Gestão jurídica: as melhores práticas para o seu escritório

Os profissionais atuais têm diversos desafios no exercício da profissão de Direito, dentre eles aprimorar a gestão jurídica dos escritórios de advocacia para realizar as atividades fundamentais para o bom andamento do negócio.

Ter um escritório não se trata apenas de conquistar clientes e causas, mas também de aprimorar a gestão estratégica de modo a sair na frente dos concorrentes e alcançar os objetivos de negócio, mantendo-o sempre em crescimento.

Por isso, é essencial adotar boas práticas e processos que elevam o nível do serviço para além de conhecimentos técnicos e dão grandes vantagens para os escritórios. Como seu escritória faz gestão jurídica? Confira algumas dicas importantes para uma boa gestão!

O que é gestão jurídica?

Muitos advogados não conseguem visualizar seus escritórios como uma empresa, que exigem processos, métodos e gestões para o bom funcionamento de todos os setores.

Foi-se o tempo em que os escritórios de advocacia contavam apenas com os advogados e secretárias e, atualmente, para se manter competitivo, além de contar com bons profissionais é preciso ter setores definidos além dos Jurídicos, como marketing, contabilidade, atendimento ao cliente, entre outros.

A estrutura da empresa de advocacia necessita de gestão jurídica e estratégia para que ela funcione e ela se trata de uma forma de organizar o escritório em aspectos de funcionamento, qualidade e resultados.

A gestão jurídica engloba qualidade dos serviços prestados, planejamento estratégico, mercado, relacionamento com cliente e muitas outras atividades internas importantes para o funcionamento do negócio.

Como colocar a gestão jurídica em prática?

Contar com uma boa gestão jurídica faz com que os processos organizacionais sejam mais esclarecidos e todos os setores funcionem de forma estratégica rumo aos objetivos de negócio. Para que isso aconteça, é importante seguir alguns passos fundamentais para essa gestão, pensando nisso, reunimos algumas dicas importantes para que ela seja colocada em prática em seu escritório!

Faça um planejamento estratégico

Antes de pensar em qualquer ação para ser tomada, é necessário realizar um planejamento estratégico de sua empresa, ou seja, de seu escritório. Nesse planejamento serão levantadas informações importantes como as metas para o negócio, quantidade de funcionários e funções realizadas por cada um, orçamento disponível para investimentos, segmentação e atuação de mercado.

Ter essas informações documentadas é essencial para iniciar qualquer tipo de projeto interno, afinal, é preciso saber como seu escritório funciona antes de criar novos processos e estratégias.

Nesse momento também é importante fazer o diagnóstico das forças, fraquezas, ameaças e oportunidades do negócio, considerando fatores internos e externos. É preciso conhecer seus times e processos internos, mas sem esquecer do mercado e dos fatores que influenciam externamente seu negócio.

Um planejamento estratégico detalhado e completo é o primeiro passo para uma boa gestão jurídica eficiente em seu escritório. Nesse momento, é interessante contar com ferramentas que podem auxiliar na organização de tantas informações. Uma delas é o canvas, que auxilia os gestores a estruturar ideias e elaborar modelos de negócios.

Crie planos de ação

Após levantar informações, entender onde está o escritório e onde se quer chegar, é preciso pensar estrategicamente nos objetivos futuros, nas ações para realização dessas metas e importância de cada um deles.

Estabeleça planos de ações para os mais diferentes setores e conte com ferramentas como 5W2H para esses projetos. A ferramenta dá facilidade para visualização de diferentes aspectos das ações e trás:

  • What; o que será feito;
  • Why; por que deve ser feito;
  • Where; onde será realizado;
  • Who; quem será o responsável pela ação;
  • When; quando a ação ocorrerá e quais são seus prazos;
  • How; como será feito e quais são os detalhes do plano de ação;
  • How much, quais serão os valores e quanto vai custar o projeto.

Ao ter informações estabelecidas envolvendo tantos níveis, torna-se mais palpável colocar ações em práticas e contar com engajamento dos mais diversos times.

