Como acompanhar processo: tudo o que você precisa saber

Acompanhar processos judiciais é uma tarefa importantíssima para advogados e escritórios e, ter controle sobre eles é essencial para uma prestação de serviço de qualidade. Existem diferentes modos de acompanhar atualizações e saber como acompanhar processo é fundamental para os andamentos de um trabalho na advocacia.

Não ter essa função como primordial dentro do negócio pode causar grandes danos, insatisfação com clientes, perda de prazos e de envios importantes para os processos.

Para cuidar de todas as ações que um escritório tem sob responsabilidade é preciso criar algumas rotinas e entender como acompanhar processo da forma mais eficaz e produtiva para seu cenário.

Pensando nisso, reunimos algumas dicas e alternativas importantes para que você saiba como consultar e acompanhar processo e facilitar cada vez mais essa tarefa em seu escritório. Confira!

Os processos judiciais

Os processos judiciais são conjuntos de documentos e peças processuais que possibilitam ao juiz determinar sentenças e ele é o instrumento pelo qual são operadas as diversas leis e jurisdições.

Graças a esses documentos é que são feitos os pedidos nos mais diversos casos e tribunais, sejam trabalhistas, civil, entre outros. Os processos são compostos por três sujeitos principais, o juiz, como representante do Estado e imparcial, o autor, quem dá início a relação processual e o réu, aquele contra quem o processo é promovido.

Para que um processo se encaminhe ele passa por diversas etapas como petição inicial, citação, réplica, fase probatória, sentença e recursos e, em cada uma dessas, existem atualizações, pedidos e deliberações dos juízes e dos tribunais.

São justamente essas atualizações que são acompanhadas durante o processo e elas são tão importantes pois contém prazos, pedidos de documentos, apresentação de provas e outros itens essenciais para a composição da acusação ou defesa.

Seja autor ou réu, facilmente os indivíduos podem ter acesso a essas atualizações e ao andamento do seu processo através de rápidas consultas, mas é tarefa obrigatória dos escritórios e advogados acompanhar processos de perto para tomar os próximos passos necessários e serem capaz de esclarecer dúvidas dos seus clientes.

E é justamente nesse método de como acompanhar processo que muitos escritórios pecam e transparecem sua desorganização. Independente do tamanho do escritório esse acompanhamento deve ser feito, o problema é que muitas vezes é altíssimo o volume de informação e baixo o número de pessoas que lidam com tal tarefa, o que pode fazer com que dados e datas se percam, tornando a resolução dos processos mais lentas ou menos eficientes.

A tarefa de conferir o andamento de processos judiciais pode ser feito por advogados ou até mesmo secretários e estagiários, tornando ainda mais essencial a necessidade de metodologias e rotinas para que não haja retrabalho de desencontro de informações.

Se antes para acompanhar processo judicial era preciso ir a fóruns, enfrentar filas e gastar tempo e dinheiro, atualmente essas informações são facilmente encontradas através de simples cliques.

E, se o setor do Direito está cada vez mais tecnológico, é preciso que os escritórios estejam também alinhados a metodologias e ferramentas para otimizar tempo e melhorar produtividade em seus negócios.

Para entender como consultar um processo judicial pela internet é importante saber o que o advogado ou cliente irá encontrar durante a busca. Independente de qual Diário ou tribunal o processo se encontre, é possível obter facilmente informações como:

  • A fase em que está o processo;
  • Se está correndo prazo para alguma das partes;
  • Se o processo está disponível para consulta nas secretarias;
  • Se há despachos ou julgamento;
  • Se há decisões;
  • Há quanto tempo o processo está sem andamento.

Como acompanhar processo pela internet?

Agora que você sabe mais sobre a importância dos processos judiciais e o que pode ser encontrado em simples buscas, é preciso entender formas para fazer esse acompanhamento, de modo que ele seja eficaz para seu negócio.

Independente de qual método escolher para acompanhar seu processo, algumas informações básicas são necessárias, como saber em qual tribunal a ação está, ter o número do processo, ter o nome completo de alguma das partes envolvidas, ter o nome do advogado ou número da OAB, por exemplo.

