Uma empresa que deseja crescer e fazer a diferença na vida dos clientes precisa de organização. Método, conhecimento, ciência e, principalmente, estratégia. Para advogados, é a estratégia jurídica que irá definir o sucesso de um escritório e até da própria atuação como advogado.
Pode parecer simples, mas muitas vezes é complicado estabelecer uma estratégia jurídica.
O corre do dia a dia e a busca por novos clientes pode fazer com que o escritório deixe essa estratégia jurídica em segundo plano para atender as necessidades diárias.
Outro problema, cada vez mais recorrente, é quando o escritório não consegue mensurar se a estratégia jurídica de negócio está sendo aplicada.
Nesses momentos, vem o pensamento: “Como colocar esforço e energia em algo que não sabemos medir?”
É dentro desse cenário que surgem os indicadores e parâmetros de estratégias jurídicas. Eles medem se a estratégia tomada é eficiente, se ela tem uma boa relação entre custo-benefício e se segue os princípios daquela empresa.
Esses indicadores, que podem ser de diferentes naturezas, avaliam resultados, dão um cenário de como está o desempenho do escritório e ajudam a compreender os motivos pelos quais os objetivos não são alcançados e detectam chances de melhoria e crescimento para a empresa.
São excelentes ferramentas para monitorar o desempenho do escritório e dos advogados no dia a dia e ajudam até o Compliance, que ganha uma espécie de acompanhamento em tempo real de tudo o que acontece.
Se você está se perguntando como adotar indicadores de desempenho e performance para seu escritório, acompanhe a leitura abaixo. Traremos valiosas dicas para essa rotina ser uma constante no seu ambiente de trabalho.
O que é uma estratégia jurídica?
Para entender como medir e avaliar uma estratégia jurídica, é preciso entender antes o que é.
Dentro das teorias da administração clássica, estratégia é o conjunto de “técnicas de gestão, avaliação e ferramentas para ajudar empresas na tomada de decisões estratégicas de alto nível”.
De modo simples, estratégia é aquilo que sua empresa faz para chegar onde ela quer.
Uma estratégia jurídica está totalmente relacionada aos valores e à missão da empresa. Deve ser fruto de uma extensa pesquisa e um profundo conhecimento do negócio.
Uma vez que se conhece esse cenário, a estratégia jurídica define as ações para que a empresa identifique oportunidades de sucesso e saiba mitigar as ameaças e próprias fraquezas.
Parece algo muito teórico, mas quando entendida, a estratégia fica na ponta da língua de todos os colaboradores.
Vamos supor que seu escritório quer ser referência no setor da saúde. Os colaboradores sabem que a estratégia jurídica caminha no cumprimento desse objetivo, e por isso, suas ações são pautadas no objetivo.
Esse papel, todo condensado, se chama gestão. Vamos ver, então, alguns indicadores que podem ser usados para a gestão do seu escritório.
Quais indicadores devem ser usados?
Não parece ser tão complicado definir uma estratégia jurídica, certo? Basta ter um objetivo e saber exatamente como chegar nele.
O mais complicado é como medir se essa estratégia está dando certo, ou se ela está sendo aplicada.
É impossível e pouco prático perguntar, um a um, se os advogados do seu escritório estão cumprindo a estratégia. É por isso que existem os indicadores.
Eles são dispositivos de gestão que mensuram um determinado resultado. Servem como um indicador bem simples se algo está produzindo o efeito desejado.
Dentre outras coisas, os indicadores permitem saber se:
- As metas e objetivos traçados foram alcançados;
- Se os investimentos deram retorno;
- Se os esforços de gestão foram eficazes;
- E se houve falhas e problemas em casa fase do processo.
O indicador têm diversas naturezas. Pode ser um número, uma porcentagem, uma ação (como a aquisição de um novo cliente) e até um fator negativo, como a perda de um cliente.
O segredo está em medir sua estratégia jurídica com os indicadores certos.
Afinal, os números, sozinhos, não falam. É a contextualização deles que irão contar uma história útil para sua estratégia jurídica. E essa contextualização vem do que o número te faz chegar mais perto do objetivo medido pela estratégia.