Tenha uma gestão de processos

Muitos processos acontecem ao mesmo tempo nos escritórios de advocacia, por isso, é essencial ter uma boa gestão sobre eles para que não se percam informações e dados e os clientes sejam, de alguma forma, prejudicados.

Quando falamos de processos, não nos referimos apenas aos judiciais e sim a todos aqueles relacionados à operação do escritório.

Muitas tarefas são feitas de forma rotineira e repetitivas e, quando feitas manualmente além de demandar tempos dos funcionários, podem contar com erros que prejudicam futuramente o escritório.

Ao automatizar tarefas ganha-se produtividade, reduz erros e organiza fluxo de trabalho, portanto, para auxiliar as organizações e controle de diversas ações é essencial contar com a tecnologia e softwares online, como o Advise Hub, que otimiza e facilita processos. 

Os softwares jurídicos dão mais qualidade para o controle de processos, facilitando monitoramento, prazos, buscas e movimentações do escritório. Além disso, eles dão segurança para os clientes e advogados em relação a dados e informações importantes ou confidenciais.

Organize a gestão financeira

Outro ponto importante para o controle de uma gestão jurídica é o controle sobre as ações financeiras movimentadas pelo escritório. Entender o caixa é essencial para traçar novas ações, manter contas em dia e, claro, aumentar metas e objetivos para os lucros.

Ter o caixa sob controle também é necessário para manter a transparência quanto impostos e taxas que devem ser pagos pelo escritório e, caso elas não estejam em dia e existam inconsistências financeiras, o negócio pode sofrer punições do Estado e da OAB.

A gestão de caixa e contábil é outro ponto que pode ser facilitada pela tecnologia e software. No Advise Hub, por exemplo, é possível aprimorar o gerenciamento do escritório com soluções para organizar fluxo de caixa, com receitas e despesas.

Invista em comunicação interna e capacitação de funcionários

A comunicação interna é essencial para uma boa gestão jurídica, afinal, com erros internos constantes torna-se impossível seguir com processos e definições e, mais do que isso, grandes são os prejuízos para os clientes.

É essencial contar com uma comunicação fluída e que todos os funcionários conheçam seus objetivos, troquem informações relevantes e auxiliem uns aos outros de forma eficiente.

Estimular a comunicação interna é preciso para qualquer escritório, seja ele com 10 ou 500 funcionários e isso pode acontecer por meio de reuniões informais ou formais, boletins de notícias internas, jornais periódicos, eventos e qualquer ação que estimule a troca de informação entre os funcionários.

Além disso, é preciso valorizar os colaboradores, pois eles são essenciais para o bom andamento do escritório. Sendo assim, faz parte da gestão jurídica promover capacitação e profissionalização constante dos funcionários, ainda mais em uma área que necessita tanto de atualização.

Coloque em prática ações de Compliance

O Compliance começou a ser integrado no mercado Jurídico em 2013, com a promulgação da Lei Anticorrupção, Lei 12846/2013, que objetiva manter a clareza e transparência nos âmbitos civil e administrativo.

Dessa forma, essas ações são atos ou procedimentos que visam manter o cumprimento das normas regulamentadoras de acordo com cada mercado. Para colocar ações de Compliance em prática, é preciso que os funcionários estejam por dentro dessa estratégia e tracem ações de transparência, responsabilidade social e gestão empresarial, por exemplo.

Além de investir em práticas internas de Compliance, pode ser muito vantajoso estar por dentro desse segmento, afinal, cada vez mais empresas de diferentes segmentos buscam ajuda contábil e Jurídica para estarem em conformidade com normas legais, regras e legislações.

Invista em marketing Jurídico

Fazer gestão jurídica e estratégica não é apenas um processo interno e é preciso pensar também em clientes, seja para manter aqueles já existentes ou para conquistar novos e expandir os negócios do escritório.

Dessa forma, investir em marketing Jurídico é uma parte importante dessa gestão que, aliada ao plano de negócios pode conquistar novos parceiros, clientes, fornecedores e investidores.

É preciso levar em conta ações para manter os clientes atuais com valor, para que eles não saiam facilmente do escritório.

Ter um bom relacionamento com cliente é umas das chaves da gestão jurídica estratégia. É preciso contar com profissionais que além de capacidades técnicas e conhecimentos Jurídicos, saibam lidar com pessoas, focando na troca de informações, confiança e relacionamento para lidar com as expectativas.

