicar os interesses do seu representado e pode causar consequências sérias, como derrota na causa e até punições disciplinares pela OAB.
Se antigamente para acompanhar processo judicial era preciso ir aos fóruns, receber fax e fazer recortes em Diários Oficiais para buscar informações, a tecnologia cada vez mais facilita a vida de todos os setores e torna mais rápida a busca por respostas.
Porém, mesmo com a resposta online, é preciso ir atrás dela, dependendo do controle e acompanhamento de processos e, claro, contando com a tecnologia para facilitar as buscas.
Nada pior para um escritório do que um cliente saber do andamento do seu processo antes do próprio advogado, não é mesmo? Como os processos são facilmente encontrados na internet, em muitos casos, os próprios clientes acompanham o seu andamento e questionam os advogados.
Porém, quando o escritório não sabe da atualização, ficam sem respostas rápidas e certeiras, demonstrando a falta de organização, causando uma péssima experiência para o cliente.
Para que isso não aconteça, se o seu escritório ainda não tem um plano de gestão para acompanhar processo judicial, essa deve ser a prioridade!
Como acompanhar processo judicial de forma eficaz?
Agora que a importância de acompanhar processo judicial está ainda mais clara e você quer reverter as consequências negativas da falta de gestão de processos no seu escritório, algumas atitudes e ferramentas são importantes para otimizar essa tarefa. Acompanhe!
Monte agendas ou planilhas
Com tantas informações e atividades diárias, as agendas e planilhas são grandes aliadas daqueles que trabalham em escritórios. Sejam físicas ou digitais, elas precisam ser atualizadas com os dados referentes às movimentações dos processos e prazos.
Esse método, porém, necessita de disciplina para ser alimentando corretamente, se não, ele certamente não cumprirá sua função. Além disso, ele pode ser mais eficaz para escritórios iniciantes ou menores, que têm menos tarefas e processos.
Imagina um negócio que conta com mais de 1000 processos, publicações e movimentações diárias? Certamente seria necessário um ou mais funcionários apenas para atualizar planilhas a todo tempo.
Consulte os sites dos tribunais
Uma das formas de acompanhar processos judiciais é entrando no site dos tribunais, afinal, neles estão reunidas todas as informações necessárias e movimentações atuais dos processos.
Muitos são os tribunais em que os escritórios e advogados podem ter suas causas, como os Tribunais Regionais Federais, Tribunais Regionais Eleitorais de cada estado do País, Tribunais Regionais do Trabalho, Tribunais de Justiça, Tribunais de Contas dos Estados, além dos Tribunais de Justiça Militar.
São muitos sites e possibilidades de acompanhamento, alguns deles, com formas rápidas e fáceis de encontrar informações, enquanto outros exigem navegadores, atualizações e versões para o acesso.
Dessa forma, o responsável por buscar movimentações precisa ter atenção às exigências de cada tribunal e essa tarefa manual pode ser cansativa e repetitiva.
Essas consultas e atualizações precisam ser anotadas nas planilhas ou sistemas internos de acompanhamento de processos, o que pode fazer com que as atualizações fiquem mais suscetíveis ao erro humano, gerando problemas de perdas de prazos e retrabalho.
Tenha rotinas para o controle dos processos
É importante criar rotinas para o controle dos processos. É claro que esses acompanhamentos e trabalho de entrada nos sites dos tribunais e atualização de planilhas não serão feitos todos os dias, afinal, é uma tarefa que demanda tempo e atenção.
Porém, ela não pode ser feita apenas uma vez por mês, correndo o risco de perder informações importantes. Sendo assim, é essencial criar uma rotina de trabalho para acompanhar processo judicial, delegando funções e tarefas para que esse procedimento não seja feito de maneira solta pelo escritório.
As rotinas são importantes para assegurar a regularidade no processo, evitar esquecimentos e manter a organização dos processos. Ela deve ser criada de acordo com o cenário do seu escritório, garantindo o controle do fluxo de informações.
Conte com um sistema que automatize as tarefas
A tecnologia, sem dúvida, diminui erros e melhora o trabalho de diversos setores e não é diferente dentro do Direito. Os profissionais e donos de escritórios devem estar atento às mudanças e implementações tecnológicas para que facilitem suas atuações e tornem mais eficiente suas ações.
Desde que os processos judiciais se tornaram eletrônicos, o acesso ficou mais fácil e rápido, porém, é possível agilizar ainda mais ao contar com softwares jurídicos que façam os trabalhos de buscas manuais.
Os softwares jurídicos, como o Advise Hub, permitem aos profissionais acompanhar processo judicial de forma segura, atualizada, fazendo com que nenhuma informação e prazo fique perdida entre as tantas rotinas empresariais.
Com simples cadastros as plataformas, os softwares são capazes de realizar buscas automáticas em todos os tribunais e Diários Oficiais e, ao encontrar atualizações notificam os responsáveis por email. Eles podem ser acessados de computadores no escritório ou por meio de de aplicativos em qualquer lugar, além de cruzar informações para acesso à Jurisprudência realizada a partir de diferentes filtros.
A presença da tecnologia na gestão jurídica aprimora todos os processos internos dos escritórios, agiliza tarefas manuais repetitivas, como as buscas sem fim nos sites dos tribunais, aumentam a produtividade, melhoram a organização e gestão.
Além disso, elas também são capazes de reduzir custos de retrabalho e documentos impressos, deixam os escritórios mais estratégicos e dão segurança nos dados, afinal, a advocacia trabalha com informações sigilosas a todo momento, que devem ser protegidas.