Existem vários indicadores. Vamos a alguns deles?
- Margem de lucro: é um dos indicadores mais usados dentro de estratégias jurídicas. Eles mostram quando contratos são vantajosos ou não, se o escritório está performando bem e se há lucro para realizar mais investimentos.
- Valor de horas trabalhadas: divida o custo total de sua operação pela quantidade de horas trabalhadas por mês. É o custo de cada hora trabalhada dentro do escritório. Ela permite que você defina o valor do seu serviço para cumprir a estratégia.
- Produtividade: o quanto de trabalho você gerou com o quanto de investimento teve? E o tempo investido em cada atividade? A produtividade é um indicativo do quanto a empresa consegue produzir da melhor forma possível. E, numa realidade de extrema conexão, ela mede também o quanto os colaboradores estão focados e engajados no ambiente de trabalho.
- Custos de processos: o custo do processo é feito com o cálculo do percentual de lucro sobre o faturamento. Ele ajuda a compreender se o que a empresa produz realmente vale a pena em termos financeiros e se andam lado a lado com a estratégia jurídica da mesma.
- Processos ativos: o número de contratos novos dividido pela quantidade de serviços finalizados em um período estipulado é o indicador de processos ativos. Ele ajuda a entender a demanda de trabalho. Organiza melhor o fluxo de atividades em prol daquela estratégia jurídica adotada antes.
- Contratos fechados: esse é simples! O número de contratos fechados ajuda a entender o faturamento e o lucro da empresa.
- Satisfação dos clientes: para muitas empresas, a estratégia jurídica está toda destinada a satisfazer os clientes. A causar uma grande felicidade e satisfação com o trabalho contratado. Esse indicador é valioso, porque muitas vezes ele não é um número. Pode ser um elogio ou uma carta de recomendação. Mas, em todas as vezes, é um indicador que deixa todos orgulhosos do trabalho desenvolvido.
Como traçar e manter parâmetros de avaliação
Você sabe como escolher um parâmetro de avaliação e um indicador para sua estratégia jurídica?
Depois da leitura de todos os indicadores acima, pode parecer fácil avaliar a atuação de sua empresa. Basta escolher um indicador e acompanhar ele. Mas não é tão simples assim!
Em primeiro lugar, é preciso um grande conhecimento do que sua estratégia jurídica pretende. Só assim você irá conseguir escolher um indicativo que realmente avalie sua estratégia.
Em segundo lugar, não basta apenas escolher o indicador. É preciso saber como usá-lo para tomar decisões racionais em busca do cumprimento de sua estratégia jurídica. Essa última frase pode ser resumida em parâmetros.
Parâmetros são regras. Verdadeiros métodos de avaliação que tomam como base o indicador e regem tomadas de decisão nas empresas.
E o mais importante: todo e qualquer parâmetro deve agir em torno do cumprimento da estratégia jurídica da empresa.
Tome como exemplo uma estratégia agressiva de crescimento pautada em oferecer contratos de curto prazo e preços atraentes a clientes da área criminal.
O escritório que tem essa estratégia deve escolher um indicativo de desempenho que espelhe essa agressividade, como o número de contratos fechados.
Os parâmetros usam esse indicativo e dá tempo, quantidade e forma a ele.
Vamos supor que, ao fim da primeira semana, o número de contratos fechados está menor que o desejado para o cumprimento da estratégia jurídica daquele escritório. Então o parâmetro, em cenários assim, é apostar na contratação de um profissional adicional para manter a agressividade estratégia.
Não há indicador e nem parâmetro certo. No fim, essa é uma arte de manipular dados para que sua estratégia jurídica seja avaliada da melhor forma possível.
A ajuda da tecnologia
Ao ler o último item, pode ter ficado a impressão de que é muito difícil acompanhar todos os parâmetros e indicadores de desempenho de sua estratégia jurídica no dia a dia.
A impressão é verdadeira!
