Consulta Processual: como um software online te ajuda a fazer

A forma como seu escritório faz consulta processual tem sido eficiente? Essa é uma atividade rotineira e obrigatória para entender como estão os andamentos, atualizações, prazos de seus processos, trabalhos e, por isso, quanto mais automatizada e organizada, mais eficiente ela se torna.

Pode não parecer necessário se preocupar em mudar ou automatizar essa tarefa, já que ela está tão introjetada nas rotinas de escritórios. Mas você já parou para pensar quanto tempo é perdido com buscas manuais e em diversos sites de Diários dos tribunais, quantos prazos podem ser perdidos e quantos erros já passaram nesse acompanhamento?

Acompanhar e fazer consulta processual diz muito sobre a produtividade e forma de trabalho em um escritório de advocacia. Pensando nisso, reunimos informações importantes sobre essa tarefa e sobre como um software online pode te ajudar a fazê-la com mais facilidade. Confira!

A importância da consulta processual

Para um bom andamento dos trabalhos de escritórios e busca de informações, documentos e acompanhamento de prazos é essencial ter eficiência na consulta processual.

Tarefas administrativas como essa exigem procedimentos e organização, afinal, quanto maior o volume de processos de seu escritório, mais consultas deverão ser feitas para acompanhar as atualizações.

Por se tratar de uma tarefa administrativa, muitas vezes elas não são feitas pelos próprios advogados, mas sim por secretários ou estagiários no escritório. Independentemente de quem realize a consulta processual, sabe-se que é uma tarefa que exige cuidado para evitar erros e perdas de prazos.

Não contar com organização para a consulta processual pode gerar retrabalhos, erros e desencontro de informações que podem prejudicar de forma grave os interesses do seu escritório e de seus clientes.

Perder prazos em processos pode acarretar danos irreversíveis na construção dos mesmos, impedindo contestações e levando a derrotas e punições disciplinares pela OAB.

É cada vez mais fácil fazer consulta processual, afinal, a tecnologia ajuda de forma crescente em diferentes áreas e, claro, também no campo do Direito. Antigamente, para acompanhar processos era preciso ir aos fóruns e buscar informações direto na fonte, tarefa que causava filas, tempo e dinheiro perdidos e, até mesmo, erros, desencontros e perdas de informações por parte dos escritórios e seus papéis.

Com as tecnologias e necessidade de maior eficiência nas devolutivas e atualizações dos processos, em 2006, o Judiciário aprovou a Lei n°11.419/2006, informatizando os processos judiciais, facilitando sua comunicação. Essa atualização é um grande marco para os profissionais do Direito, que tiveram que se adaptar ao novo modelo, mas que certamente deu muitos benefícios e rapidez para o exercício da profissão.

Com os processos digitais há menos tempo e dinheiro gasto com deslocamentos, diminui-se a quantidade de papéis nos escritórios, tornando-se mais fácil encontrar documentos em pastas e consultas em computadores e softwares, otimizando espaços que podem ser úteis para o trabalho, além de tornar consulta processual um ato menos nocivo ao meio ambiente.

Sendo assim, desde a Lei da Informatização do Processo Judicial, de 2006, os processos encontram-se online, mas isso não basta, afinal, as atualizações não chegarão sozinhas ao seu escritório e é preciso contar com estratégias de consulta para estar em dia com todas as novidades dos processos.

Dessa forma, é fundamental uma boa gestão do escritório e a utilização de ferramentas e tecnologias que automatizem trabalhos repetitivos e manuais como esse, afinal, nada pior para um escritório do que um cliente saber do andamento do seu processo e o seu próprio advogado não estar atualizado e pronto para dar respostas, não é mesmo?

Como os processos são facilmente encontrados pela internet, graças a ansiedade e necessidade de resolução de problemas, os próprios clientes fazem consulta processual e questionam os advogados quanto às novas respostas dos juízes.

Porém, a falta de gestão e organização para essa tarefa, em diversos casos, os advogados ficam de mãos atadas, sem respostas rápidas e certeiras, o que demonstram a falta de conhecimento e atualização, causando impressões e experiências negativas para os clientes.

Para que isso não aconteça, se o seu escritório ainda não tem um plano de gestão para acompanhar processo judicial, essa deve ser a prioridade e um software online pode te ajudar – e muito – com essa tarefa!

