Acompanhamento de processo judicial: veja como fazer de maneira eficiente

Para o bom andamento dos escritórios de advocacia é essencial uma eficiência no acompanhamento de processo judicial e, para aqueles que trabalham com esses procedimentos, sabem como tarefas administrativas e que dependem de prazos e respostas podem ser lentas e pouco eficientes.

Em muitos lugares, com o volume de processos e informações a se acompanhar, diversas datas são vistas com atrasos, o que impede a resolução ágil das demandas, atrasando procedimentos e dificultando a relação com os clientes.

Para que o acompanhamento de processo judicial e seus desdobramentos não seja um problema, é preciso criar estratégias para esse monitoramento de forma eficaz. Pensando nisso, reunimos algumas dicas que podem fazer diferença em seu escritório, confira!

Processos digitais

Se antes para fazer o acompanhamento de processo judicial era preciso ir aos fóruns constantemente para buscar informações, a tecnologia auxilia cada vez mais os processos e resoluções de causas.

Com o surgimento de tecnologias e necessidade de devolutivas cada vez mais eficiente, o Judiciário passou a olhar para renovações e necessidades e, desde 2006, quando a Lei n°11.419/2006 foi aprovada, o processo digital vem sendo adotado por diferentes instituições do Judiciário, buscando dar rapidez e simplicidade a diversos processos.

Mesmo com a facilidade da tecnologia, não basta simplesmente ter as respostas e atualizações de forma online, afinal, os escritórios contam com diversos processos para se atualizarem e cada caso envolve respostas dos juízes, movimentações, requerimento, entre outros.

Dessa forma, uma boa gestão de escritório depende de um controle e acompanhamento de processo judicial de qualidade, para que processos não fiquem parados e para que prazos não sejam perdidos.

Sabe-se que muitos escritórios contam com grande volume de processos e poucos colaboradores ou com diversos cargos e setores e, muitas vezes, quem faz esse tipo de acompanhamento não são diretamente os advogados.

Como os processos são facilmente visualizados na internet, em muitos casos, os próprios clientes acompanham o andamento e, o problema é quando o cliente questiona o advogado e o escritório nem sabia ainda de alguma atualização, demonstrando falta de organização e de gestão.

Independentemente de quem faz o acompanhamento de processo judicial, ele precisa ser uma estratégia da gestão para que a imagem do escritório não se torne negativa por erros internos, perdas de prazos e confusões.

Conte com agendas e planilhas

As agendas são grandes amigas dos advogados e colaboradores de escritórios para monitorar processos, prazos e datas. Sejam elas físicas ou digitais, elas precisam ser alimentadas com dados atualizados referentes às movimentações processuais.

Para quando existem baixo volume de processos judiciais e eles estão em apenas um ou poucos tribunais o uso de planilhas pode desempenhar função importante.

Porém, para o acompanhamento de processo judicial por planilhas é preciso atenção redobrada para que nenhuma informação seja inserida com erros e isso demanda tempo de pesquisa, afinal, será preciso entrar em cada site de tribunal em que estão os processos para conferir movimentações para manter atualizada a planilha.

Não adianta contar com planilhas ou agendas se elas não forem atualizadas, portanto, é preciso ter uma rotina para esse tipo de atualização e acompanhamento.

Crie rotinas para o controle dos processos

Muitas atividades são desempenhadas dentro de um escritório de advocacia, por isso, para que nenhuma seja deixada de lado, é preciso criar rotinas para controles e atualizações.

As rotinas não servem para engessar o trabalho, mas para evitar esquecimentos, garantindo a qualidade do serviço. O importante é assegurar regularidade no processo do acompanhamento.

Com o acompanhamento de processo judicial não é diferente, é essencial criar rotinas fixas para o gerenciamento e controle dos processos de acordo com seus prazos, o que garante que o fluxo de informações seja sempre atualizado e oriente os advogados para ações importantes e com prazos apertados.

Além disso, o controle demonstra compromisso e organização com os clientes e permite à equipe o conhecimento aprofundado das causas e estudos necessários para alguns processos.

Tenha um software jurídico

Utilizar a tecnologia é mais do que necessário para os escritórios e contar com um software jurídico pode facilitar, e muito, e otimizar rotinas de monitoramento e acompanhamento de processo judicial.

Com os softwares, as informações ficam reunidas em um só lugar e basta cadastrar número dos processos para que as plataformas façam busca automática dos dados, cruzem informações e tenham acesso à Jurisprudência realizada a partir de diversos filtros.

Os softwares jurídicos, como o Advise Hub, são capazes de fazer busca automatizada, tem abrangência nacional e atualização em tempo real, o que diminui o trabalho de entrar em todos os tribunais para encontrar atualizações, visualizando de forma eficaz as evoluções dos processos do escritório.

Além de agilizar tarefas manuais repetitivas, os softwares deixam os escritórios mais estratégicos, economizam documentos impressos e dão segurança nos dados dos clientes e da empresa.

Mantenha informações atualizadas

De nada adianta contratar um software se o escritório não mantém as informações atualizadas. A cada novo cliente é preciso de registro de processos e dados para que as informações sejam catalogadas de forma correta e confiável.

Um sistema desatualizado faz com que advogados passem tempo procurando por dados simples.

Defina métricas para produtividade

Muitos escritórios não se preocupam com muitas métricas além de casos ganhos x perdidos, clientes conquistados ou não. Mas para um funcionamento estratégico e uma boa gestão, é preciso contar com métricas em diversos processos para que tudo seja acompanhado e feito de forma eficaz e com objetivo.

O acompanhamento de processo judicial é uma tarefa que segue ordens predefinidas e, muitas vezes, são previsíveis em relação a datas e prazos. Por isso, é preciso criar métricas para medir produtividade da equipe.

Meça, por exemplo, quantos processos foram cumpridos por dia, quantos processos foram entregues antes do prazo ou quantos deles atrasaram, qual tempo é gasto para as tarefas, quantas atualizações o escritório recebe por dia e é capaz de atender.

Entender informações como essa dão dados para que os gestores tomem decisões estratégicas, como contratação de novas pessoas, remanejamento de funções, contratação de novas tecnologias, entre outros.

Mantenha relacionamento com cliente

O acompanhamento de processo judicial também tem tudo a ver com o relacionamento com o cliente, afinal, muitas pessoas ficam ansiosas para solucionarem seus casos e acompanham seus processos de perto.

Se o escritório faz o acompanhamento e têm uma organização em relação à prazos e demandas, ele nunca estará um passo atrás do cliente, sendo capaz de sanar suas dúvidas.

Ao se manter a par dos processos e com boa comunicação com os clientes, eles sentem segurança nos escritórios e percebem que seu processo está ganhando atenção e cuidado, o que pode ser crucial para que ele contrate novos serviços e indique o seu escritório para outras pessoas.

O acompanhamento de processo judicial é uma área estratégica da atuação dos escritórios de advocacia e não podem ser negligenciados. Contar com a tecnologia e bons processos é essencial para não perder prazos e acompanhar as ações necessárias a serem tomadas.

Como está o acompanhamento de processo judicial em seu escritório? Agora que você sabe um pouco mais sobre sua importância, reveja seus processos e deixe suas tarefas mais rápidas e eficientes. Aproveite para assinar nossa newsletter e esteja sempre por dentro de temas importantes para seu negócio!