Em muitas empresas, os clientes sempre têm contato direto com os advogados, o que pode travar alguns processos e causar mais lentidão em algumas resoluções. Dependendo do tamanho do seu negócio, pode ser interessante ter profissionais responsáveis por essa “ponte de informações”.

O trabalho de “atendimento ao cliente” está associado à venda de produtos e varejo, mas eles são muito importantes também para venda de produtos e valores, afinal, muitas são as solicitações de clientes de atualizações de processos, datas, cronogramas, entre outros.

Se atividades como essa demandam muito dos advogados, contar com pessoas dedicadas a lidarem com essas solicitações otimiza o trabalho jurídico e aumenta a satisfação do cliente com sua empresa.

Além disso, mantenha sempre transparência com os clientes. Tenha cuidado na elaboração de contratos e prestação de serviços, deixe claro o que a empresa espera do cliente, quais são seus deveres e obrigações e quais são as condições cruciais para que a relação funcione em busca do sucesso.

Independente do orçamento, há várias opções possível em marketing e publicidade, lembrando que elas devem obedecer às normas previstas no Código de Ética da OAB quanto às divulgações de serviços.

Tenha indicadores de resultados

Não adianta ter diversos planos estratégicos, softwares de gestão, planejamento e ações ocorrendo no escritório se a sua gestão jurídica não monitorar e se atentar ao desempenho e indicadores de resultados do setor.

Portanto, estabeleça métricas importantes para acompanhar sua empresa. São esses dados que darão visões e insights sobre como a empresa está e quais ações podem ser tomadas para melhores processos.

Muitas métricas podem ser utilizadas e elas devem ser pensadas com o que faz sentido para o seu negócio, como: número de leads, taxa de conversão de clientes, ticket médio de clientes, casos abertos e encerrados, taxas de vitórias, inadimplência de clientes, tempo médio de cada processo, tempo utilizado nos processos por cada advogado, número de casos por advogados, entre muitos outros.

O importante é pensar em quais metas são de fato importantes para sua gestão e acompanhá-las periodicamente, afinal, o processo de gestão é contínuo e não tem fim.

Esteja atento às tendências

Assim como muitas áreas, o Direito é uma que nunca para de avançar em conhecimento, sempre muito cheia de tendências, vertentes de trabalho e inovações.

Por isso, para manter uma gestão jurídica em conformidade com a atualidade e os desejos dos clientes que tenham a ver com seu público alvo e segmentação, é importante estar sempre por dentro das tendências e com os conhecimentos em dia.

Não basta apenas incentivar o desenvolvimento dos profissionais, é preciso que os gestores estejam sempre por dentro das novidades, buscando diversificações para as áreas de atuação no escritório, saindo na frente da concorrência.

Diversas áreas como mercado financeiro, novos meios de pagamento, Direito Digital, aplicações da nova Lei Geral de Proteção de Dados, a LGPD,  crimes digitais, biodireito, manipulação genética e muitos outros temas passam a surgir e necessitam de apoio jurídico diversas vezes.

Por isso, é importante estar por dentro de temas que façam sentido para sua área de atuação para que o escritório esteja preparado para novas possibilidades e vertentes.

A crescente concorrência dentro da área de advocacia faz com que os profissionais precisem ser além de advogados, tornando-se empreendedores e gestores de seus negócios.

Gerir um negócio vai muito além de estar presente nas redes e conquistar causas e processos, é preciso planejamento, organização e muita atenção a diversos setores dentro de um escritório para que ele se torne atrativo e competitivo no mercado e aos olhos dos clientes.

A gestão jurídica é fundamental para o andamento dos negócios e colocá-la em prática certamente dará bons resultados e novos patamares para seu escritório de advocacia.

Como está a gestão de seu negócio? Agora que você sabe mais sobre estratégias e gestão jurídica, que tal colocar algumas ações em prática para organizar seus negócios e ir em busca de novos objetivos? Aproveite para assinar nossa newsletter e esteja sempre por dentro de temas importantes para seu negócio!

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