Consulta processual manual x software

A consulta processual pode ser feita por buscas e pesquisas manuais ou por meio de automações com softwares jurídicos, como o Advise Hub. Para escritórios com poucos casos e que ainda não aderiram a essa ajuda da tecnologia, é preciso criar algumas rotinas para o controle dessa consulta.

As rotinas de trabalho são essenciais para evitar esquecimento e garantir a regularidade no processo de acompanhamento, atualizando sempre o fluxo de informações, visando não perder prazos e ações importantes.

É essencial contar com planilhas, agendas e ferramentas que não deixem as funções serem esquecidas e ter delegações claras quanto a esse tipo de responsabilidade. As planilhas e controles são essenciais também para as anotações de cada atualização.

Essa é uma tarefa que exige muita atenção para que não hajam erros manuais e de digitação em números de processos e datas, por exemplo, que possam causar problemas futuros.

Para a consulta processual manual, é preciso mapear Diários e tribunais, que são os responsáveis pela divulgação de atualizações dos processos. Mapeie onde está o caso de cada cliente de acordo com suas regiões para otimizar a busca nos sites corretos dos tribunais, que podem ser Tribunais Regionais Federais, Tribunais Regionais Eleitorais de cada estado do País, Tribunais Regionais do Trabalho, Tribunais de Justiça, Tribunais de Contas dos Estados, além dos Tribunais de Justiça Militar.

Muitos são os locais em que são disponibilizadas as informações e cada um pode exigir um navegador ou atualização, o que demanda um tempo diferente e uma dedicação para cada um deles. Porém, mesmo exigindo trabalho manual e atenção de quem realiza essa tarefa, no geral, são sites intuitivos para buscas de processos.

Para não ter que fazer buscas em cada Diário ou tribunal, pode ser interessante acompanhar sites de busca, como o JusBrasil, que reúnem informações de todos os tribunais e Diários e, através do fornecimento de algumas informações, é possível fazer consultas dos processos e suas atualizações.

Pesquisar em sites de busca jurídica ou em cada Diário ou tribunal por cada número de processo e anotar em planilhas e documentos cada atualização é o trabalho básico que deve ser feito manualmente para acompanhamento de processo.

De fato, parece simples, não é mesmo? Mas agora imagine um escritório que conta com diversos clientes, processos e advogados? Imagina ter, por exemplo, mais de 100 casos ocorrendo ao mesmo tempo. Quanto tempo não seria gasto em buscas e atualizações diárias ou semanais?

Justamente para tirar essa tarefa administrativa e repetitiva de pessoas específicas, otimizar trabalho e diminuir erros é que servem os softwares online. Os softwares jurídicos são programas online que podem ser utilizados por computadores ou outros dispositivos móveis, como celulares e tablets e conseguem ser acessados de qualquer lugar, por todas as pessoas que sejam autorizadas ao seu uso.

E, mais do que apenas para consulta processual, os softwares podem ser utilizados para diversos processos, como administração da agenda de clientes, compromissos, prazos, documentos, financeiro, consulta de Jurisprudência, entre outros.

Através de captura automática de informações, os robôs e programações desse tipo de programa são capazes de mapear todos Diários de Justiça, tribunais e Diário de Justiça da União de acordo com as necessidades de seus casos e clientes.

Sendo assim, por meio do registro de informações em seu software, através de buscas automatizadas, os sistemas são capazes de manter informações atualizadas em relação a consulta processual, além de notificar os advogados a cada nova publicação, seja por email ou aplicativos no celular.

Com buscas de palavras-chaves escolhidas pelos próprios advogados e com acesso a diversos Diários, os softwares retiram a tarefa de buscar manualmente atualizações dos processos.

Ou seja, ao invés de procurar diariamente ou semanalmente por cada processo, o programa faz isso de forma automática e avisa a cada novidade, dando segurança para que os advogados não deixem nenhuma informação ou atualização para trás.

O software tira também a necessidade de criação de planilhas e documentos, afinal, tudo estará reunido em um mesmo lugar e de forma simples será possível enxergar processos e outros setores importantes e estratégicos como contabilidade e movimentações financeiras do escritório.

