Muitas ferramentas e métodos são essenciais para escritórios e, contar com a tecnologia e com um sistema para advogados tem sido cada vez mais comum e necessário nesse ramo.
A tecnologia vem mudando a forma dos escritórios trabalharem e, além de facilitar o acompanhamento de processos e reduzir idas as cartório, por exemplo, as automações auxiliam em diversos outros aspectos e facilitam a gestão dos processos como um todo.
Mais do que diminuir papéis e documentos físicos no dia a dia, o sistema para advogados têm função muito importante dentro de um escritório. Como o seu negócio está trabalhando em relação às tecnologias? Vamos falar mais sobre isso?
O que é a automação jurídica?
Muitos pensam que ao eliminar papéis e utilizar ferramentas online estão desfrutando do melhor que a tecnologia pode oferecer para os escritórios.
Porém, engana-se quem pensa assim, afinal, a automação não é apenas sobre utilizar um sistema para advogados, mas também reduzir tarefas manuais e contar com a ajuda real de sistemas para que as tarefas sejam colocadas em prática.
Quando falamos de automação é sobre a utilização de sistemas para advogados, os famosos softwares jurídicos, como o Advise Hub, que são soluções tecnológicas que realizam automaticamente diversas tarefas operacionais.
Ou seja, mais do que armazenar e organizar informações, esses sistemas tiram tarefas manuais e repetitivas de alguns setores e dão mais eficiência para o escritório, aumentando produtividade e dando mais foco nas estratégias e objetivos.
Diferente do que muitos acreditam, principalmente nos escritórios mais tradicionais, os sistemas não são uma ameaça, não substituem pessoas e não há necessidade do “medo de softwares”.
Pensar assim é um grande erro, afinal, escritórios que não se modernizam e não utilizam o auxílio da tecnologia ficam para trás na concorrência, além de que, os sistemas para advogados servem para auxiliar os profissionais que são muito atarefados e, claro, sem pessoas não há direito sendo exercido.
Um sistema de automação pode ser utilizado para controlar prazos, gerenciar fluxo de caixa, fazer controle processual, gestão contábil, gerenciamento de contatos, buscas de processos, Jurisprudência, entre diversas outras funções.
Quais são as vantagens de um sistema para advogados?
Você já sabe mais sobre automação e sistema para advogados, mas para entender ele na prática, vamos listar alguns — dos muitos benefícios — que essa tecnologia pode levar para seu negócio. Confira!
Maior produtividade
Quantas atividades o seu escritório faz que são repetitivas e podem causar grandes problemas para seu negócio em caso de erros humanos? Consultar e controlar processos, por exemplo, é um desses casos. Quem são os responsáveis para buscar atualizações nos tribunais e não deixar nenhum prazo passar?
Atividades manuais como essa fazem com que algumas pessoas fiquem focadas em tarefas repetitivas e percam o foco de questões jurídicas ou de fato estratégicas para o escritório.
Ao contar com um sistema para advogados, os colaboradores podem ser melhor utilizados em outras funções e todos os níveis ganham com isso, seja o setor administrativo, o de contas, os advogados e até mesmo os estagiários.
Maior controle de prazos
Os prazos fazem parte da rotina de todo escritório e ficar atento a eles é essencial para o andamento dos negócios, afinal, a perda de prazos pode ser fatal para os processos, para os clientes e para a reputação do escritório, não é mesmo?
Portanto, ao contar com um software jurídico, os prazos passam a ser controlados e os advogados têm maior visão sobre suas agendas e tarefas, conseguindo priorizar suas demandas.
Melhor visão do negócio
Muitos processos acontecem ao mesmo tempo nos escritórios, o que pode ser difícil para que os gestores tenham controle sobre o desempenho de trabalho no geral. Com a ajuda de um sistema para advogados, todas as informações ficam reunidas em um só lugar e é possível contar com diversos relatórios e análises de desempenho.
Dessa forma, com valiosas informações e insights, é viável analisar o que tem sido feito, traçar metas e definir estratégias e objetivos de negócio, além de ser possível identificar rapidamente os erros e gargalos para ajustar nos processos.
Centraliza informações
Independente do tamanho de um escritório, é essencial que as tarefas e processos sejam facilmente encontrados e que todos os envolvidos sejam capazes de identificar informações necessárias para seu trabalho.
Ao atuar com planilhas e documentos, podem ocorrer desencontros de informações e perda de conteúdos importantes. Já ao utilizar um sistema para advogados, todos os processos e tarefas ficam reunidos e mapeados para os profissionais.
Além disso, a automação de tarefas também contribui para a padronização de tarefas e rapidez no encontro de informações, o que dá maior credibilidade para o escritório em seu contato com o cliente.
Dá segurança para o escritório
Um escritório de advocacia lida com informações muito sensíveis e, por vezes, até mesmo confidenciais. Portanto, é preciso se preocupar com a segurança daquilo que é armazenado.
Ao contar apenas com documentos internos e planilhas, por exemplo, os negócios ficam suscetíveis a falhas técnicas. Já com automações e programas online, diminui-se o risco de perdas e compartilhamento indevido de arquivos.
Um escritório que investe em sistema para advogados ganha na qualidade de serviços, organização, produtividade e na credibilidade que tanto busca conquistar com seus clientes. Mais do que isso, ao ter agilidade de respostas, menos tempo é perdido em atividades manuais e mais tarefas estratégicas passam a ser importantes.
Independente do tamanho e área de atuação do escritório, os softwares podem ser muito importantes e eficazes quando implementados na estratégia do negócio.
Sendo assim, se você utiliza muitas planilhas, não consegue gerir a equipe, perde muitos prazos, tem dificuldade para lidar com as finanças do escritório e precisa de mais tempo para gerir estrategicamente, pode ser o momento de contar com a tecnologia para te ajudar nas tarefas.
Você se identificou com algumas dessas dificuldades? Agora que você sabe mais sobre sistema para advogados e suas vantagens, que tal implementá-las em seu cenário? Aproveite para testar nosso software jurídico e conte com nossa ajuda para dar o próximo passo em sua gestão!