Padronize informações e as mantenha atualizadas
O registro de todos dados e informações dos processos é muito importante e deve ser feito de um modo que qualquer pessoa do escritório seja capaz de entender e utilizar os dados.
Portanto, a padronização do método de registros é essencial para evitar retrabalho e buscas de informações. Crie linguagem próprias dentro do escritório, seja por meio de de números ou códigos, de forma que todos configurem as entradas de informações e entendam todos os processos.
Além disso, mantenha as informações atualizadas, afinal, de nada adianta contar com softwares e ferramentas automatizadas se elas não forem alimentadas com as informações novas. A cada novo cliente faça o registro de processos e dados para que o software seja capaz de monitorar e levantar informações em tempo real.
Um sistema desatualizado faz com que sejam perdidos tempos importantes na busca de simples informações e o escritório caia novamente no problema de atrasos e perda de prazos.
Controle os prazos
Mais do que acompanhar processo judicial é preciso criar um rígido controle de prazos para que os escritórios não percam datas, envios e comparecimentos obrigatórios e importantes.
Portanto, além da rotina de acompanhamento dos processos, mantenha um controle sobre os prazos para que as tarefas sejam conferidas e distribuídas pelos responsáveis de acordo com o grau de importância e priorização.
É claro que imprevistos podem acontecer e, ao depender de clientes e documentos de terceiros, pode se demorar mais do que o previsto, por isso, é preciso trabalhar com tempo mais amplo para ter a chance de reposicionar datas.
Tenha metas e métricas
Muitos advogados e donos de escritório deixam as métricas de lado e pensam que as metas e seus acompanhamentos são realidades apenas de grandes empresas. Esse é um grande erro, afinal, para uma boa gestão estratégica é preciso medir o que acontece dentro do negócio, independente de seu tamanho e atuação.
Para todas as tarefas e setores é essencial definir prazos, metas e métricas para medir se os objetivos estão sendo alcançados ou não. Para acompanhar processo judicial, por exemplo, é essencial ter metas para medir produtividade e cumprimento de prazos.
Seja medir a quantidade de processos cumpridos por dia, tempo gasto nos andamentos dos processos, quantos foram entregues antes do prazo e quantos atrasaram, quantas atualizações o escritório recebe e é capaz de atender por dia e muitos outros indicadores.
Os indicadores devem ser definidos de acordo com o cenário do negócio e não existem obrigatórios ou não, o importante é que sejam definidas formas de medir os resultados e trabalho.
Com dados e informações do negócio é possível tomar mais decisões estratégicas, contratar no momento certo, reorganizar setores, adquirir novas ferramentas e tecnologias, entre outras definições importantes.
Faça reuniões regulares
Independente de quantos advogados e funcionários o escritório possui, é preciso que aconteça uma comunicação eficiente e que o fluxo de informações ocorra dentro do negócio.
Os problemas de comunicação são grandes vilões das empresas e podem atrapalhar muito os processos e andamento dos casos. É natural que os escritórios contem com advogados de diversas especialidades e cada caso necessite de conhecimentos específicos, mas é importante que ocorra trocas entre todos.
Por isso, mais do que cada um acompanhar processo judicial de forma individual, é importante definir um dia para reunir sua equipe de trabalho e fazer pequenas reuniões. As reuniões semanais devem ser rápidas, sem tomar muito tempo e servem para que todos possam se atualizar e estar “na mesma página” em relação aos trabalhos desenvolvidos no escritório.
É importante contar com reuniões estratégicas, que mostram resultados, métricas e criam estratégias para o trimestre ou semestre, por exemplo, mas elas devem ocorrer a cada três ou seis meses para que sejam guias de trabalho e objetivos para todos os colaboradores, independente da área de atuação, desde os advogados até as equipes de marketing e atendimento ao cliente, por exemplo.
Não esqueça do seu cliente
O grande motivo de acompanhar processo judicial é focar nas melhores estratégias para defender o seu cliente, certo? Portanto, ele não pode ser esquecido.
Muitos escritórios de advocacia esquecem do relacionamento com o cliente e repassam apenas informações essenciais ou pedem documentos e envios importantes. É preciso entender que o cliente é o grande motivo do seu trabalho, afinal, sem causas e processos, não há escritório em funcionamento.
Como dissemos, não deve ser o cliente que passa informações atualizadas dos processos para o escritório, mas sim os advogados que precisam estar a par dos processos para estarem sempre bem preparados para a relação com o seu procurador.
Com boa gestão e organização para acompanhar processo judicial, o escritório nunca estará um passo atrás do cliente e será capaz de sanar suas dúvidas e passar informações importantes.
É claro que muitos clientes querem apenas saber dos resultados dos seus processos, além de que muitas atualizações são repletas de linguagem jurídica e informações importantes apenas para os advogados.
Manter o relacionamento com o cliente não significa atualizá-lo de cada nova vírgula do processo, mas sim ser capaz de responder seus questionamentos e passar a segurança de que o escritório está dando a devida atenção ao caso.
Acompanhar processo judicial é uma atuação muito estratégica e que define os trabalhos e prazos de um escritório. Para que o negócio funcione corretamente, é preciso que esse acompanhamento seja feito de forma organizada e eficiente.
Portanto, é essencial ter a tecnologia como aliada, ter bons processos e definições, além de equipes e pessoas dispostas a trabalhar em prol das metas e ganhos.
Como o seu escritório costuma acompanhar processo judicial? Essa tarefa está organizada ou ainda precisa ser aprimorada? Aproveite nossas dicas e comece a automatizar seus processos testando o software jurídico Advise Hub. Configure a ferramenta de acordo com suas necessidades e conte conosco para mais agilidade em seu escritório!