Com esse tipo de ferramenta, a única preocupação necessária será incluir informações a cada novo cliente e manter padronizações para que tudo possa ser encontrado facilmente por qualquer trabalhador que acesse o software.

Ao automatizar a consulta processual muito tempo é ganho, podendo redirecionar pessoas responsáveis por esse trabalho para atividades mais estratégicas. Com os softwares online torna-se mais fácil também medir a produtividade do escritório, através de métricas de acompanhamento de processos e resoluções de prazos, atrasos e demandas que o escritório atende por determinado período.

Ao ter informações documentadas e metrificadas torna-se mais simples definir metas e estabelecer objetivos de crescimento estratégico para um negócio.

Atendimento ao cliente

Mais do que consulta processual, o software online dá vantagens em inúmeras outras áreas e setores do escritório, como o atendimento ao cliente, afinal, como dissemos, consulta processual tem tudo a ver com a experiência que um cliente tem com o seu escritório.

Ao acompanhar de perto cada caso e receber atualizações em tempo real, o seu negócio se mostrará eficaz e organizado em relação a prazos e demandas e nunca estará um passo atrás do cliente.

A cada ligação e questionamento de um cliente, se o escritório precisar buscar pastas para localizar atualizações ou até mesmo procurar na mesma hora e ler rapidamente o processo, há grande desconforto e demonstração de organização, enquanto com um software tudo é facilmente encontrado e o histórico rapidamente mapeado sem muitos esforços.

Utilização estratégica de pessoas

Se os escritórios possuem grande movimentação de casos e clientes, é possível que existam pessoas que ficam basicamente dedicadas a fazer buscas em sites, copiar e colar andamentos e atualizar planilhas.

Esse trabalho pode ser desgastante e nada motivador, afinal, o profissional trabalha como uma máquina e não se sente parte de informações estratégias para o negócio e pouco se desenvolvem na produção de peças jurídicas.

É preciso entender que automatizar processos não quer dizer tirar trabalho de alguns funcionários, mas sim tirar a obrigação de tarefas repetitivas e pouco agregadoras para remanejar esforços e mentes para tarefas estratégicas e de fato produtivas, dando valor para as pessoas e para o negócio.

A melhor utilização de pessoas com a ajuda da automação contribui também para comunicação interna do escritório e alinhamento de informações, afinal, para que processos e prazos fluam bem é essencial comunicação e ajuda coletiva.

Ao ter atividades mapeadas e de fáceis acessos em programas online, amplia-se a troca de informações e atualização de todas as pessoas. É claro que ter um software não basta e é essencial criar rotinas de reuniões e trocas de informações para que todos os advogados e colaboradores estejam na mesma página e tenham dados necessários para o andamento de seu trabalho.

Com automação, reuniões produtivas e remanejamento de pessoas para tarefas essenciais e estratégias, é notável a produtividade e organização. Seu escritório já mapeou quanto tempo leva, em média, o estagiário ou a/o secretária/o para fazer consulta processual e atualizar cerca de 50 processos?

Tempo é dinheiro, então, por que gastar tantas horas em atividades que podem ser feitas sozinhas através de computador? Ao automatizar é altíssimo o ganho em produtividade e otimização de tempo.

Vale lembrar que softwares não passam por barreiras de acessos dos tribunais, como preenchimentos de captchas como “você é um robô?”, que fazem as pessoas perderem diversos minutos antes mesmo de conseguir chegar na informação.

E claro, essa possibilidade diminui gastos e erros manuais, sejam de digitação ou de pequenas faltas de atenção vinda dos colaboradores. Por os softwares copiarem informações dos tribunais e Diários, é praticamente nula a chance de erros na replicação de informações e atualizações.

Deu para perceber os inúmeros benefícios de um software jurídico, não é mesmo? Mas para que eles fiquem ainda mais claro, vamos citar mais alguns deles:

• O software online dá segurança nos dados do escritório e dos clientes;
• Incentiva o crescimento do negócio;
• Vincula todos os contatos e tarefas, mantendo organização;
• Aprimora a coordenação e delegação de tarefas, facilitando o trabalho de gestão;
• Evita perdas de documentos e arquivos em papel;
• Reúne todas as informações em um mesmo lugar;
• Pode ser acessado a qualquer hora e em qualquer lugar, desde que o usuário tenha permissão;
• Além de tarefas de consultas processuais, facilita importantes funções de contabilidade, finanças e gerenciamento do escritório;
• É fácil de encontrar informações, podendo ser acessada sempre que solicitada pelos clientes;
• Otimiza tempo e tira a necessidade de checagem direto no site dos tribunais;
• Diminui erros e retrabalho;
• Reúne Jurisprudência e auxilia no desenvolvimento das defesas;
• Aumenta produtividade e tira colaboradores de atividades repetitivas e pouco agregadoras;

Quando e como contratar um software Jurídico?