Consulte os sites dos tribunais

Uma das formas de acompanhar seus processos judiciais é buscar diretamente na fonte, ou seja, nos sites dos tribunais, afinal, são eles que reúnem as informações necessárias e movimentações dos processos.

Diversos podem ser os tribunais em que as causas tramitam, como os Tribunais Regionais Federais, Tribunais Regionais Eleitorais de cada estado do país, Tribunais Regionais do Trabalho, Tribunais de Justiça, Tribunais de Contas dos Estados, além dos Tribunais de Justiça Militar.

Com tantos sites é preciso estar atento a formas de navegação, exigências de instalações e atualizações de versões para acesso.

E, com tantas informações e dados necessários de ser atualizados no escritório, é importante ter um sistema em que tudo possa ser armazenado de forma organizada e as planilhas e agendas podem ser grandes aliados aos trabalhadores que acompanham processos.

Sejam planilhas físicas ou digitais, elas precisam ser atualizadas com os dados das movimentações para que todas as novidades referente ao processo possam ser acompanhadas pelos advogados responsáveis.

Esse método, exige muita disciplina e, buscar diretamente no site de cada tribunal pode ser uma tarefa cansativa, repetitiva e que exige muita atenção e organização. Ao ter que entrar repetidamente em sites diferentes, que exigem números e nomes e ao precisar que tudo seja copiado para planilhas ou sistemas internos, torna o processo mais suscetível ao erro humano, gerando perdas de prazos, informações e retrabalho.

Além disso, é crucial ter uma rotina para controle dos processos. É claro que uma pessoa não passará 8h de seu trabalho buscando atualizações, mas imagine um escritório grande que conta com mais de 500 processos ativos? Certamente muito tempo é gasto com buscas de movimentações de processos e atualizações de planilhas, não é mesmo?

As planilhas e busca na fonte são um grande adianto para os escritórios, tendo em vista que antes era necessário ir ao fórum, porém, vale a pena refletir se esse sistema ainda é eficaz para o tamanho do seu negócio.

Acompanhe sites de buscas

Por contar com tantos sites de tribunais, é possível facilitar o trabalho de busca em cada um deles e contar com sites de busca que reúnem informações de todos os tribunais e Diários Oficiais.

Ao utilizar plataformas como essa, e podemos citar o JusBrasil, uma das mais conhecidas no setor, basta inserir nome de cliente ou do advogado ou ainda o número do processo para fazer uma busca.

Sites como esse certamente agilizam o trabalho de precisar entrar em diversos sites de tribunais e pesquisar em cada um deles sobre os processos ativos. Porém, esse ainda é um trabalho manual, que exige atenção com números e, claro, precisam de rotinas para que as buscas sejam feitas com frequência.

Assim como nos sites dos tribunais, ao acompanhar movimentações por sites de busca é preciso também ter atenção para copiar as devidas atualizações e alimentar planilhas ou sistemas internos para que nenhuma informação seja perdida no caminho.

Automatize suas tarefas

Se o objetivo do seu escritório é reduzir ou eliminar consultas manuais, otimizar tempo de trabalho, aumentar produtividade e utilizar um colaborador de forma mais estratégica, sem dúvida, automatizar é o caminho.

Automatizar o acompanhamento de processos é a forma mais rápida e eficaz de receber informações e atualizações, tirando essa função de algumas pessoas e preocupando-se apenas com a análise das informações e tomada de decisões.

Ao contar com softwares jurídicos, como o Advise Hub, os escritórios podem acompanhar seus processos de forma segura e atualizada, sem risco que elas se percam, se misturem nas planilhas ou sejam copiadas com informações erradas.

Os softwares são programas online que podem ser utilizados por computadores ou outros dispositivos móveis e podem ser acessados de qualquer lugar por pessoas com autorização de acesso.

Através de captura de informações, os programas são capazes de mapear os Diários Oficiais, de Justiça, tribunais e da União de acordo com o que existe em seu banco de dados e registros de clientes.

Dessa forma, por meio de buscas automáticas e em tempo real, os sistemas são capazes de agregar todas as informações dos andamentos dos processos e, mais do que isso, notificam os advogados ou secretários a cada nova publicação, seja por email ou aplicativo.

Ou seja, ao invés de entrar em diversos sites de tribunais ou ter que digitar número de processo ou nomes em sites de busca diariamente ou semanalmente, o programa faz isso de forma automática, sem que ninguém do escritório precise realizar nenhuma atividade para isso.