Imagine ficar perguntando para todo mundo quantos contratos são fechados e definindo ações caso os parâmetros não sejam cumpridos. Pouco produtivo, não?
É por isso que a tecnologia veio para ajudar escritórios, advogados e sociedades a serem mais produtivos e somarem competitividade a seus negócios sem perder de foco o cumprimento da estratégia jurídica.
Um bom sistema de gestão integrada consegue diminuir gastos, aprimorar o fluxo de trabalho e tornar resultados e processo mais ágeis para todos.
Eles permitem avaliar de forma condensada a atuação de todos os níveis da empresa e oferecem indicadores descomplicados, que permitem tomar uma decisão muito técnica e rápida.
São ferramentas poderosas no cumprimento de sua estratégia jurídica. E mais: podem até se transformar num indicador de desempenho jurídico.
Se sua estratégia é pautada numa transformação para o ambiente 4.0 da advocacia, o bom uso de um software de gestão pode avaliar a transformação digital de seu escritório.
A aplicação prática no seu negócio
Agora que você sabe o que são indicadores e parâmetros, chegou a hora de usar todos os ensinamentos dentro do seu escritório.
Você tem uma estratégia jurídica bem definida? Esse é o primeiro passo para saber avaliar o desempenho de seu negócio.
Se sim, é importante ter em mente os objetivos da empresa e seus valores. Esse processo deverá ser feito junto aos sócios do escritório, pois todos devem estar na mesma página quando o assunto é estratégia.
Depois, é preciso colocar o que a empresa tem de melhor e quais são as fraquezas também. Não se preocupe – fraquezas e faltas são fundamentais para que uma empresa conheça a si mesma!
Depois de tudo isso, é o momento de escolher o meio para atingir esse objetivo. Essa é a estratégia jurídica.
Crescer em volume, ser referência no mercado ou atender grandes clientes? São objetivos diferentes que requerem estratégias jurídicas diferentes.
É da estratégia que sai um plano de ação, bem detalhado, de como a empresa irá lidar com situações para que os objetivos sejam alcançados.
Uma espécie de plano de ação mesmo, que todo colaborador deve saber quase que de cor.
É a partir daí que vem o papel dos indicadores e dos parâmetros. Eles devem servir à sua estratégia, sempre.
Devem dizer se ela está sendo cumprida ou se não está sendo obedecida. Caso contrário, você pode correr o risco de monitorar dados que não ajudam efetivamente no seu negócio e na sua estratégia jurídica.
A partir dessa medição de seus processos por meio de indicadores, você terá resultados. Eles poderão te dar um cenário mais ou menos realístico de como sua estratégia jurídica vem sendo colocada em prática.
Ao avaliar os indicadores, você precisa ter três conceitos em mente:
- índices: valores que refletem o desempenho de um determinado processo ou estratégia, é o ponto principal da avaliação;
- metas: são os objetivos do negócio e o que é preciso alcançar para que você considere que sua estratégia jurídica atingiu o propósito esperado;
- limite de tolerância: é o percentual de variação que você tolera ao não atingir uma meta.
Esses conceitos tornam a avaliação mais flexível e fincada na realidade. Lembre-se: os indicadores e números contam uma história apenas se forem bem contextualizados!
No atual momento que vivemos, a margem de lucro e de cumprimento de uma estratégia jurídica se vê reduzida por conta da pandemia do Coronavírus. E é normal que isso aconteça.
Logo, o contexto faz com que o limite de tolerância fique muito maior ao medir as atuações de um escritório.
Uma boa gestão é aquela que é flexível na medida para entender causas e consequências e rígida o suficiente para nunca perder a meta de vista.
Os indicadores devem servir, sempre, para basear tomadas de decisão, corrigir os rumos de uma determinada estratégia jurídica e fazer a empresa caminhar em momentos bons e ruins.
E você? Já usa indicadores de desempenho em seu escritório? Sabe quais parâmetros deve ter para avaliar a performance dos setores de sua empresa e até da atuação individual de seus advogados?
Se ainda não tem, tente seguir os passos mostrados nesse texto. Se já tem, nos conte sua experiência.
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