Agora você sabe mais sobre consulta processual e já percebeu as diferenças quando feitas de forma manual e facilitados pelo software, certo? É evidente que um software auxilia nessa e em diversas outras tarefas e uma grande dúvida que ele causa é quanto ao seu momento de contratação.

Independente do número de funcionários e casos de seu escritório, um software será de muita utilidade para o negócio, logo, não é preciso estabelecer que um programa de automação será útil apenas quando o escritório atingir um certo número de casos.

Em um cenário ideal, é interessante contar com os softwares jurídicos desde o início do negócio, afinal, por que não otimizar seu tempo e gerar produtividade desde o começo das atividades do seu escritório?

Contar com esse tipo de ferramenta dá uma excelente base e estrutura para que seu empreendimento já comece diferenciado e cresça de forma produtiva e organizada.

Ser um escritório de médio ou grande porte e que ainda não utiliza um software, é preciso entender que esse pode ser momento de contratar, afinal, não faz sentido gastar com tarefas repetitivas tendo a oportunidade de automação e de deixar o seu negócio atualizado e tecnológico, não mesmo?

Certo, você percebeu a necessidade de contar com um software jurídico, então surgem outras dúvidas nos advogados e gestores e a principal é: como escolher o programa certo para meu negócio?

Diversos aspectos precisam ser pensados para essas pesquisas e contratações e, antes de buscar por soluções é preciso que você entenda o seu negócio. A primeira dica importante é que você deve mapear todas as suas atividades, contabilizar quais são as tarefas manuais, entender o que mais te gera gastos, erros ou dificuldades.

Ao perceber quais são suas principais dores e objetivos será possível procurar por softwares jurídicos que de fato tenham a ver com o que sua empresa precisa.

Lembre-se que apenas contratar um software jurídico não te coloca em um patamar diferente de outros escritórios, afinal, atualmente os softwares e automações são cada vez mais comuns e não grandes diferenciais.

Logo, não se deve contratar qualquer um apenas para ter, mas sim pensar que o software correto irá ajudar o seu negócio a destacar o seu trabalho, organizar suas tarefas e, a partir de então, te dar vantagens competitivas.

É importante contar com programas que tenham possibilidades de personalização, além de reunirem diversas tarefas de soluções e serviços.

Muitas são as tarefas e processos importantes dentro de um escritório e refletir sobre a importância de cada uma delas para a estratégia do todo na organização certamente fará você entender sobre oportunidades de automação e de utilização de ferramentas que possam auxiliar em seu trabalho.

Ter um software jurídico é um grande investimento, que dá diversos benefícios e oportunidades de estratégias, fidelização de clientes e organização de diversas funções do escritório.

Independente do tamanho do seu escritório, é certo que você faz consulta processual, não é mesmo? Mesmo com algumas possíveis dificuldades ou erros no processo manual, você já tinha feito comparações e refletido sobre as diferenças do manual e do uso de software?

Em algum momento o seu escritório já colocou no papel as vantagens que uma automação de processos pode te gerar e te beneficiar em diversos campos de gestão?

Aproveite que agora você sabe mais sobre consulta processual, conhece mais sobre suas formas manuais e automatizadas e, mais do que isso, sabe diversas outras vantagens e possibilidades dos programas jurídicos online, por que não colocar em prática e implementar essa importante ferramenta em seu negócio?

Coloque seu escritório sempre em desenvolvimento e faça com que consulta processual não seja um empecilho em suas tarefas e resoluções. Aproveite seus novos conhecimentos e mude os rumos do seu negócio gerenciando o seu escritório e sua rotina através do Advise Hub, uma solução personalizável e que atende cada necessidade do seu negócio!