Sendo assim, dá muito mais segurança para o negócio, diminui erros humanos e agrega todas as informações em um mesmo local. A única preocupação que um funcionário terá com o software é a inclusão de dados do cliente e do processo uma única vez, para que ele possa trabalhar automaticamente naquela ação.

É importante ter atenção a padronização de novas informações, mas certamente essa inclusão é muito mais simples do que alimentar planilhas e outros tipos de sistemas internos.

E, mas do que consulta processual, os softwares são capazes de realizar outros processos e atuar de forma estratégica no escritório, auxiliando em agendas, compromissos, prazos, documentos, atividades financeiras, consulta de Jurisprudência, entre outros.

Ao automatizar as tarefas, é possível redirecionar funcionários para atividades mais estratégicas, além de ter possibilidades de medir produtividade e atuar de forma mais precisa nas atividades. Mais do que isso, os softwares auxiliam com a tomada de decisão mais rápida e efetiva e dão informações para que os advogados estejam mais preparados com os clientes.

Como dissemos, é fácil que qualquer pessoa procure atualizações dos processos em sites de busca ou dos tribunais, logo, é possível que o seu cliente faça buscas e acione o escritório para esclarecer dúvidas, não é mesmo?

Ao contar com um software, o seu escritório estará sempre um passo à frente do cliente, afinal, acompanhará atualizações em tempo real. Essa rapidez de informações dá mais tempo de preparação e estudo dos advogados para planejarem suas ações e serem capazes de fornecer melhores informações para seus clientes.

Seja qual for o seu modo de como acompanhar processo, vale a pena lembrar que é essencial que um escritório tenha controle de seus prazos e, mais do que uma rotina de acompanhamento, crie rotinas e estratégias quanto ao cumprimento de tarefas e prazos.

Uma boa gestão de escritório é capaz de delegar tarefas para que todas as ações caminhem de forma rápida e eficiente, visando os interesses dos clientes e claro, do escritório, afinal, ganhar causas é o que todo advogado busca, não é mesmo?

Vale a pena também contar com metas, indicadores e métricas. Muitos advogados que não veem o escritório como negócios ou empresas, deixam os acompanhamentos de lado, o que é um grande erro, afinal, é preciso medir para entender o que acontece em seu negócio.

Para todas as tarefas, além de controlar prazos, é preciso acompanhar metas e métricas para entender se os objetivos estão sendo alcançados e, se não estão, é preciso mapear motivos para que seja possível buscar melhorias dentro dos procedimentos do escritório.

Pode parecer que acompanhar processos não cause grande impactos em grandes métricas, mas caso o escritório tenha muitos erros nessa tarefa e perca muitos prazos, por exemplo, o trabalho final será comprometido, certo?

Portanto, é preciso pensar em todas as tarefas de forma estratégias e otimizá-las e automatizá-las sempre que possível e viável. Além disso, com automações ou não, é importante ressaltar que as máquinas e programas não tiram a necessidade de reuniões e conversas entre os grupos.

Comunicação eficiente e fluxo de informação é essencial para os advogados, que podem auxiliar uns aos outros em casos e experiências. Ao contar com tecnologia e processos digitais, é preciso utilizar isso ao seu favor.

Mais do que ter informação para todos, é válido trocar ideias e reunir as equipes de trabalho para que todos possam se atualizar acerca do que acontece dentro do escritório.

Mesmo aqueles escritórios antigos e ainda resistentes ao uso de aplicativos, softwares e tecnologia, é essencial caminhar junto com as evoluções e entendê-la como aliada no andamento dos processos e dos trabalhos.

Entender como acompanhar processo judicial e como essa tarefa é estratégica e essencial para os advogados e donos de escritórios, ter uma metodologia eficiente para esse acompanhamento é preciso para mostrar valor do seu trabalho e aprimorar suas técnicas.

Como o seu escritório acompanha os processos? Aproveite que agora você sabe um pouco mais sobre o tema e comece a automatizar seus processos com a ajuda do software jurídico Advise Hub. Configure a ferramenta de acordo com suas necessidades e conte conosco para mais agilidade em seu escritório!

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